Cara Memiliki Rapat Staf yang Efektif Ketika Staf Tidak Akur

Bahkan bisnis kecil seperti Anda mungkin memiliki banyak tipe kepribadian yang berbeda di antara karyawannya. Sulit untuk mengadakan rapat staf yang produktif ketika karyawan Anda tidak cocok. Argumen dapat dengan cepat membatalkan pertemuan atau membuatnya sulit untuk membahas dan mengembangkan tujuan tim. Sebelum Anda menjadwalkan rapat staf berikutnya, luangkan waktu untuk mempelajari beberapa teknik yang akan membantu Anda mengelola ketidaksetujuan karyawan.

Antisipasi Masalah

Anda mungkin tahu dari pengalaman sebelumnya topik mana yang cenderung menjadi perdebatan dan karyawan mana yang biasanya berdebat selama rapat. Gunakan pengetahuan itu untuk menggagalkan pertengkaran dan perselisihan sebelum pertemuan dimulai. Misalnya, jika Anda berencana untuk mendistribusikan kembali beban kerja tetapi tahu bahwa Katie memandang setiap perubahan dalam tugasnya sebagai serangan, bicarakan dengannya sebelum rapat. Biarkan dia tahu bahwa Anda akan membahas redistribusi selama rapat. Jelaskan bahwa rencana tersebut merupakan upaya untuk meringankan beban kerja bagi karyawan dan meningkatkan produktivitas, dan bukan kritik atas usahanya. Selalu lebih baik untuk memberi tahu karyawan tentang informasi sensitif satu per satu daripada mengejutkan mereka saat rapat staf.

Buat Agenda

Buat agenda yang berisi daftar topik diskusi. Agenda Anda adalah alat penting yang dapat membantu Anda memastikan bahwa pertemuan tetap pada jalurnya. Jelaskan kepada kelompok bahwa karena keterbatasan waktu, Anda harus benar-benar mematuhi agenda. Jika karyawan mulai membahas topik lain, terutama topik yang cenderung mengarah pada konflik, ingatkan mereka tentang agenda dan beri tahu mereka bahwa Anda perlu membatasi percakapan dengan topik saat ini hanya untuk memastikan bahwa Anda memiliki waktu yang memadai untuk membahas semua item agenda.

Terapkan Aturan

Tetapkan aturan untuk perilaku rapat dan menegakkannya. Situs web Mind Tools mencatat bahwa aturan Anda mungkin termasuk mengangkat tangan sebelum berbicara, membatasi lantai satu orang pada satu waktu dan melarang satu orang mengambil alih rapat. Tunjuk diri Anda sebagai moderator pertemuan dan jangan takut untuk menutup diskusi tentang suatu topik dan pindah ke topik baru ketika percakapan melayang atau perdebatan tanpa tujuan terjadi. Mengharuskan karyawan yang tidak setuju untuk fokus pada fakta dan segera menghentikan serangan pribadi.

Pindahkan Diskusi

Dalam beberapa kasus, mungkin tidak mungkin untuk menghentikan karyawan yang tidak rukun dengan ketidaksetujuan. Ketidaksetujuan yang berkepanjangan atau tidak profesional dapat menaungi rapat dan mencegah diskusi tentang agenda utama. Ketidaksepakatan antara dua karyawan atau dua kelompok karyawan juga dapat mengubah nada pertemuan dan membuat peserta lain merasa tidak nyaman. Jika kedua pihak tidak dapat mencapai kesepakatan, beri tahu mereka bahwa Anda akan bertemu dengan mereka di lain waktu untuk membahas masalah ini. Jelaskan bahwa Anda akan membuat keputusan tentang masalah tersebut sampai Anda bertemu dengan anggota staf secara pribadi.