Drafting Memorandum Internal

Memorandum internal memberi informasi kepada rekan kerja dan manajer Anda tentang proyek, tujuan, tenggat waktu, masalah, dan topik lainnya. Jika Anda mengharapkan memo Anda dibaca, penting untuk menulis sejelas mungkin dan dengan jelas mengidentifikasi tujuan dari memo itu. Tinjauan singkat tentang format memo akan membantu memastikan bahwa memo Anda jelas dan singkat.

Tajuk

Judul berisi tanggal, mencantumkan nama-nama penerima, mencantumkan nama Anda dan memberikan uraian subjek singkat. Tempatkan masing-masing item pada baris yang berbeda. "Ke:" mendahului daftar penerima, "Dari:" mendahului nama Anda, "Tanggal:" mendahului tanggal dan "Subjek:" mendahului deskripsi subjek. Bagian terpenting dari heading adalah subjek. Pembaca harus dengan cepat memahami informasi atau instruksi apa yang terkandung dalam badan memo dengan membaca baris subjek. Baris subjek yang baik menjelaskan tujuan memo itu sesedikit mungkin kata.

pengantar

Pendahuluan memberikan latar belakang tentang subjek yang akan Anda diskusikan di badan memo. Meskipun topiknya mungkin Anda ketahui dengan baik, penerima Anda mungkin memerlukan beberapa informasi tambahan, terutama jika mereka tidak terlibat langsung dengan proyek. Jelaskan alasan memo tersebut secara singkat dalam paragraf dua atau tiga kalimat. Tujuan dari pengantar adalah untuk memastikan bahwa penerima tahu persis apa yang akan dibahas dan mengapa mereka menerima memo itu.

Tubuh

Isi memo menjelaskan topik yang tercantum dalam baris subjek secara terperinci. Jika tujuan memo itu adalah untuk memperbarui penerima tentang status proyek, Anda dapat menjelaskan secara singkat tujuan proyek dan mencantumkan semua item yang telah selesai dan yang belum selesai. Jika Anda memerlukan persetujuan untuk melanjutkan tugas atau tugas, badan tersebut harus berisi informasi yang menjelaskan dengan tepat apa yang Anda rencanakan, kapan Anda berencana untuk melakukannya dan bagaimana Anda berencana untuk melakukannya. Hindari menambahkan detail yang tidak penting. Memo tersebut harus mencakup hanya informasi yang dibutuhkan pembaca untuk memahami situasi atau membuat keputusan.

Kesimpulan

Kesimpulannya menjelaskan tindakan apa yang Anda ingin penerima lakukan setelah membaca memo itu. Anda mungkin meminta masukan, keputusan, atau mengundang penerima ke rapat untuk membahas topik tersebut. Kesimpulannya harus mencakup informasi tentang cara menghubungi Anda. Sertakan lebih dari satu metode kontak, seperti nomor ekstensi telepon Anda dan alamat email Anda. Jika ada batas waktu untuk tanggapan terhadap memo itu, penting untuk mencatat informasi ini juga.