Cara untuk Mempromosikan Rapat Staf yang Sukses

Rapat staf adalah forum penting bagi pemilik atau manajer bisnis untuk membangun hubungan dengan karyawan, mengomunikasikan harapan, mendapatkan bantuan untuk menyelesaikan masalah dan merencanakan kegiatan bisnis di masa depan. Jika Anda memanfaatkan rapat staf dengan lebih baik, Anda akan mencapai lebih banyak dalam waktu yang diblokir, apakah Anda bertemu setiap pagi atau sebulan sekali.

Agenda

Menyimpan folder agenda di drive share perusahaan atau di papan pengumuman di luar kantor Anda. Ini akan membantu Anda melacak topik yang ingin Anda diskusikan pada rapat staf mendatang. Saat Anda menulis agenda rapat berikutnya, tanyakan pada diri Anda apakah ada cara yang lebih efisien untuk membahas setiap topik dengan staf Anda. Beberapa topik dapat dicakup dengan lebih cepat dengan mengetikkan informasi dalam email atau mencetaknya di selebaran dan membagikannya ke kotak surat staf. Topik lain, seperti pelatihan khusus, memerlukan presentasi satu per satu atau kelompok kecil dan oleh karena itu tidak akan sesuai untuk rapat staf.

Barang Aksi

Meskipun Anda mungkin ingin mendelegasikan pekerjaan perekam pertemuan, Anda dapat mengambil tanggung jawab untuk mengatur waktu yang dihabiskan dalam rapat staf. Tetapkan waktu yang ditentukan untuk rapat untuk memulai dan mengakhiri, dan patuhi jadwal itu. Rencanakan item tindakan dan minta perekam untuk mencatat ringkasan poin yang dibahas untuk setiap item tindakan dan tindak lanjut apa yang akan diperlukan. Yang terbaik adalah mencatat orang-orang yang bertanggung jawab untuk menindaklanjuti item agenda dan tenggat waktu bagi karyawan tersebut untuk melaporkan temuan mereka kembali ke grup.

Partisipasi

Hindari pertemuan mendadak di lorong atau ruang makan siang dengan beberapa anggota staf. Karyawan yang seharusnya dilibatkan dalam rapat dapat merasa tersisih ketika mereka mendengar apa yang dibahas dalam ketidakhadiran mereka, yang mungkin membuat mereka cenderung tidak mendukung keputusan Anda. Sebagai gantinya, jadwalkan rapat dan undang semua pemangku kepentingan, orang-orang dengan minat dalam topik pertemuan dan mereka yang memiliki pengetahuan atau saran yang akan membantu staf Anda membuat keputusan yang kuat. Cari cara untuk melibatkan orang, seperti meletakkan nomor atau stiker di atas salinan agenda. Gunakan itu sebagai kode untuk membagi orang ke dalam kelompok diskusi dalam pertemuan yang lebih besar.

Pengakuan

Gunakan rapat staf sebagai tempat untuk memberikan pengakuan khusus kepada karyawan atas prestasi mereka. Sangat membantu untuk melibatkan karyawan dalam mengenali pencapaian rekan-rekan mereka. Salah satu cara untuk melakukan ini adalah memiliki penghargaan khusus, seperti permen atau pena perusahaan, bagi karyawan untuk diberikan kepada rekan-rekan yang telah membantu mereka dengan cara khusus. Jika Anda mengenal seseorang yang tidak ingin diakui di depan umum, berikan penghargaan itu pada satu per satu pertemuan atau singgah di kantor karyawan itu dan berikan dengan kurang meriah.