Email Dihormati di Tempat Kerja

Email adalah bentuk komunikasi dua arah yang ada di mana-mana dalam kehidupan sehari-hari banyak orang - di rumah dan di tempat kerja. Namun, beberapa pekerja mungkin gagal memisahkan gaya hidup pribadi yang santai dari lingkungan profesional yang terhormat. Nikita Garia menyarankan dalam sebuah artikel untuk bagian "India Real Time" dari situs web "The Wall Street Journal" bahwa penghormatan email tidak hanya penting dalam pengaturan kantor langsung Anda, tetapi juga ketika Anda berkomunikasi dengan entitas terkait bisnis lainnya di luar tempat kerja - dan di seluruh dunia.

Menulis

Anda secara konstan dalam mode komposisi ketika Anda membuat atau merespons pesan email. Berusaha keras untuk selalu menggunakan keterampilan menulis yang baik, termasuk tata bahasa, pengejaan dan struktur kalimat. Gunakan bahasa profesional, bahkan dalam pengaturan kerja yang santai, kecuali seluruh organisasi berada di halaman yang sama. Meskipun pesan yang dikirim ke karyawan di tempat kerja dimaksudkan sebagai sarana komunikasi alternatif, dan bukan untuk publikasi sastra, buat pesan Anda seperti esai atau siaran pers - pengantar, isi, dan kesimpulan - jika panjangnya beberapa kalimat. .

Mengirim

Bayangkan bagaimana pesan email baru muncul di layar komputer untuk penerima. Kotak masuk untuk klien email atau program hanya menunjukkan bit informasi tentang sifat pesan - subjek, pengirim dan tanggal / waktu. Sertakan subjek dalam email sebagai tanda terima kasih sehingga penerima dapat memperoleh gambaran singkat tentang apa itu email tersebut. Selain itu, ambil kepemilikan penuh dan maksimalkan fitur kustomisasi pribadi untuk akun email Anda. Misalnya, masuk ke pengaturan email Anda dan isi nama depan dan belakang Anda, serta posisi dan departemen Anda. Buat tanda tangan yang mencakup informasi yang sama, tetapi cantumkan juga alamat, telepon, dan faks Anda jika ada. Courtesy ini membantu pengirim mengidentifikasi siapa Anda, juga mengurangi waktu yang diperlukan untuk melacak informasi tambahan Anda.

Menerima

Baca pesan email baru dan masuk Anda sesegera mungkin jika diperlukan balasan cepat atau darurat oleh pengirim. Dalam banyak program email, pengirim dapat memasukkan tanda seru "!" tandai untuk menunjukkan tingkat kepentingan yang tinggi. Juga, aktifkan fitur notifikasi penerimaan di program email Anda, karena menghormati orang-orang di tempat kerja Anda yang membutuhkan dokumentasi bahwa email tiba di Kotak Masuk Anda dan Anda membaca pesan. Kebetulan, mengaktifkan fitur notifikasi otomatis menghemat waktu Anda karena harus membalas email paranoid di sepanjang baris berikut: "Apakah Anda mendapatkan email saya?"

Membalas

Tanggapi pesan email sesegera mungkin dan sesegera mungkin. Saat Anda menerima panggilan telepon, Anda dan penelepon dapat menghitung jumlah dering. Demikian pula, pengirim email dapat menggunakan cap waktu untuk menghitung jumlah menit yang dibutuhkan untuk membaca dan menanggapi pesan email. Karena sopan santun, buat dan kirim respons penuh sesegera mungkin. Atau, kirim pesan singkat secara pribadi yang menyatakan bahwa Anda menerima pesan dan ketika Anda berharap untuk mengirim balasan penuh. Rekan kerja Anda akan menghargai bahwa Anda setidaknya memiliki pesan email dan isinya di piring Anda untuk hari itu.

Pengarsipan

Simpan pesan email di tempat kerja selama mungkin, tanpa mengorbankan organisasi atau menghabiskan sumber daya penyimpanan kantor. Buat folder yang memiliki nama-nama individu atau departemen yang umumnya mengirimi Anda email, dan kemudian buat filter yang secara otomatis menyimpan email-email itu di folder masing-masing. Bersihkan kotak masuk Anda secara berkala dan masukkan email yang belum diarsipkan ke folder yang baru dibuat atau tempat sampah daur ulang. Siapkan pengarsipan otomatis yang menyimpan email ke lokasi penyimpanan kedua setelah beberapa hari yang ditentukan. Dalam banyak hal, email adalah dokumentasi resmi di tempat kerja, seperti mengetik nota atau surat "Re:" (mengenai) di atas kertas. Selain itu, email juga dapat berfungsi sebagai dokumentasi dalam masalah hukum untuk bisnis.