Apa yang Harus Ditulis agar Secara Resmi Menerima Undangan ke Pertemuan Bisnis

Menanggapi dengan cepat dan akurat untuk memenuhi permintaan adalah bagian penting dari melakukan bisnis. Perencanaan rapat bisa menjadi tantangan, jadi respons cepat menunjukkan rasa hormat kepada penyelenggara serta bagi peserta lainnya. Jika Anda menerima, jelaskan respons Anda sehingga penerima lain akan mengerti bahwa Anda menerima, sambil juga memastikan bahwa Anda memiliki semua informasi yang Anda butuhkan untuk mempersiapkan pertemuan.

Tinjau Sebelum Menanggapi

Luangkan satu atau dua menit untuk membaca undangan rapat dengan hati-hati dan memeriksa ulang kalender Anda sendiri. Jika Anda mengirim konfirmasi yang nantinya harus ditarik, ini bisa membuat Anda terlihat tidak profesional. Jika Anda tidak yakin apakah Anda bisa mengadakan pertemuan, segera balas dengan penjelasan dan tanggal ketika Anda akan tahu apakah Anda bisa hadir atau tidak. Ini membuat pengirim tahu bahwa Anda telah menerima pesan, dan itu membantu pengirim mengoordinasikan logistik yang diperlukan.

Contoh:

Terima kasih telah menyertakan saya dalam pertemuan ini. Saya perlu memeriksa beberapa hal sebelum saya dapat memberi tahu Anda apakah saya akan dapat hadir atau tidak. Saya akan yakin untuk mengirim tanggapan saya selambat-lambatnya EOD besok.

Konfirmasikan Detail Kehadiran

Jika Anda berencana untuk hadir, katakan demikian di awal pesan Anda, sehingga penyelenggara rapat tidak perlu menggali komunikasi Anda. Mungkin juga merupakan ide bagus untuk mengonfirmasi detail logistik seperti waktu dan tempat.

Contoh:

Saya berencana untuk menghadiri pertemuan, tetapi hanya untuk mengkonfirmasi rinciannya - kita akan bertemu di Coffee Shop Roy di sudut ke-6 dan Wilson, Kamis depan, ke-8, jam 3 sore. Apakah itu benar?

Tip

• Jika tempat pertemuan tidak di kantor Anda, atau di kantor penyelenggara rapat, maka jelaskan lokasi yang tepat dalam respons Anda, dengan mencatat jalan, persimpangan jalan, dan mungkin alamat persis tempat Anda akan bertemu. Ingatlah bahwa kedai kopi besar dan restoran mungkin memiliki beberapa lokasi dalam area geografis kecil atau bahkan di jalan yang sama.

Menginformasikan Potensi Konflik

Jika ada kemungkinan Anda tidak akan dapat menghadiri rapat, sebutkan ini setelah Anda menegaskan rencana Anda untuk hadir. Bukan hanya hal sopan yang harus dilakukan, ini juga memberikan informasi kepada perencana pertemuan dengan informasi yang dapat membantunya memutuskan apakah akan menjadwal ulang pertemuan pada saat semua orang yakin mereka dapat hadir. Anda juga dapat menawarkan alternatif untuk menghadiri secara langsung, seperti menggunakan perangkat lunak panggilan konferensi untuk menghadiri rapat dari jarak jauh.

Contoh:

Rencana saya adalah menghadiri rapat, tetapi ada kemungkinan kecil bahwa saya mungkin perlu membatalkan karena situasi keluarga. Jika saya perlu membatalkan, saya akan memberi tahu Anda sesegera mungkin. Jika menurut Anda lebih bijaksana bagi saya untuk melakukan penjadwalan ulang, beri tahu saya bahwa sesegera mungkin bagi Anda .. Sebagai alternatif, saya mungkin dapat hadir melalui Skype. Biarkan aku tahu apa yang Anda pikirkan.

Klarifikasi Permintaan

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang rapat, sertakan dalam balasan Anda. Kekhawatiran umum meliputi:

• Lokasi pertemuan

• Panjang pertemuan yang diharapkan

• Masalah parkir

• Membangun prosedur keamanan

• Membawa seorang kolega atau asisten

• Akomodasi penyandang cacat

• Opsi teknologi presentasi, seperti layar besar atau kemampuan panggilan konferensi

Tip

• Sebelum Anda menekan tombol "kirim", periksa untuk memastikan Anda tahu kepada siapa Anda membalas. Kecuali jika pengirim secara khusus meminta Anda untuk membalas semua orang yang disalin melalui surat, pastikan bahwa respons Anda hanya ditujukan kepada pengirim dan koordinator jika ada.