Cara Mengontrol Akuntansi & Persediaan

Sistem akuntansi dan inventaris dapat sangat rentan terhadap pencurian, penipuan, atau salah urus. Mengontrol integritas catatan akuntansi Anda dan keamanan inventaris Anda dapat secara langsung berkontribusi pada laba Anda dengan mengurangi biaya yang tidak perlu. Pemilik usaha kecil memiliki serangkaian opsi kontrol internal yang tersedia untuk mereka, dan setiap bisnis memerlukan serangkaian kontrol unik untuk mengamankan asetnya secara memadai.

Sistem keamanan

Semua data akuntansi dan inventaris harus disimpan seaman mungkin. Batasi akses ke area penyimpanan inventaris, dan instal kamera keamanan dengan perangkat rekaman. Lakukan penghitungan inventaris rutin dan acak untuk mengungkap masalah pencurian atau pemborosan dengan cepat.

Data akuntansi dapat dikompromikan semudah inventaris atau uang tunai, dan penjahat dapat melakukan jumlah kerusakan keuangan yang sama dengan memanipulasi catatan akuntansi seperti pencurian fisik. Lindungi semua server dan workstation komputer dengan kata sandi, dan sewa spesialis keamanan jaringan internal atau pihak ketiga untuk mengamankan akses ke file Anda. Bandingkan data keuangan internal dengan laporan bank dan dokumen keuangan untuk memastikan bahwa catatan Anda tetap akurat.

Pemisahan Tugas

Filosofi di balik pemisahan tugas adalah bahwa pencurian dengan kolusi menjadi lebih sulit ketika lebih banyak orang terlibat dalam proses multi-langkah. Tugas akuntansi dan inventaris melibatkan sejumlah kegiatan dan langkah; memisahkan tugas-tugas ini di antara karyawan di berbagai tingkat perusahaan Anda dapat membantu mengurangi insiden kolusi. Jangan biarkan orang yang sama melakukan pemesanan inventaris dan memeriksa keakuratan pengiriman yang masuk, misalnya. Jangan izinkan orang yang sama membuat setoran bank dan memasukkan tanda terima tunai ke dalam sistem akuntansi, sebagai contoh lain.

Audit Independen

Audit keuangan pihak ketiga bisa mahal dan menghadirkan hambatan bagi produktivitas normal, tetapi audit itu sepadan dengan biayanya jika mengungkap kasus penipuan finansial atau pencurian. Auditor akan menggali jauh ke dalam sistem akuntansi dan catatan keuangan Anda untuk memastikan bahwa semua tugas akuntansi dilakukan secara etis dan profesional.

Berikan staf Anda pemberitahuan di muka yang cukup untuk memungkinkan mereka mempersiapkan peran mereka dalam audit; tidak memberikan pemberitahuan cukup jauh di muka bagi pencuri untuk menutupi jejak mereka.

Laporan Internal

Sistem kontrol internal yang efektif harus memberikan laporan status reguler kepada manajer dan pembuat keputusan lainnya. Sistem informasi manajemen dapat menggabungkan data operasional atau statistik, dan menyajikannya kepada para manajer dalam format yang dapat dibaca dan logis. MIS dapat membuat laporan tentang informasi dasar, seperti penjualan dan pengeluaran harian di setiap outlet ritel, dan data yang lebih kompleks, seperti jumlah rata-rata kesalahan yang tidak dapat diterima dan nyaris tidak dapat diterima pada bagian jalur produksi tertentu.