Mengapa Memvalidasi Tanda Terima Persediaan?

Ketika pemasok mengirim pesanan ke pelanggan mereka (biasanya pengecer atau distributor), kesalahan terkadang terjadi. Dalam beberapa kasus produk rusak, jumlahnya kurang atau barang yang diterima tidak cocok dengan pesanan pembelian. Pelanggan harus memvalidasi pengiriman persediaan yang masuk dengan benar untuk menghindari masalah yang berpotensi mahal ini.

Memvalidasi Persediaan

Proses memvalidasi penerimaan inventaris bervariasi tergantung pada kebijakan perusahaan. Metode yang paling menyeluruh, namun memakan waktu, adalah membuka semua kotak untuk meninjau konten. Pilihan lain adalah memilih kotak secara acak dari kiriman dan memeriksanya. Pelanggan juga dapat memeriksa slip kemasan dan membandingkannya dengan pesanan pembelian awal untuk melihat apakah pesanan sudah selesai. Beberapa pengecer hanya menggunakan sistem barcode yang memvalidasi setiap paket inventaris berdasarkan label yang diberikan oleh produsen atau pemasok.

Konfirmasikan Sebelum Membayar

Penting untuk memvalidasi penerimaan inventaris sebelum membayar faktur kepada pemasok. Sebelum mengirim cek atau pembayaran kartu kredit untuk menutupi faktur, pengecer harus memastikan bahwa pesanan pembelian, faktur, slip kemasan, dan tanda terima inventaris yang sebenarnya sesuai. Proses ini sangat penting untuk akuntansi yang tepat di bisnis yang memesan persediaan secara teratur.

Pesanan Kembali

Alasan lain mengapa penting untuk memvalidasi penerimaan inventaris adalah untuk mengidentifikasi item yang dipesan kembali. Pemberitahuan pesanan kembali pada daftar kemasan menunjukkan bahwa persediaan hilang dan mungkin tidak tersedia untuk jangka waktu yang lama. Ini adalah masalah yang dapat menyebabkan hilangnya penjualan dan gangguan operasional. Pelanggan harus segera mengambil tindakan untuk mendapatkan inventaris yang diperlukan, seperti melakukan pemesanan dengan pemasok lain atau menemukan alternatif untuk saat ini.

Memproses Pengembalian

Pelanggan biasanya memiliki waktu singkat untuk mengembalikan barang ke pemasok. Jika penerimaan inventaris segera divalidasi, pelanggan memiliki waktu untuk mengidentifikasi kesalahan, seperti batch produk yang rusak atau cacat, dan memproses pengembalian sebelum batas waktu yang bersangkutan. Kalau tidak, pelanggan mungkin harus menyimpan barang yang rusak.