Kerugian dari Memo Standar untuk Komunikasi dalam Bisnis

Angkatan Laut AS mencurahkan seluruh bab manual korespondensi 2010 untuk pelaksanaan memo yang tepat. Dokumen tersebut mencakup pemformatan dan tujuan berbagai jenis memorandum, termasuk yang dirancang untuk mencatat catatan rapat, mendokumentasikan perjanjian lisan, mengumumkan keputusan dan prosedur garis besar. Para kritikus mungkin berpendapat bahwa dalam dunia e-mail, pesan teks, dan konferensi video, memo standar adalah mode komunikasi yang ketinggalan zaman, terutama untuk bisnis.

Panjang dan Fokus

Salah satu kelemahan dari memo standar adalah bahwa memo tersebut dirancang untuk memuat satu atau dua halaman informasi. Ini membuat mereka menjadi alat yang kurang berguna untuk mengkomunikasikan topik yang kompleks. Memo juga dimaksudkan untuk fokus pada satu subjek tunggal, jadi itu bukan pilihan yang baik jika Anda perlu menyampaikan banyak bidang informasi kepada karyawan.

Biaya dan Penundaan

Setelah Anda menulis memo bisnis standar, Anda harus mencetak atau menyalinnya untuk dibagikan kepada karyawan Anda. Ini berarti Anda membayar kertas yang dicetak memo itu dan biaya waktu karyawan untuk menyalin dan mendistribusikan komunikasi. Selain itu, proses distribusi membutuhkan waktu, menunda penerimaan informasi karyawan Anda. Mereka yang tidak sering memeriksa kotak surat atau kotak masuk mereka mungkin tidak menerima informasi Anda selama berjam-jam atau bahkan berhari-hari setelah didistribusikan.

Formalitas

Ada nada formal yang terkait dengan memo bisnis, menjadikannya pilihan yang buruk untuk mengomunikasikan informasi sensitif. Jika Anda perlu mendisiplinkan karyawan atau memberi tahu sekelompok pekerja tentang PHK yang akan terjadi, komunikasi tatap muka adalah pilihan yang lebih baik. Ini memungkinkan Anda untuk memasukkan komunikasi nonverbal dalam pesan Anda dan menafsirkan respons orang lain dengan mengamati bahasa tubuhnya. Penerima pesan Anda mungkin juga merasa lebih dihargai oleh perusahaan karena Anda meluangkan waktu untuk berbicara langsung dengan mereka.

Komunikasi Satu Arah

Karena manajer menggunakan memo standar untuk mengumumkan keputusan atau mengeluarkan arahan, karya-karya komunikasi ini dapat menimbulkan perasaan finalitas. Tidak seperti pertemuan kelompok di mana karyawan dapat mengajukan pertanyaan atau mengungkapkan pendapat, memo dapat membuat mereka merasa subjek tidak terbuka untuk diskusi.