Cara Menulis Tanda Terima Faktur

Jika bisnis Anda menerima uang dalam bentuk apa pun, adalah layanan pelanggan yang baik untuk memberikan tanda terima kepada pelanggan yang memintanya. Anda tidak akan sering mendapatkan permintaan ini untuk produk atau layanan faktur, karena sebagian besar pelanggan membayar faktur dengan cek, kartu kredit, atau kartu debit. Semua metode pembayaran ini memiliki bukti pembayaran bawaan melalui laporan keuangan pelanggan Anda. Jika pelanggan meminta tanda terima atau membutuhkan tanda terima karena mereka membayar tunai kepada perusahaan Anda dengan jumlah faktur, ada banyak opsi yang tersedia.

Faktur Berbayar

Sebagian besar perangkat lunak akuntansi menyertakan opsi untuk mencetak salinan faktur dengan pembayaran yang diterapkan. Pertama, Anda menerima pembayaran pelanggan Anda. Terapkan pembayaran ke faktur pelanggan Anda. Cetak salinan faktur. Jika pelanggan membayar faktur penuh, perangkat lunak akan mencetak "DIBAYAR" di bagian atas faktur dan saldo terutang akan nol. Jika pelanggan melakukan pembayaran parsial, faktur akan menunjukkan saldo asli, jumlah yang dibayarkan pelanggan, dan sisa saldo yang belum dibayarkan.

Tanda Terima Perangkat Lunak

Banyak program akuntansi usaha kecil memiliki opsi, yang tidak sering digunakan, untuk mencetak tanda terima untuk pembayaran yang diterima perusahaan. Periksa perangkat lunak Anda untuk melihat apakah mungkin bagi Anda untuk mencetak tanda terima. Jika ya, terapkan pembayaran ke faktur yang benar dan kemudian cetak tanda terima, ikuti instruksi untuk perangkat lunak akuntansi Anda.

Tanda Terima Manual

Jika Anda mengerjakan buku dengan tangan, Anda harus menulis tanda terima dengan tangan. Beli buku tanda terima dari toko peralatan kantor setempat. Sebelum Anda melakukan pembelian Anda, tinjau berbagai penerimaan yang tersedia untuk memastikan mereka memasukkan semua informasi yang Anda inginkan pada tanda terima Anda ketika Anda mengakui pembayaran kepada pelanggan Anda. Dasar-dasar untuk disertakan pada kwitansi meliputi nama pelanggan, tanggal pembayaran, deskripsi pembelian, jumlah pembelian, nomor faktur, dan tanda tangan Anda. Penting bagi tanda terima faktur manual untuk memiliki tanda tangan sehingga jika pelanggan perlu menunjukkan tanda terima sebagai bukti pembayaran, Anda tahu itu adalah tanda terima asli.

Templat

Jika Anda tidak ingin membeli buku tanda terima dari toko peralatan kantor, ada templat tanda terima gratis yang tersedia online dari perusahaan-perusahaan seperti Microsoft dan Apache. Ada banyak opsi yang tersedia, jadi pilih templat penerimaan yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda. Juga, jika Anda memiliki keterampilan untuk melakukannya, Anda dapat membuat template tanda terima Anda sendiri. Gunakan tanda terima nyata sebagai model sehingga Anda memasukkan semua bidang penting.

Cap Dibayar

Anda juga dapat memberi pelanggan Anda salinan faktur yang dicap "DIBAYAR" sebagai bukti pembayarannya. Beli stempel "DIBAYAR" dari toko peralatan kantor. Ada perangko yang menyertakan tanggal yang dapat Anda sesuaikan, dan perangko di mana Anda harus menulis tanggal dengan tangan. Cetak salinan faktur pelanggan dan cap yang sudah dibayar. Sebagian besar perangko ini termasuk garis di mana Anda menginisialisasi atau menandatangani nama Anda. Fitur ini penting agar stempel berbayar Anda asli.