Rencana Komunikasi yang efektif

Rencana komunikasi menggambarkan apa yang ingin dicapai organisasi dengan informasi yang dikirimnya. Ini daftar tujuan, alat yang digunakan untuk menghasilkan komunikasi dan penerima yang dituju. Rencana tersebut menjelaskan informasi apa yang akan dibagikan dan bagaimana informasi itu akan didistribusikan. Rencana tersebut juga mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab untuk membangun dan mengelola informasi, kapan harus dikomunikasikan dan di mana catatan harus disimpan.

Konten

Komunikasi mencakup publikasi cetak, materi konferensi dan hubungan masyarakat, dokumen hukum, dan konten online. Jenis komunikasi lain termasuk survei, laporan, pidato, dan dokumen perusahaan lainnya. Jenis komunikasi pemasaran termasuk buletin proyek, testimonial, presentasi dan jaminan promosi lainnya. Mekanisme khas yang digunakan untuk menyampaikan pesan termasuk poster, brosur, dan situs web. Rencana komunikasi biasanya menyertakan kalender untuk menunjukkan kapan materi komunikasi akan tersedia. Selain itu, rencana tersebut mendefinisikan metode untuk mengukur seberapa baik komunikasi bekerja.

Tujuan

Rencana komunikasi bertindak sebagai tindakan proaktif untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki informasi yang tepat pada waktu yang tepat. Rencana tersebut menjelaskan siapa yang menghasilkan setiap jenis komunikasi dan seberapa sering komunikasi diperbarui atau didistribusikan. Memprioritaskan kebutuhan komunikasi membantu organisasi mengidentifikasi berapa banyak waktu yang perlu dialokasikan untuk tugas-tugas ini dalam keseluruhan perencanaan organisasi.

Hadirin

Rencana komunikasi menentukan jenis pesan dan siapa yang harus menerimanya. Identifikasi yang jelas dari audiens dan kebutuhannya membuat penulisan komunikasi menjadi lebih mudah. Misalnya, nawala yang diarahkan pada anggota staf harus berisi perincian tentang acara mendatang, memberikan pengakuan atas kinerja yang luar biasa dan meminta masukan pada pernyataan misi dan poin diskusi organisasi lainnya.

Pengiriman

Presentasi multimedia, acara pelatihan yang direkam, podcast dan alat teknologi media sosial seperti wiki, blog dan forum memastikan bahwa peserta mendapatkan semua informasi yang mereka butuhkan, ketika mereka membutuhkannya. Untuk situasi yang peka terhadap waktu, mengirim informasi melalui suara, teks dan email memperingatkan semua orang dengan cepat, memastikan keputusan terbaik dapat dibuat, dan bahwa semua orang diinformasikan dan dilibatkan.

Riwayat Revisi

Penambahan riwayat revisi ke rencana komunikasi memastikan bahwa perubahan strategi komunikasi didokumentasikan. Menilai alat dan teknik yang digunakan untuk berkomunikasi memungkinkan organisasi untuk menetapkan praktik terbaik dan menggunakan kembali strategi yang berhasil pada upaya berikutnya, menghemat waktu dan uang.