Jenis-jenis Laporan Penggajian Triwulanan

Pengusaha harus menyerahkan laporan penggajian berkala ke Internal Revenue Service dan otoritas perpajakan negara. Meskipun laporan tersebut mungkin tahunan, laporan penggajian triwulanan lebih umum. Selain itu, beberapa laporan tahunan mengharuskan pengusaha membuat setoran triwulanan, yang membutuhkan laporan penggajian internal untuk memastikan bahwa seluruh kewajiban dibayar pada akhir tahun. IRS mengatur persyaratan untuk laporan pajak federal, tetapi pedoman pelaporan berbeda di setiap negara.

Tempat tinggal

Laporan penggajian didasarkan pada tahun kalender bahkan jika perusahaan mengajukan pajak penghasilan berdasarkan tahun fiskal yang mencakup periode yang berbeda, seperti 1 Juli hingga 30 Juni. Kuartal penggajian adalah 1 Januari hingga 31 Maret; 1 April hingga 30 Juni; 1 Juli hingga 30 September; dan 1 Oktober hingga 31 Desember. Tanggal jatuh tempo untuk laporan penggajian triwulanan biasanya adalah jumlah hari setelah akhir kuartal. Laporan penggajian harus mencakup hanya upah yang benar-benar dibayarkan kepada karyawan selama kuartal tersebut, bahkan jika pemberi kerja memilih untuk memperoleh upah yang belum dibayarkan pada bulan yang benar-benar bekerja.

Pengembalian Pajak Penggajian Federal

Sebagian besar pengusaha harus menyerahkan laporan Formulir IRS 941 setiap kuartal. Formulir ini melaporkan jumlah pajak pendapatan federal dan pajak Jaminan Sosial dan Medicare yang ditahan oleh majikan dari cek karyawan, serta bagian dari pajak Jaminan Sosial dan Medicare milik majikan. Laporan ini tidak merinci pemotongan pajak oleh karyawan tetapi terdiri dari jumlah sekaligus untuk setiap pajak. Ketika pengusaha menyiapkan formulir W-2 untuk setiap karyawan pada akhir tahun, total untuk setiap pajak yang dilaporkan pada W-2 harus sama dengan total yang dilaporkan pada semua 941 laporan. Laporan triwulan 941 akan jatuh tempo paling lambat pada hari terakhir bulan setelah berakhirnya triwulan. Jika, selama kuartal tersebut, pengusaha membuat semua deposito tepat waktu, tanggal jatuh tempo diperpanjang 10 hari. IRS memiliki opsi untuk mengizinkan beberapa pengusaha mengajukan laporan pajak gaji tahunan, bukan triwulanan, tetapi IRS akan memberi tahu majikan jika ada perubahan seperti itu.

Pajak Pengangguran Federal

Pajak pengangguran federal dilaporkan setiap tahun, dan pengusaha tidak diharuskan untuk mengajukan pengembalian triwulanan. Namun, IRS mengharuskan pengusaha untuk melakukan penyetoran setiap tiga bulan. Ini mengharuskan pengusaha untuk membuat laporan internal untuk menghitung setoran. Beberapa program perangkat lunak yang digunakan untuk menyiapkan cek penggajian dapat menghasilkan laporan yang diperlukan, atau pengusaha dapat menyiapkan laporan manual. Setoran jatuh tempo pada akhir bulan setelah akhir kuartal.

Pajak Penggajian Negara

Di negara bagian dengan pajak penghasilan, pengusaha biasanya harus mengajukan pengembalian gaji triwulanan untuk melaporkan jumlah pajak penghasilan negara yang dipotong dari karyawan. Tanggal jatuh tempo bervariasi menurut negara. Sebagai contoh, Washington mengharuskan pengusaha untuk mengajukan laporan pada akhir bulan setelah akhir kuartal, sementara Maryland meminta laporan selambat-lambatnya tanggal 15 bulan setelah seperempat berakhir. Pengusaha harus menghubungi komisi pajak negara mereka untuk menentukan persyaratan.

Pajak Pengangguran Negara

Selain membayar pajak pengangguran federal, pengusaha mungkin harus membayar pajak pengangguran negara bagian. Biasanya, pengusaha menanggung biaya penuh SUTA, yang merupakan singkatan dari Undang-Undang Pajak Pengangguran Negara. Setiap negara bagian memiliki persyaratan berbeda mengenai jumlah minimum upah yang harus dibayar oleh pemberi kerja sebelum ia bertanggung jawab atas SUTA. Biasanya, negara tidak mengumpulkan SUTA pada semua upah yang dibayarkan. Misalnya, sebuah negara bagian mungkin mensyaratkan pembayaran SUTA atas $ 7.000 pertama yang diperoleh setiap karyawan selama satu tahun kalender. Laporan triwulanan biasanya mencantumkan setiap karyawan, nomor Jaminan Sosialnya dan jumlah upah yang dibayarkan selama triwulan yang tunduk pada SUTA, tetapi format pastinya bervariasi.

Kompensasi Pekerja Negara

Di beberapa negara, karyawan dapat membeli asuransi kompensasi pekerja melalui operator swasta. Di negara bagian lain, seperti Oklahoma, pengusaha dapat mengasuransikan diri dan mengirimkan laporan triwulanan kepada negara. Asuransi kompensasi pekerja didasarkan pada riwayat klaim majikan dan merupakan persentase dari gaji. Pekerjaan yang berbeda dengan majikan yang sama dapat memiliki tingkat upah yang berbeda untuk perusahaan pekerja. Sebagai contoh, sebuah perusahaan manufaktur mungkin memiliki tingkat yang lebih rendah untuk tenaga administrasi yang bekerja di kantor depan daripada operator bubut yang bekerja di pabrik.