Aturan Etiket Email untuk Mengirim Email Bisnis

Penggunaan email yang benar sangat penting sehingga "netiket" sekarang dibahas. Menurut Dictionary.com, istilah ini berarti "aturan etiket yang berlaku ketika berkomunikasi melalui jaringan komputer, terutama Internet." Karena email bisnis adalah perpanjangan dari produk kerja karyawan, pengirim email yang tidak pantas dipandang sebagai tidak profesional. Sebagai alternatif, email efektif yang mendapatkan hasil dapat meningkatkan citra pengirim. Secara keseluruhan, pemahaman tentang aturan etiket email sangat penting untuk kesuksesan.

Mempersiapkan Email

Email bisnis harus mengikuti banyak pedoman yang digunakan untuk komunikasi tertulis. Selalu gunakan tata bahasa dan ejaan yang tepat. Hindari singkatan, seperti "plz, " dan emotikon, seperti wajah yang tersenyum. Huruf kapital dicantumkan untuk penekanan, karena penggunaannya mempertimbangkan untuk berteriak dalam budaya Internet. Buat email ringkas dan mudah dibaca dengan menulis baris subjek deskriptif, memanfaatkan poin-poin penting dan merangkum poin-poin penting.

Mengirim Email

Berpikir dua kali sebelum menekan tombol "kirim". Email adalah bentuk komunikasi yang dapat dilihat oleh siapa saja di ujung jalan. Hanya salin orang yang perlu tahu untuk menghindari membanjiri pengguna dengan informasi yang tidak perlu. Juga ingat bahwa topik sensitif sering lebih baik ditangani melalui telepon atau secara langsung.

Menanggapi Email

Email koresponden sering mengharapkan tanggapan segera. Untuk mengelola harapan ini, buat pesan di luar kantor dengan informasi kontak alternatif saat Anda tidak tersedia. Kalau tidak, jawab email dalam jangka waktu yang masuk akal. Sangat membantu untuk memasukkan nomor telepon sebagai bagian dari salam Anda untuk memungkinkan penerima dengan mudah terhubung dengan Anda dengan cara ini.

Berbagi Email

Pengirim email berharap bahwa alamatnya tidak akan dibagikan untuk tujuan yang tidak disetujui, bahkan jika itu tidak diformalkan dalam kebijakan privasi. Pengirim juga memiliki tanggung jawab untuk tidak memasukkan informasi sensitif, seperti informasi kartu kredit, yang mungkin tidak tepat digunakan oleh pihak yang tidak diinginkan.

Menggunakan Sumber Daya Perusahaan

Email yang dikirim di tempat kerja tunduk pada kebijakan perusahaan. Biasanya tidak dapat diterima untuk mengirim lelucon dan email berantai. Batasi korespondensi email pribadi dan gunakan alamat email profesional jika Anda bisa memilih satu.