Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan Ketika Mengembangkan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Banyak manajer akan memberi tahu Anda bahwa karyawan perusahaan adalah aset terpentingnya. Sistem informasi sumber daya manusia adalah perangkat lunak atau solusi online yang membantu perusahaan mengelola sumber daya berharga ini secara konsisten dan memberikan informasi untuk keputusan manajemen. Untuk mengembangkan sistem yang efektif, Anda harus mempertimbangkan banyak faktor dalam menangani tugas-tugas seperti merekrut karyawan baru, kompensasi, promosi, perencanaan pensiun dan suksesi.

Tujuan

Tujuan keseluruhan dari sistem informasi sumber daya manusia adalah untuk meningkatkan administrasi sumber daya manusia sambil meningkatkan efisiensi dan mengurangi biaya. Untuk mencapai tujuan ini, sistem mengotomatiskan fungsi standar dan membuat pengiriman layanan kepada karyawan lebih nyaman. Sistem semacam itu mengumpulkan dan menyimpan lebih banyak informasi daripada sistem manual yang lebih tua, tetapi agar efektif, mereka harus menyajikannya dalam bentuk yang dapat digunakan manajer untuk membuat keputusan personalia. Ketika Anda mempertimbangkan HRIS, pastikan memenuhi semua fungsi sistem tradisional sambil menawarkan kemudahan penggunaan yang lebih besar bagi karyawan dan staf SDM.

Fungsionalitas

Sistem informasi sumber daya manusia melacak profil karyawan dan mengelola manfaat. Sistem yang lebih maju mengembangkan deskripsi posisi dalam organisasi perusahaan, mencocokkan profil karyawan dengan posisi dan merekomendasikan pelatihan di mana profil tidak cocok dengan posisi. Manajer dapat menggunakan HRIS untuk merencanakan promosi karyawan di sepanjang jalur organisasi yang cocok dengan profil mereka sambil mengevaluasi kinerja terhadap persyaratan posisi. Fungsi perencanaan suksesi membantu manajer menentukan satu atau lebih penggantian yang mungkin untuk setiap posisi jika perusahaan kehilangan karyawan tertentu.

Keamanan

HRIS harus melindungi privasi karyawan sambil memastikan bahwa data tersebut akurat dan informasi tetap dapat diakses oleh pihak yang berwenang. Saat mengembangkan sistem, pastikan bahwa itu membutuhkan nama pengguna dan kata sandi untuk akses dan itu menyimpan log permintaan akses untuk merekam siapa yang telah melihat file. Biasanya, sistem tersebut menggabungkan tingkat akses untuk melihat data, tingkat untuk mengubah data dan tingkat untuk mengubah struktur basis data. Prosedur yang mengatur perubahan pada informasi memastikan bahwa itu dimodifikasi hanya jika diperlukan, dan perubahan log menjaga sejarah tindakan tersebut.

Pelaksanaan

Faktor kunci untuk mengembangkan HRIS adalah bagaimana Anda berencana untuk mengimplementasikannya. Pergantian ke sistem yang baru harus dilakukan tanpa mengganggu operasi perusahaan dan pengiriman layanan kepada karyawan. Selain itu, karyawan akan membutuhkan pelatihan tentang sistem baru. Perusahaan sering merencanakan operasi paralel dari sistem lama dan baru untuk waktu yang terbatas, dan pelatihan berlangsung sebelum dan selama waktu ini. Ketika sistem baru mengambil alih, sistem lama tetap dapat diakses untuk data historis jika perlu.