Metode Komunikasi yang Efektif dalam Organisasi

Sebagai sebuah kelompok, pemilik usaha kecil dikenal sebagai pembicara yang hebat. Biasanya, mereka memiliki banyak hal untuk dibicarakan - yaitu, produk atau layanan yang mewakili gairah hidup mereka serta bisnis mereka. Namun "hadiah untuk mengobrol" ini tidak harus diterjemahkan ke dalam komunikasi yang efektif. Dengan cara yang sama bahwa pendengaran berbeda dari mendengar dan membaca tidak menjamin pemahaman, pembicaraan belaka tidak selalu menghasilkan komunikasi yang bermanfaat. Dan apakah pemilik usaha kecil mengelola 10 karyawan atau 100, ia dapat mengandalkan satu kepastian: Ia akan diharapkan untuk menyampaikan informasi, secara jelas dan diplomatis, setiap hari.

Lebih dari hasil bagi kepuasannya tergantung pada bakat ini; masa depan bisnisnya mungkin bergantung padanya juga - setidaknya jika Anda yakin bahwa pertumbuhan bisnis terkait dengan kepuasan dan motivasi karyawan.

Inilah sebabnya mengapa masuk akal bahkan pemilik bisnis kecil yang paling bertele-tele untuk mengasah keterampilan bawaan mereka dan meninjau:

Kebutuhan komunikasi dasar dari sebuah bisnis kecil.
Berbagai metode komunikasi.
Bagaimana informasi harus dikomunikasikan kepada karyawan. Strategi komunikasi organisasi yang efektif. Biaya mengabaikan komunikasi organisasi.

Apa Kebutuhan Komunikasi Organisasi?

Jauh sebelum hari peluncuran, pemilik usaha kecil menghadapi banyak masalah yang menguji kemampuan komunikasi mereka (dan kesabaran mereka). Mereka harus mengatur utilitas seperti telepon, listrik, dan layanan Internet. Mereka harus memesan persediaan kantor dan menegosiasikan jadwal pengiriman. Mereka harus memastikan bahwa rencana pemasaran mereka sudah sempurna dan sistem akuntansi mereka sudah siap. Dan, tentu saja, mereka harus beriklan, mewawancarai dan merekrut orang-orang yang akan bekerja berdampingan dengan mereka saat mereka memulai usaha bisnis baru.

Semua pertemuan ini memberikan praktik yang baik untuk jenis komunikasi yang akan ditanggung oleh pemilik usaha kecil setelah hari peluncuran. Masalahnya sendiri akan berkisar dari sepele ("Siapa yang meninggalkan soda di freezer yang meledak semalam?") Ke yang sangat signifikan ("Seorang pesaing baru baru saja pindah ke blok; inilah cara kami akan merespons.").

Tujuan dari komunikasi internal ini umumnya akan jatuh ke dalam satu atau lebih dari kategori berikut:

Sebagai informasi, sejauh ini bentuk komunikasi bisnis yang paling umum. Oleh karena itu, karyawan yang berpengetahuan luas umumnya memiliki kinerja yang lebih baik di pekerjaan, selama informasi yang diberikan akurat, bermakna, dan bermanfaat. * Untuk memberikan nasihat, seringkali dalam bentuk instruksi dan pelatihan.
Untuk menawarkan saran, ide, dan opini, yang kualitasnya dapat menyegel status pemilik usaha kecil sebagai pemimpin opini yang otoritatif. * Untuk membujuk, dan idealnya dengan cara bersikap sugestif daripada paksaan.
Memotivasi -
ketika komunikasi juga menginspirasi, ia bisa melakukan keajaiban untuk menciptakan dan memperkuat loyalitas karyawan. Untuk memberikan umpan balik, terutama pada tujuan kinerja. Untuk mengontrol suatu proses atau hasil, yang mungkin terdengar sulit sampai Anda memikirkan kemungkinannya. Karyawan dalam bisnis apa pun harus mengikuti kebijakan, prosedur, atau protokol tertentu. Dengan cara ini, mengendalikan suatu proses atau hasil dapat membantu bisnis kecil Anda berjalan dengan lancar dan tanpa gangguan.

Apa Metode Komunikasi yang Berbeda?

Bahkan jika Anda nyaris tidak membuka rencana komunikasi pemasaran bulanan Anda, Anda mungkin dikejutkan oleh berbagai taktik yang dikembangkan tim pemasaran Anda untuk Anda. Begitulah seharusnya, terutama di masa-masa awal bisnis.

Jika Anda khawatir tentang melacak mereka semua, itu akan menjadi kabar baik terutama bahwa komunikasi internal pada dasarnya turun ke dua metode berbeda: tertulis dan lisan.

Ini mungkin terdengar cukup sederhana, tetapi ada baiknya mempertimbangkan kemungkinan yang ditawarkan kedua metode:

Komunikasi tertulis mencakup email, surat, memo, proposal, surat, manual pelatihan, kebijakan, dan media sosial. * Komunikasi verbal mencakup komunikasi tatap muka, baik secara individu maupun dalam kelompok, dan berbagai saluran, telepon dan alat telekonferensi.

Bahkan dua metode komunikasi dapat memberi Anda sesuatu untuk dipikirkan. Dengan kata lain, bagaimana Anda tahu metode mana yang diandalkan? Ini akan tergantung pada situasi, tetapi komunikasi tertulis mungkin lebih cocok ketika:

Umpan balik langsung tidak perlu.
Pesannya sangat rinci atau kompleks (artinya dapat dibaca beberapa kali untuk memastikan pemahaman). Penerima sementara berada di luar jangkauan. Catatan permanen pesan diinginkan.

Komunikasi verbal mungkin merupakan pilihan yang lebih baik jika:

Pesan mendesak atau tepat waktu. Diperlukan interaksi atau umpan balik instan. Pesannya sederhana dan mudah.
Tidak ada catatan permanen yang diinginkan.

Beberapa pemilik usaha kecil akan menambahkan metode ketiga - dan seringkali sama efektifnya - komunikasi nonverbal. Ini adalah poin yang valid, terutama karena banyak studi komunikasi menunjukkan bahwa orang menilai pesan verbal sebanyak konten untuk bagaimana itu dikomunikasikan melalui isyarat seperti nada suara, kontak mata, ekspresi wajah, bahasa tubuh dan sikap.

Bagaimana Seharusnya Organisasi Mengkomunikasikan Informasi kepada Karyawan?

Jika Anda bertanya, Anda cenderung mendapatkan banyak umpan balik konstruktif tentang gaya pengiriman Anda. Tetapi tidak ada karyawan yang dapat menyalahkan metode komunikasi Anda jika Anda mengikuti prinsip tertentu:

Tepat waktu. Lakukan yang terbaik untuk memastikan bahwa karyawan mendengar berita dan informasi dari Anda, bukan pihak ketiga. Jika informasi itu rahasia, katakan demikian. Orang-orang diketahui dapat dipercaya dengan informasi sensitif; bahkan, mereka sering tersanjung oleh perluasan kepercayaan. Mereka cenderung bergosip dan menyebarkan gosip tanpa adanya informasi. Jujur. Anda mungkin atau mungkin tidak berlangganan ide "transparansi." Mungkin ada saat-saat ketika Anda tidak bisa, atau tidak boleh, mengkomunikasikan informasi tertentu kepada karyawan Anda. Tetapi informasi yang Anda berikan harus jujur agar Anda dianggap kredibel. Bersikaplah faktual. Kredibilitas Anda juga tergantung pada kualitas informasi yang Anda berikan. Jadi, jika sumber pihak ketiga mendukung kasus Anda, gunakanlah itu sebagai dukungan.
Bersikaplah penuh tujuan. Karyawan Anda tidak boleh dibiarkan bertanya-tanya, "Apa gunanya itu ?" Sebenarnya, Anda harus memiliki tujuan yang jelas sebelum Anda bahkan merencanakan isi pesan tertulis atau lisan.
Menjadi jelas. Lebih mudah daripada kedengarannya, karena kejelasan sering disertai dengan latihan. Lumuri kurva belajar Anda dengan menggunakan bahasa yang sederhana, tepat, dan hindari istilah yang rumit. Ini bukan untuk mengatakan bahwa Anda harus “bodoh” pesan; karyawan Anda mungkin sangat cerdik. Tetapi jika Anda takut sebuah ide atau konsep dapat membuat kebingungan, buatlah cadangan dengan ilustrasi atau contoh agar pesan Anda dipahami.
Adil dan hormat. Hadirkan semua sisi situasi, dan hindari bahasa yang bias, merendahkan, dan menyakitkan. Mungkin membantu untuk mengingat bahwa sebagai pemilik usaha kecil, Anda menentukan nada untuk organisasi Anda. Dan jika karyawan Anda mendengar Anda, misalnya, secara terbuka meremehkan pesaing, mereka mungkin akan merasa berhak untuk melakukan hal yang sama.
Yakin. Jika Anda tidak yakin tentang waktu, sifat, atau isi pesan, ikuti naluri Anda yang lebih baik dan berikan perhatian lebih pada masalah tersebut sebelum bertindak. Orang sering cepat menangkap keraguan dan ketidakpastian, dan keraguan semacam itu hampir pasti akan merusak pesan Anda.

Apa Jenis Komunikasi Organisasi yang Efektif?

Anda tidak akan menjadi pemilik usaha kecil jika Anda tidak berhasrat untuk menempatkan keizinan Anda pada topik komunikasi organisasi. Selain itu, apa gunanya "hadiah untuk mengobrol" jika Anda tidak mau mencampuradukkan hal-hal dan membuat "koktail" komunikasi Anda sendiri?

Secara alami, Anda akan ingin mengadopsi strategi yang melengkapi gaya pribadi dan tingkat kenyamanan Anda. Seperti banyak pemilik bisnis, Anda mungkin merasa paling nyaman dengan upaya penjangkauan tradisional, terutama pertemuan tatap muka. Tetapi ketika bisnis Anda tumbuh dan Anda mencari cara untuk membuat karyawan Anda tetap terlibat, produktif dan termotivasi, beberapa strategi tradisi-bertemu-kebaruan ini mungkin dapat membantu Anda dengan baik:

Rapat berulang, dengan twist. Tidak ada yang baru (atau, beberapa orang akan mengatakan, menarik) tentang rapat, tetapi ini tergantung pada siapa yang menjalankannya - dan bagaimana. Sebut mereka "check-in, " jika Anda mau, tetapi "grup bertemu" secara teratur dapat membuat karyawan bertanggung jawab dan fokus. Jika Anda khawatir akan memudarnya level perhatian, adakan pertemuan "berdiri", di mana semua orang tetap berdiri. (Sesi mungkin lebih pendek juga.) Atau, duduklah membentuk lingkaran. Atau jadwalkan "pengumpulan" setiap hari Jumat, segabung ke jam sosial untuk mengakhiri minggu dengan nada optimis.
Pintu yang terbuka dan berputar. Kebijakan pintu terbuka juga tidak benar-benar membawa dunia bisnis kecil. Tapi bayangkan kejutan karyawan Anda ketika Anda membalikkan paradigma dan berjalan melalui pintu mereka dan menarik kursi untuk berbicara, informal atau sebaliknya. Jika Anda ingin benar-benar memimpin dengan memberi contoh, dan ingin karyawan berjalan melewati pintu Anda untuk berbicara dengan Anda, jelaskan bahwa Anda percaya bahwa pintu terbuka harus mengayunkan kedua arah.
Mentor dengan penuh arti. Sangat mudah untuk mengabaikan prosedur naik pesawat, menerima begitu saja bahwa karyawan baru akan "belajar sambil jalan". Kemudahan kurva belajar mereka dengan menugaskan seorang mentor yang akan menjadi sumber daya masuk mereka setidaknya selama enam bulan. Manfaat lain: Mentor biasanya menghargai status (menarik persaingan sehat di antara rekan-rekan mereka) dan sering melaporkan kritik yang membangun kepada bos (Anda).

Apa Efek dari Komunikasi Organisasi yang Buruk?

Anda mungkin sudah tahu bahwa komunikasi yang efektif membutuhkan waktu. Dibutuhkan waktu yang lebih Anda sukai sebagai waktu makan siang yang tenang daripada menjadi wasit perdebatan antara dua tim kerja. Dibutuhkan waktu ketika Anda lebih memilih untuk pulang pada akhir hari daripada berlama-lama di lorong untuk mendorong karyawan yang lesu. Dan itu membutuhkan waktu yang membuat Anda menunda mencabut kabel untuk hari itu dan tidur daripada merespons email larut malam lainnya.

Komunikasi yang efektif membutuhkan waktu dan upaya, dan meskipun tempat kerja Anda mungkin tidak terpilih sebagai "tempat terbaik untuk bekerja" oleh majalah terkemuka, tetap saja tidak akan mengalami beberapa konsekuensi negatif yang paling merusak dari komunikasi yang buruk, yang meliputi:

Menurunkan produktivitas. Karyawan yang merasa terombang-ambing, tidak termotivasi, atau tidak puas dapat menghabiskan waktu kerja dengan simpati bersama kolega mereka; yang lain akan menemukan kegiatan yang bukan pekerjaan untuk menarik perhatian mereka selama jam kerja.
Tenggat waktu yang terlewat. Karyawan yang tidak tahu cara menyelesaikan tugas hampir pasti akan kesulitan dengan itu. * Lebih sering absen. Karyawan yang bergulat dengan salah satu dari emosi itu sering mengalami kesulitan muncul untuk bekerja. Mereka sakit, baik-baik saja - merasa keluar dari lingkaran.
Omset tinggi. Semua orang tahu bahwa karyawan yang kehilangan hak pilihnya yang merasa seolah-olah mereka tidak memiliki suara di tempat kerja memutuskan untuk memutuskan pita suaranya dengan berhenti.
Sejumlah besar cedera di tempat kerja. Oleh karena itu, karyawan yang salah informasi atau tidak tahu tentang praktik yang benar akan membuat lebih banyak kesalahan dan memiliki lebih banyak kecelakaan di tempat kerja.
Layanan pelanggan buruk. Kepastian lain: Hampir segala sesuatu tentang bisnis kecil datang lingkaran penuh, mulai dari pemilik, pindah ke karyawan dan berakhir dengan pelanggan. Layanan yang baik adalah hasil yang bahagia atau korban komunikasi organisasi yang menyedihkan.

Dengan latar belakang ini, inovasi tidak memiliki peluang - dan mungkin juga, bisnis di mana Anda telah menanamkan begitu banyak harapan. Namun, dengan dedikasi dan praktik, setiap pemilik usaha kecil dapat belajar untuk menjadi komunikator tempat kerja yang efektif. Lagi pula, pemilik usaha kecil lebih dari sekadar pembicara hebat; sebagai sebuah kelompok, mereka juga dibedakan sebagai orang yang bisa berprestasi.