Persiapan Dokumen untuk Pemindaian

Memindai dokumen memungkinkan Anda untuk mengubah dokumen akumulasi Anda menjadi basis data yang dapat dicari komputer. Anda mungkin menemukan bahwa pemindaian catatan hal-hal seperti kontrak memungkinkan Anda mengurangi biaya penyimpanan dokumen, atau Anda dapat menawarkan dokumen yang dipindai di Web atau untuk dibeli oleh pelanggan Anda. Mempersiapkan dokumen untuk pemindaian membutuhkan sedikit perencanaan dan pemikiran.

Apa yang harus Pindai

Persyaratan persiapan pertama adalah memilih apa yang akan dipindai, dan untuk tujuan apa. Mungkin ada persyaratan hukum; misalnya, psikiater yang berurusan dengan distrik sekolah atau sistem pengadilan kriminal mungkin diperlukan untuk memindai evaluasi pasien dengan menghapus informasi identifikasi tertentu. Dokumen hukum mungkin mengharuskan halaman tanda tangan atau pernyataan tertulis dipindai sebagai halaman sampul yang menyertai dokumen.

Persyaratan Mekanik

Ada dua kategori luas pemindai: pemindai flatbed (cocok untuk pemindaian buku terikat, karya seni besar atau cetak biru) dan pemindai yang diumpankan dengan lembaran. Pemindai pemakan lembar hanya dapat memindai satu sisi halaman pada satu waktu; inilah yang sering dibutuhkan. Untuk memindai halaman-halaman buku yang tidak dijilid, pemindai yang diumpankan lembar perlu dupleks - pindai satu sisi lembar, balikkan, dan pindai sisi lainnya. Saat memuat pemindai yang diumpankan sheet, luangkan waktu sejenak untuk menelusuri semua halaman, mencari halaman terbalik dan hal-hal seperti staples, tab-tape atau catatan tempel yang mungkin terlepas ketika halaman diumpankan melalui mekanisme.

Persiapan Fisik

Setelah alasan hukum dan bisnis untuk pemindaian diketahui, persyaratan selanjutnya adalah persiapan fisik. Jenis persiapan fisik akan tergantung pada pemindai yang digunakan dan dapat berkisar dari yang sangat sederhana - menghilangkan staples pada halaman yang lepas sebelum memasukkannya ke pemindai yang diumpankan dengan lembar - ke rumit - menempelkan banyak dokumen kecil bersama-sama di bagian belakang papan untuk mengurangi pendarahan dan menjalankannya pada pemindai tempat tidur datar. Dokumen harus ditekan rata, tanpa ikal atau lipatan. Jika Anda mencoba untuk meningkatkan kontras teks pada pemindai flatbed, menempatkan dukungan abu-abu netral, seperti dukungan kardus pada kertas, di belakang halaman yang sedang dipindai terkadang dapat membantu.

Persyaratan Pemrosesan OCR

Pengenalan Karakter Optik menggunakan pengenalan bentuk untuk mencoba dan mencocokkan kata-kata dari kamus. Persiapan dokumen untuk OCR dimulai dengan memfokuskan pada kontras pada dokumen asli. Trik yang dapat digunakan untuk dokumen lama di atas kertas yang menguning dari kandungan asam adalah membuat fotokopi kontras tinggi pada stok kertas yang banyak. Di sisi fisik dan mekanik, sebagian besar pemindaian OCR adalah untuk halaman yang lepas, dan memastikan bahwa itu dikuadratkan pada pengumpan dokumen juga penting, karena halaman yang dipindai sedikit miring dapat meningkatkan tingkat kesalahan. Tidak peduli seberapa bagus OCR Anda, Anda harus menghabiskan waktu untuk mengoreksi hasil pemindaian, dan itu harus dianggarkan sesuai waktu yang dibutuhkan.