Pedoman Laporan Biaya

Perusahaan kecil biasanya memiliki pedoman khusus untuk melaporkan biaya perjalanan. Karyawan harus mengikuti panduan ini dengan seksama sehingga mereka tidak mendapatkan laporan pengeluaran mereka kembali. Ini dapat menunda penggantian. Pedoman laporan biaya biasanya akan mencakup anggaran atau biaya per pengeluaran untuk pengeluaran, prosedur pelaporan, persyaratan penerimaan, aturan untuk pengeluaran yang tidak dapat diganti dan saluran otorisasi yang tepat.

Penganggaran

Aspek penting dari pedoman laporan pengeluaran adalah mempelajari cara menganggarkan pengeluaran harian Anda, menurut Employment-Handbook.org. Misalnya, jika Anda menjamu klien atau makan malam yang mahal suatu malam, Anda harus makan lebih murah pada hari berikutnya atau dua untuk tetap sesuai anggaran. Pedoman ini biasanya ditulis dalam buku pedoman karyawan untuk referensi mudah. Tanyakan kepada atasan Anda untuk panduan biaya perjalanan sebelum perjalanan bisnis pertama Anda.

Pelaporan

Anda harus melaporkan setiap pengeluaran di bawah tanggal tertentu ketika pengeluaran terjadi. Jarak tempuh mobil atau biaya penerbangan harus dilaporkan pada hari keberangkatan dan pengembalian yang spesifik. Misalnya, Anda harus mencatat biaya penerbangan keberangkatan Anda pada hari Anda pergi, kemudian tuliskan harga perjalanan kembali ketika Anda kembali. Juga, Jika Anda berkendara 100 mil ke dan dari bandara, bagilah jarak tempuh Anda menjadi dua. Selanjutnya, gandakan jatah jarak tempuh perusahaan (yaitu 27 sen per mil) dengan 50 mil dan catat di bawah hari keberangkatan. Selanjutnya, laporkan separuh lainnya dari penerbangan kembali dan pulang pada tanggal yang tepat. Catat semua pengeluaran berturut-turut pada laporan pengeluaran. Ini membantu untuk mengatur penerimaan Anda berdasarkan hari sebelumnya, yang dapat menghemat waktu Anda. Anda perlu menulis pada tanggal-tanggal tertentu pada laporan pengeluaran, karena ruang-ruang ini biasanya kosong. Terakhir, tambahkan jumlah pengeluaran harian secara vertikal, lalu hitung total Anda untuk setiap jenis pengeluaran secara horizontal. Kurangi pembayaran uang muka yang disediakan perusahaan dari yang seharusnya Anda bayar. Pastikan Anda memeriksa ulang perhitungan Anda sebelum menyerahkan laporan pengeluaran Anda. (Lihat referensi 1 dan 2 dan sumber daya 1)

Persyaratan Penerimaan

Anda harus menyimpan semua kwitansi Anda, termasuk ongkos taksi, setiap kali Anda menghabiskan uang untuk perjalanan Anda. Secara umum, Anda hanya akan diminta untuk menyertakan tanda terima untuk makanan yang melebihi lima dolar. Tetap saja, menjaga semua kwitansi akan lebih membantu Anda secara akurat melaporkan pengeluaran Anda. Selain itu, pastikan Anda melampirkan semua tanda terima yang diperlukan untuk laporan pengeluaran Anda. Selain kwitansi makan lebih dari lima dolar, lampirkan kwitansi yang melebihi $ 25 untuk semua pengeluaran lainnya.

Biaya Tidak Dapat Diganti

Beberapa pengeluaran tidak dapat dimasukkan dalam laporan pengeluaran Anda. Misalnya, Anda tidak boleh memasukkan tiket parkir, biaya bagasi berlebihan atau pembayaran untuk anggota keluarga dalam laporan pengeluaran Anda. Jika Anda menghabiskan hari ekstra di kota tertentu untuk liburan, jangan tambahkan pengeluaran itu ke laporan pengeluaran Anda. Untuk panduan lebih lanjut tentang pengeluaran yang tidak dapat diganti, lihat manual perusahaan Anda atau berbicara dengan sumber daya manusia. Anda juga dapat merujuk pada pedoman biaya perjalanan di Employee-Handbook.org.

Otorisasi

Sebagian besar perusahaan akan meminta Anda untuk menyerahkan laporan pengeluaran Anda kepada atasan Anda. Pastikan Anda pertama kali menandatangani dan membuat salinannya. Mungkin diperlukan beberapa minggu untuk mendapatkan penggantian untuk perjalanan Anda, karena hutang yang dibayarkan biasanya perlu meninjaunya.