Contoh Sistem Penggajian

Anda harus membayar karyawan Anda melalui sistem penggajian, tetapi jenis sistem yang Anda gunakan tergantung pada kebutuhan penggajian Anda. Ukuran perusahaan Anda dan pengetahuan Anda tentang tugas-tugas penggajian ada hubungannya dengan apakah Anda memilih sistem otomatis atau manual atau apakah Anda menyerahkan pekerjaan itu kepada penyedia layanan penggajian.

Otomatis di Rumah

Sistem penggajian otomatis, atau terkomputerisasi, dapat berupa perangkat lunak yang berdiri sendiri atau perangkat lunak penggajian yang terintegrasi dengan sumber daya manusia dan fitur akuntansi. Dari situs kerja Anda, Anda memasukkan data penggajian karyawan Anda ke dalam sistem - termasuk informasi pribadi seperti nomor dan alamat Jaminan Sosial - dan gaji, jam kerja, tingkat upah, dan informasi pemotongan pajak. Perangkat lunak ini menghitung gaji berdasarkan data yang Anda masukkan dan memungkinkan pembayaran dengan cek langsung, setoran langsung, dan kartu pembayaran.

Dengan sistem pencatatan waktu otomatis, Anda dapat memasukkan jam ke perangkat lunak penggajian. Perangkat lunak penggajian menahan pajak dari upah karyawan Anda dan menghitung barang kompleks seperti pemotongan upah, upah tambahan, dan potongan sebelum pajak. Perangkat lunak ini memungkinkan Anda melacak manfaat karyawan tertentu, mencetak daftar penggajian dan laporan pajak dan melakukan pemrosesan W-2. Sistem ini meningkatkan efisiensi dan akurasi dibandingkan sistem manual.

Layanan Penggajian

Layanan penggajian adalah sistem eksternal. Untuk biaya, Anda outsourcing tugas penggajian Anda ke penyedia. Tergantung pada kebutuhan Anda, penyedia baik memproses seluruh gaji Anda, termasuk masalah pajak gaji Anda, atau mengelola beberapa aspek dari gaji Anda.

Perusahaan penggajian umumnya menawarkan layanan online, dan beberapa menawarkan pendekatan do-it-yourself: Anda menjalankan penggajian dari ponsel atau kantor Anda dan mencetak gaji Anda sendiri, jika Anda mau. Alih-alih harus membeli perangkat lunak, Anda menggunakan sistem online pemasok. Perusahaan penggajian lainnya menawarkan layanan online yang lebih terbatas. Misalnya, Anda mengunggah jam kerja karyawan Anda ke sistem pemasok, sementara pemasok memproses seluruh gaji Anda dan meneruskan gaji kepada Anda. Sistem ini dapat menghemat waktu dan uang dan membantu Anda mengurangi hukuman karena kesalahan dalam perhitungan upah, jam dan pajak, karena penyedia umumnya memiliki ahli di bidang-bidang tersebut. Anda masih harus memverifikasi pekerjaan penyedia dan tetap mendapat informasi tentang masalah penggajian, karena Anda dapat dimintai tanggung jawab atas kesalahan penyedia.

Dengan tangan

Memproses seluruh daftar gaji Anda dengan tangan, atau secara manual, dapat bekerja jika Anda memiliki sedikit karyawan, seperti lima atau lebih sedikit. Anda hanya perlu beberapa item untuk membangun sistem ini, seperti cek bank, jurnal alat tulis, dan jurnal penggajian untuk pencatatan. Anda menghitung upah dan pemotongan dengan tangan, yang bisa berisiko karena perhitungan gaji bisa rumit.

Karena Anda tidak memiliki perangkat lunak untuk membantu Anda dalam perhitungan Anda, periksa tiga kali lipat setiap gaji untuk akurasi sebelum Anda benar-benar membayar karyawan Anda. Jangan tulis tangan W-2 tahunan karena pemindai Administrasi Keamanan Sosial mengharuskan penggunaan font khusus untuk membacanya; gunakan mesin tik saja. Untuk menyimpan catatan, simpan hanya file hard copy. Sistem ini mudah dan murah untuk dibangun.

Pertimbangan

Administrasi Usaha Kecil AS merekomendasikan untuk mengambil langkah-langkah tertentu untuk membantu Anda membangun sistem penggajian Anda. Ini termasuk memperoleh nomor identifikasi pemberi kerja, menentukan apakah pemerintah negara bagian dan lokal memerlukan nomor identifikasi, mengetahui perbedaan antara karyawan dan kontraktor independen, memilih periode pembayaran yang sesuai dengan hukum negara dan memilih sistem penggajian yang tepat.