Apa itu Laporan Proyek Otorisasi Pengeluaran?

Laporan proyek otorisasi pengeluaran membantu akuntan dan manajer proyek dalam menemukan metode dan prosedur yang menaikkan biaya proyek. Banyak lembaga pemerintah, seperti universitas negeri atau kantor daerah, menggunakan laporan ini untuk melacak pengeluaran yang berlebihan dan alasan di balik otorisasi mereka. Usaha kecil juga dapat mengambil manfaat dari menggunakan laporan ini untuk melacak biaya perjalanan, biaya hiburan, dan pengeluaran pendidikan untuk karyawan.

Proses Otorisasi Pengeluaran

Manajer proyek sering memasang proses untuk menahan pengeluaran, untuk menemukan tugas-tugas pekerjaan yang merupakan pendarahan pendapatan, dan untuk mengekang limbah perusahaan. Salah satu proses ini melibatkan otorisasi pengeluaran perusahaan. Dalam beberapa kasus, seorang karyawan akan menghabiskan dana pribadi pada aset perusahaan dan meminta penggantian dari manajer proyek atau manajer akun. Di lain waktu, karyawan akan mengakses kartu kredit perusahaan atau rekening bank untuk pengeluaran tersebut. Proses otorisasi memastikan bahwa pengeluaran melayani misi perusahaan.

Laporan Proyek

Manajer proyek juga harus menyiapkan laporan proyek. Laporan proyek menjelaskan kemajuan dan tugas pekerjaan yang dilakukan karyawan selama proyek. Klien menggunakan laporan proyek untuk memahami kinerja pekerjaan, masalah pendapatan, risiko keselamatan dan tugas kepatuhan peraturan yang dihadapi perusahaan selama proyek. Laporan ini juga dapat mencakup data keuangan terkait dengan pengeluaran proyek, seperti perubahan harga bahan baku yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Fungsi Laporan Otorisasi

Laporan otorisasi pengeluaran menunjukkan pengeluaran mana yang diotorisasi, jumlah pengeluaran, dan pihak mana yang memberikan otorisasi. Manajer proyek dapat membandingkan laporan otorisasi dengan anggaran proyek untuk menentukan apakah beberapa pengeluaran resmi memaksa proyek untuk melampaui anggaran dan seberapa banyak. Manajer dapat melacak karyawan yang mengeluarkan biaya dan manajer yang mengesahkan pengeluaran. Laporan-laporan ini dapat mengarahkan manajer proyek untuk merevisi kebijakan otorisasi pengeluaran untuk memperketat departemen yang secara konsisten melebihi anggaran.

Keuntungan dari Laporan Otorisasi

Laporan proyek otorisasi pengeluaran seringkali dapat memberikan alat yang efektif untuk mengevaluasi pengeluaran yang terlibat dalam menyelesaikan proyek. Manajer dan eksekutif perusahaan dapat menggunakan laporan untuk menilai tingkat efisiensi dalam proses internal dan menyusun metode yang paling efektif untuk mengurangi biaya. Laporan memungkinkan mereka untuk melihat bagian mana yang berfungsi pada efisiensi puncak dan mana yang membutuhkan penyempurnaan sebelum proyek besar berikutnya.