Protokol Komunikasi Elektronik

Kemajuan teknologi telah merevolusi cara bisnis berkomunikasi secara internal dan eksternal. Dalam banyak hal, berkomunikasi melalui email, pesan teks, dan pesan instan membuka saluran untuk pertukaran informasi yang efektif dan andal. Namun, kecepatan dapat menyebabkan komunikasi yang berlebihan, miskomunikasi dan pelanggaran privasi. Membuat protokol komunikasi elektronik meringankan masalah-masalah umum ini.

Buat Protokol Standar

Kembangkan pedoman tertulis untuk karyawan yang menjabarkan praktik terbaik untuk komunikasi elektronik. Tetapkan keadaan di mana pantas untuk meneruskan email ke pihak lain, untuk CC salinan komunikasi email kepada orang lain di perusahaan, dan ketika itu tepat dan tidak tepat untuk membutakan penerima salinan pada email, terutama salah satu dari sifat sensitif. Ini mengurangi waktu karyawan menghabiskan menyaring melalui komunikasi elektronik yang tidak penting untuk fungsi pekerjaan mereka.

Garis Format dan Subjek

Tetapkan protokol standar untuk cara komunikasi elektronik diformat. Dorong penggunaan garis subjek yang singkat namun deskriptif dan garis tanda tangan standar yang mencakup nama, judul, dan informasi kontak. Pemformatan harus menggunakan font dan ukuran yang sama. Melarang penggunaan huruf besar semua, font rumit, warna atau teks ukuran titik sangat kecil atau besar.

Batasi Konten Email

Batasi jenis email yang dapat didistribusikan secara internal. Bisnis menghadapi risiko kehilangan produktivitas jika karyawan terbiasa bertukar lelucon, tautan, dan materi email lain yang tidak berkaitan dengan pekerjaan. Tetapkan parameter untuk apa yang dianggap sebagai pertukaran informasi yang tepat di antara rekan kerja di tempat kerja Anda.

Institut Praktik Terbaik

Jelaskan kepada karyawan cara paling efisien untuk berkomunikasi secara elektronik. Misalnya, dorong karyawan untuk tidak merespons dengan jawaban “ya” atau “tidak” terhadap pertanyaan saat menjawab pertanyaan, tetapi untuk menguraikan jawaban tersebut. Misalnya, jika seorang manajer mengirim email kepada bawahan yang menanyakan apakah suatu laporan akan selesai tepat waktu untuk rapat dewan, tanggapan yang paling tepat adalah “Ya, laporan akan dilakukan pada jam 3 sore ini” atau “Saya punya mengalami beberapa masalah dengan laporan yang tidak akan diselesaikan sampai besok, sehingga laporan tersebut tidak akan selesai tepat waktu untuk rapat dewan sore ini. ”Pendekatan ini menghilangkan segala kesalahpahaman atau miskomunikasi.

Tentukan Komunikasi Luar yang Tepat

Saat berkomunikasi dengan klien, pelanggan, dan vendor, dorong karyawan Anda untuk menggunakan pendekatan profesional yang sama dan bertele-tele dalam komunikasi elektronik seperti yang akan mereka gunakan dalam korespondensi tertulis formal. Ini termasuk menggunakan judul, pembukaan dan penutupan bisnis standar, dan menghindari pesan slang atau pintasan yang umum dengan komunikasi elektronik. Selain itu, jangan mendorong karyawan untuk meneruskan email ke pihak luar tanpa disertai penjelasan yang menjelaskan tujuan pesan yang diteruskan.

Protokol Perpesanan Teks

Pesan teks pada ponsel pintar atau melalui perangkat elektronik lainnya adalah cara singkat untuk berkomunikasi dengan rekan bisnis. Perhatian harus tetap diambil untuk mengeja dengan benar, mempertahankan profesionalisme dan melindungi privasi. Periksa ulang penerima sebelum menekan "Kirim" sehingga pesan elektronik hanya pergi ke penerima yang dituju, dan jangan berbagi informasi rahasia, sensitif atau hak milik melalui cara elektronik.