Apa itu W-9 untuk Bisnis?

Bisnis yang mempekerjakan kontraktor independen memiliki kewajiban untuk melaporkan upah kepada IRS pada formulir 1099. Namun, sebelum mengajukan 1099, perusahaan harus meminta agar kontraktor memberikan nomor identifikasi wajib pajak (TIN) pada formulir W-9. Untuk penduduk dan bisnis AS, TIN adalah nomor Jaminan Sosial (SSN) atau nomor identifikasi pemberi kerja (EIN).

Formulir W-9 Kontraktor

Ketika Anda menyewa kontraktor, apakah itu bisnis atau perorangan, Anda harus mengumpulkan formulir W-9 dari masing-masing. Kontraktor dapat mencakup pemilik tunggal, perusahaan dengan tanggung jawab terbatas, perusahaan, kemitraan, perwalian dan perkebunan. Pada akhir setiap tahun pajak, Anda harus melaporkan total pembayaran yang Anda lakukan kepada setiap kontraktor yang $ 600 atau lebih kepada IRS pada formulir 1099 menggunakan informasi dari W-9.

Pencocokan TIN

Salah satu alasan utama IRS mengharuskan bisnis Anda untuk mendapatkan W-9 dari kontraktor sebelum menyiapkan 1099 adalah agar Anda dapat melakukan pencocokan TIN. Ini memungkinkan Anda untuk memverifikasi bahwa informasi yang Anda terima pada W-9 cocok dengan yang dimiliki IRS untuk individu atau bisnis. Karena kontraktor biasanya tidak dikenakan pemotongan pajak, hal ini memungkinkan IRS untuk melacak pembayaran kembali ke setiap wajib pajak jika tidak pernah menerima pembayaran pajak penghasilan. Tanpa pencocokan TIN, kontraktor dapat dengan sengaja memberikan informasi yang tidak akurat pada W-9 untuk tujuan menghindari pajak.

Penerima Uang Asing

Individu dan perusahaan asing yang tidak tinggal di AS tidak mengajukan formulir W-9. Sebaliknya, IRS mengharuskan Anda untuk mendapatkan formulir W-8 dari setiap individu atau bisnis asing. Namun, dalam kasus alien asing yang merupakan penduduk di AS, IRS memang mengharuskan orang-orang ini untuk mengajukan W-9. Karena banyak penduduk asing tidak memenuhi syarat untuk SSN, mereka harus mengajukan permohonan nomor identifikasi wajib pajak orang pribadi (ITIN) sebelum mengisi formulir W-9.

W-9 Formulir Informasi

Formulir W-9 memiliki panjang satu halaman dan hanya membutuhkan pelaporan beberapa informasi penting. Penerima harus memberikan nama lengkap atau nama bisnis mereka jika bukan pemilik tunggal. Ini juga harus mencantumkan alamat penerima pembayaran dan NPWP yang sesuai. Bagian terakhir dari formulir ini memerlukan tanda tangan untuk menyatakan bahwa penerima pembayaran tidak dikenakan pemotongan cadangan, bahwa NPWP tersebut benar dan bahwa ia adalah warga negara AS atau penduduk, entitas bisnis yang diatur berdasarkan undang-undang AS atau perkebunan domestik atau kepercayaan.

Pemotongan Cadangan

Meskipun sebagian besar pembayaran yang dilakukan bisnis Anda kepada individu dan bisnis yang menyiapkan W-9 tidak dikenakan pemotongan, IRS dapat menagih penerima pembayaran untuk pemotongan cadangan. Pemotongan cadangan sama dengan 28 persen dari setiap pembayaran yang Anda lakukan, tetapi hanya berlaku bila TIN yang diberikan penerima pembayaran salah.