Apakah Penggantian Biaya Perlu Dilaporkan sebagai Penghasilan?

Penggantian biaya bukanlah pendapatan karyawan, jadi mereka tidak perlu dilaporkan seperti itu. Meskipun cek atau setoran diberikan kepada karyawan Anda, itu tidak dihitung sebagai gaji atau setoran gaji. Saat Anda membuat cek atau setoran penggantian biaya untuk seorang karyawan, Anda tidak membayar waktu atau pekerjaan karyawan itu. Alih-alih, Anda membayar kembali jumlah yang telah disiapkan karyawan Anda untuk sesuatu yang akan digunakan bisnis Anda.

Tip

• Penggantian uang karyawan tidak perlu dilaporkan sebagai penghasilan. Bahkan, ini merupakan pengeluaran, karena Anda membayar kembali sesuatu yang telah diletakkan karyawan atas nama bisnis.

Cara Merekam Pengembalian Biaya

Penggantian biaya harus dicatat sebagai pengeluaran dan dimasukkan ke dalam kategori di mana ia jatuh. Jika Anda memiliki sebuah restoran dan mengganti seorang karyawan karena mengambil wadah garam dalam perjalanan ke kantor, penggantian itu harus dicatat sebagai biaya makanan. Jika karyawan Anda mengambil baterai untuk alarm asap Anda, pengeluaran harus dicatat sebagai persediaan.

Jam Pembelian dan Daftar Gaji

Meskipun biaya yang Anda ganti bukan biaya penggajian, waktu yang dibutuhkan untuk melakukan tugas dan melakukan pembelian harus dimasukkan dalam daftar gaji Anda. Jika seorang karyawan mendapat upah dan berhenti di toko dalam perjalanan ke tempat kerja, itu wajar untuk memasukkan waktu ini sebagai jam penggajian. Jika karyawan yang berhenti di toko dibayar berdasarkan gaji, waktu belanja ini tidak mempengaruhi penggajian karena pekerjaan karyawan tersebut dikompensasi pada tingkat bunga tetap.

Jenis Pengembalian Karyawan

Anda harus mengganti uang dolar kepada karyawan untuk pembelian yang secara langsung digunakan oleh bisnis Anda, seperti bahan dan persediaan. Pengeluaran lain, seperti makanan bersubsidi, dapat dikompensasi pada tingkat parsial, seperti perusahaan membayar setengah dari tab. Jika Anda hanya membayar sebagian untuk jenis pengeluaran tertentu, atau membayar per diem, kebijakan ini harus dinyatakan dengan jelas sebelumnya, sehingga pekerja Anda tahu apa yang diharapkan sebelum mereka menghabiskan uang.

Biaya jarak tempuh karyawan sering diganti dengan tarif tetap per mil, biasanya jumlah yang ditetapkan oleh IRS pada awal tahun kalender sebagai pengurang jarak tempuh standar.

Penyimpanan Catatan Pengembalian Karyawan

Karyawan harus memberi Anda kwitansi untuk menerima penggantian. Praktik ini memungkinkan Anda memverifikasi bahwa Anda memberikan penggantian untuk jumlah yang sebenarnya telah dikeluarkan, dan itu memberi Anda dokumentasi untuk catatan pajak Anda sendiri. Untuk penggantian mileage, karyawan Anda harus menyimpan catatan mileage. Ini bisa berupa formulir yang Anda berikan, atau catatan yang mereka buat sendiri.

Log jarak tempuh karyawan harus mencakup permulaan dan penyelesaian pembacaan odometer, serta jarak tempuh bersih yang akan Anda gunakan sebagai dasar untuk penggantian. Miles komuter tidak memenuhi syarat untuk penggantian mileage.