Perhitungan Produktivitas & Efisiensi Karyawan

Bagi banyak bisnis, termasuk sebagian besar bisnis kecil, biaya paling signifikan adalah tenaga kerja. Gaji dan upah mencakup pengeluaran item baris utama untuk sebagian besar perusahaan manufaktur ritel dan skala kecil, tetapi tenaga kerja juga cenderung responsif terhadap peningkatan produktivitas. Untuk mengurangi biaya tenaga kerja, pengusaha harus mempertimbangkan untuk mengukur efisiensi karyawan dan menetapkan target kinerja yang agresif untuk mendapatkan hasil maksimal dari hasil kerja mereka.

Mengukur Produktivitas Karyawan

Produktivitas hanyalah jumlah unit produk atau layanan yang ditangani oleh karyawan dalam jangka waktu tertentu. Seorang karyawan yang membuat widget mungkin menghasilkan 20 widget per jam, atau seorang karyawan di sebuah kedai kopi dapat melayani 15 pelanggan per jam. Produktivitas sederhana tidak baik atau buruk, dan dalam industri jasa, itu mungkin bervariasi sesuai dengan faktor di luar kendali karyawan, seperti jumlah pelanggan yang hadir untuk layanan. Produktivitas adalah ukuran dasar dari hasil kerja karyawan.

Menentukan Unit Layanan

Produktivitas dan efisiensi membutuhkan unit layanan yang ditentukan (UOS). Analisis UOS biasanya spesifik untuk pekerjaan, dan paling relevan untuk karyawan yang memiliki pekerjaan yang berulang. Misalnya, tukang las spot mungkin memiliki "lasan selesai" atau "bagian selesai" sebagai UOS-nya, sedangkan pembantu rumah tangga di sebuah hotel mungkin memiliki "kamar dibersihkan per shift" sebagai UOS-nya. Beberapa pekerjaan, terutama pekerjaan profesional yang memiliki keluaran variabel, menentang pengukuran UOS yang wajar.

Mengukur Efisiensi Karyawan

Efisiensi adalah rasio waktu aktual karyawan untuk melakukan setiap UOS terhadap waktu teoritis yang diperlukan untuk menyelesaikannya. Misalnya, seorang karyawan yang mengemas DVD mungkin mengumpulkan 80 DVD dalam satu jam. Jika target praktik terbaik adalah 100 DVD dalam satu jam - diukur dengan studi waktu - maka karyawan tersebut 80 persen efektif dan memiliki kapasitas untuk memproduksi 20 unit lebih banyak per jam.

Biasanya bermanfaat untuk melaporkan secara terpisah persentase waktu dibayar karyawan yang sebenarnya dihabiskan untuk melakukan pekerjaan langsung. Sebagai contoh, seorang karyawan yang dibayar untuk bekerja 8, 0 jam tetapi karena rapat dan istirahat makan siang hanya bekerja 6, 0 jam hanya menghabiskan 75 persen waktunya untuk "produktif" dalam hal analisis UOS. Hanya enam jam yang dihabiskan untuk bekerja yang harus diperhitungkan dalam penilaian efisiensi.

Tolok Ukur dan Sasaran

Beberapa industri memiliki tolok ukur dasar yang telah ditetapkan. Misalnya, pusat panggilan telepon memiliki tingkat layanan yang mengidentifikasi jumlah waktu ideal yang harus diambil oleh transaksi umum, yang konsisten di seluruh industri. Namun, sebagian besar perusahaan harus menetapkan sendiri berapa lama tugas dasar harus diambil, dan menetapkan target kinerja yang sesuai. Tugas pengukuran dasar harus dilakukan dengan studi waktu, yang rata-rata jumlah waktu yang digunakan beberapa transaksi atau menilai jumlah waktu rata-rata karyawan melakukan tugas.

Mungkin tidak ideal untuk meminta karyawan untuk menjadi 100 persen efisien, terutama ketika karyawan tidak memiliki kontrol atas produktivitas mereka sendiri - seperti dalam pekerjaan layanan pelanggan ketika karyawan menunggu pelanggan untuk menelepon atau mampir. Jika seorang karyawan tidak pernah dapat mencapai 100 persen, maka semangat kerja mungkin akan menderita.

Pelaporan Efisiensi Longitudinal

Manfaat nyata untuk mengukur efisiensi karyawan adalah dalam pelaporan longitudinal. Menghitung efisiensi selama periode waktu tertentu dapat mengidentifikasi peluang untuk mengatur kembali kepegawaian, atau menambah atau menghapus karyawan berdasarkan volume bisnis perusahaan, dan produktivitas jangka panjang seorang karyawan dapat menjadi faktor peningkatan dan bonus yang pantas. Penilaian efisiensi juga dapat membantu dengan pemodelan prediktif. Jika diperlukan 90 detik untuk menghasilkan widget, dan karyawan beroperasi dengan efisiensi 75 persen, maka alih-alih menghasilkan 40 widget per jam, hanya 30 yang akan diproduksi.