Kelemahan dari Fitur Sortir di Microsoft Excel

Anda dapat menggunakan Microsoft Excel untuk mengatur matriks sederhana baris-dan-kolom dari informasi, daftar data pendapatan, perincian biaya dan dokumentasi acara. Tugas-tugas ini nyaris tidak menggores permukaan kemampuan Excel. Kekuatan sebenarnya terletak pada kemampuannya untuk mengungkapkan hubungan di antara nilai-nilai dalam kumpulan data. Menyortir konten lembar kerja Anda membuat pola-pola itu terlihat. Untuk semua keuntungan yang dapat ditawarkan oleh langkah penyortiran, ia hadir dengan batasan yang membuat prosedur Excel lainnya lebih menguntungkan.

Data saat Bergerak

Tidak seperti database, yang mempertahankan setara setiap baris dalam spreadsheet Microsoft Excel sebagai catatan terpisah, lembar kerja Excel menyimpan banyak catatan bersama. Saat Anda mengurutkan data Anda, Excel mengatur ulang urutan entri sel Anda agar sesuai dengan kriteria pengorganisasian yang Anda pilih. Operasi ini mengubah posisi baris di mana nilai individual muncul. Kecuali jika Anda membatalkan langkah penyortiran, nilai Anda secara permanen mengubah posisi, yang dapat memengaruhi hasil rumus yang mereferensikan nilai dalam sel tertentu. Jika Anda menyembunyikan seluruh baris atau kolom sebelum Anda menyortir, prosedur tidak memengaruhi mereka, yang dapat membuat hasil Anda miring.

"Oh, Excel, Bagaimana Saya Mengurutkan Kamu?"

Microsoft Excel membatasi kriteria penyortiran untuk organisasi naik dan turun dalam urutan numerik atau alfabet, berdasarkan tanggal atau waktu, berdasarkan warna sel, jenis atau ikon, atau terhadap daftar nilai kustom yang Anda tentukan. Meskipun opsi ini memberikan dasar yang fleksibel untuk mengatur data Anda, Anda tidak bisa membuat formula untuk mengontrol cara prosedur pengurutan peringkat nilai Anda. Jika kombinasi metode penyortiran bawaan Excel tidak dapat menyusun ulang nilai Anda dengan cara yang Anda inginkan, Anda mungkin terpaksa mengekspor nilai Anda dan memanipulasinya di program lain atau menggunakan metode Excel lain untuk mencapai hasil Anda.

Konsekuensi Terkadang

Saat Anda memilih kurang dari satu lembar kerja penuh nilai sebelum Anda mengeluarkan perintah pengurutan, hanya baris dan kolom yang Anda tambahkan ke pilihan Anda yang memenuhi syarat untuk prosedur pengurutan. Jika Anda memasukkan informasi Anda dalam bentuk khas catatan baris tunggal, dengan setiap kolom di baris terkait dengan sisa data baris itu, prosedur pengurutan selektif dapat mengganggu kumpulan data Anda dan mengaburkan makna informasi Anda. Perhatikan bahwa penyortiran tidak dapat mengatur ulang urutan kolom dalam lembar kerja atau menyembunyikan bagian dari data Anda.

Metode Lainnya

Alih-alih menggunakan prosedur pengurutan Microsoft Excel untuk mengatur dan mengungkapkan pola dalam data lembar kerja Anda, gunakan opsi pemfilteran program sebagai gantinya. Autofilter menempatkan kontrol yang dapat diklik di bagian atas setiap kolom data, memberi Anda akses instan ke kriteria pengurutan yang menggunakan nilai satu kolom untuk mengontrol urutan di mana seluruh baris muncul. Saat Anda menghapus Autofilter, nilai Anda kembali ke urutan yang Anda masukkan. Filter Tingkat Lanjut program memperluas pilihan Anda untuk menyertakan hubungan logis yang kompleks di antara nilai-nilai Anda yang dapat Anda bangun menjadi perintah multi-kriteria. Itu bisa berlaku untuk seluruh lembar kerja Anda atau membatasi aplikasinya ke rentang data yang Anda tentukan. Kedua perintah dapat menyembunyikan hasil yang tidak sesuai dengan kebutuhan pencarian Anda dan menyaring entri duplikat.