Contoh Miskomunikasi di Tempat Kerja

Sebagai seorang pengusaha, Anda mungkin seorang yang optimis - seseorang yang melihat gelas setengah penuh, bukan setengah kosong - tetapi dengan banyak ruang untuk perbaikan. Meski begitu, hasil dari laporan utama tentang komunikasi di tempat kerja mungkin menjadi kenyataan yang menakutkan. Sebagai contoh, laporan tersebut, “ Keadaan Miskomunikasi: 6 Wawasan tentang Komunikasi Tempat Kerja yang Efektif, ” mengungkapkan bahwa setengah dari 1.344 responden survei responden memiliki percakapan “hebat” atau “luar biasa” di tempat kerja, dengan rekan kerja mereka dan dengan manajer mereka . Setengah lainnya menganggap percakapan mereka sebagai "biasa-biasa saja, " "miskin" atau "buruk." Jadi, apakah Anda menganggap hasil laporan sebagai "gelas" yang "setengah penuh?" Atau, apakah Anda menganggap gelas itu "setengah kosong"?

Laporan tersebut, dikombinasikan dengan buletin industri lainnya, memberikan wawasan yang sangat berharga tentang cara meningkatkan nilai komunikasi di tempat kerja; pada dasarnya, tujuannya adalah untuk melengkapi gelas itu sehingga dipandang sebagai penuh dari sudut manapun. Banyak dari wawasan ini datang melalui contoh-contoh kesalahpahaman dalam komunikasi. Anda mungkin akan mengenali beberapa dari mereka. Orang lain mungkin membuat Anda tertawa, lebih karena nilai komedi mereka daripada fakta bahwa mereka begitu universal. Tetapi Anda harus belajar dari semuanya sehingga Anda dan karyawan Anda dapat meningkatkan kualitas komunikasi Anda dan memanfaatkan waktu dan sumber daya Anda sebaik mungkin.

“Mempelajari keterampilan yang diperlukan untuk melakukan percakapan yang efektif sangat penting jika kita ingin membuat perubahan dan menghasilkan hasil nyata, baik di dalam maupun di luar kantor, ” kata sponsor laporan, Quantum Workplace, dan Fierce Conversations. "Setiap organisasi harus menyediakan alat dan kesempatan kepada karyawannya untuk melakukan percakapan yang bermakna dan produktif."

Biaya miskomunikasi

Sebelum Anda mempertimbangkan beberapa contoh miskomunikasi yang paling umum, mungkin ada baiknya Anda tetap memikirkan satu hal penting - tentang cara mengurangi miskomunikasi. Seperti kata sponsor laporan:

• “Bagi banyak dari kita, hambatan terbesar untuk memiliki percakapan berkualitas tinggi adalah kita takut untuk membagikan apa yang sebenarnya kita pikirkan dan rasakan. Kami keluar dan tidak naik ke piring ketika kesempatan di atas meja untuk menyuarakan keprihatinan kami. Menjadi nyata itu menakutkan, tetapi percakapan tidak nyata itulah yang seharusnya membuat kami takut, karena itu sangat mahal. ”

Betapa mahal miskomunikasi ini - dalam hal keuangan maupun biaya manusia - sama menakutkannya. Sebuah survei terhadap 403 eksekutif senior, manajer dan anggota staf junior yang dilakukan oleh The Economist Intelligence Unit dan Lucidchart menemukan bahwa gangguan komunikasi di tempat kerja mengarah ke:

• Tingkat stres yang lebih tinggi (di antara 52 persen responden)
• Keterlambatan atau kegagalan untuk menyelesaikan proyek (di antara 44 persen ) Semangat rendah (di antara 31 persen ) Kehilangan sasaran kinerja (di antara 25 persen ) * Kehilangan penjualan (di antara 18 persen )

Meskipun sulit untuk menempelkan nilai dolar pada sebagian besar dari konsekuensi ini, responden yang berperan dalam “Hambatan komunikasi di tempat kerja modern” menghargai sepertiga dari penjualan yang hilang di antara $ 100.000 dan $ 999.999.

"Studi kami dengan Economist Intelligence Unit mengkonfirmasi bahwa gangguan komunikasi memiliki dampak mendalam pada semua orang di organisasi, terlepas dari jenis kelamin, generasi atau senioritas dalam perusahaan, " kata Nathan Rawlins, kepala pemasaran di Lucidchart. "Dengan memahami penyebab dan dampak dari komunikasi yang buruk, para pemimpin bisnis dapat fokus pada menciptakan strategi untuk membangun inklusi dan keragaman kognitif di tempat kerja."

Contoh-Contoh Kesalahpahaman

Sebagian besar bentuk miskomunikasi di tempat kerja dapat ditelusuri hingga 10 penyebab umum, jika tidak familier. Tetapi mengisi segelas optimisme itu - dengan kata lain, mendapatkan obat - terkadang lebih sulit.

Contoh Miskomunikasi 1

“ Jangan salahkan saya; lihat dirimu ”

Agaknya, tidak ada yang menetapkan menjadi komunikator yang buruk. Demikian juga, tidak ada yang menetapkan informasi yang keliru. Jadi ketika miskomunikasi terjadi, itu memicu mekanisme pertahanan, membuatnya terlalu mudah juga menyalahkan "orang lain."

Hampir 81 persen karyawan dalam survei Quantum-Fierce mengatakan bahwa miskomunikasi di tempat kerja mereka terjadi sangat sering, sering atau kadang - kadang . Tetapi hanya setengah dari responden mengakui bahwa mereka "terlibat langsung" dalam miskomunikasi. Setengah lainnya mengatakan mereka tidak pernah, hampir tidak pernah atau jarang terlibat secara langsung.

Isi gelasnya: Jadi siapa yang bertanggung jawab untuk membendung miskomunikasi? Responden survei bahkan tidak bisa menyetujui hal ini, dengan sekitar 53 persen menunjuk ke "semua kelompok karyawan" dan 32, 5 persen beralih ke supervisor dan manajer.

Contoh Miskomunikasi 2

“ Lebih baik mengatakan apa pun daripada disalahtafsirkan”

Tidak ada yang bisa membunuh percakapan lebih cepat daripada seseorang yang menolak untuk melakukannya. Sekitar setengah dari karyawan survei mengatakan mereka "jarang" berbicara di tempat kerja. Tetapi ketika mereka melakukannya, yang menarik, sekitar 52 persen lebih cenderung membuka diri terhadap manajer langsung mereka sementara hanya 47, 5 persen mengatakan mereka akan beralih ke rekan kerja mereka. Lebih dari kendi air yang tinggi dibutuhkan di sini; Temuan ini menunjukkan kepada penulis survei bahwa banyak tempat kerja menderita "masalah budaya."

Isi gelas: Memupuk budaya "pemberdayaan suara" membutuhkan pemilik usaha kecil untuk mengembangkan rasa percaya dengan:

• Mempertahankan kehadiran yang terlihat di tempat kerja. Bersikap adil dan konsisten. Berkomunikasi dengan jujur ​​dan mengakui ketidakpastian ketika itu ada. Peragakan nilai-nilai Anda (tidak hanya mendukungnya). Mendorong umpan balik karyawan dan interaksi di tempat kerja.

Contoh Miskomunikasi 3

" Tolong, tidak ada lagi pertemuan"

Sedikit lebih dari 55 persen responden survei Quantum-Fierce mengatakan pertemuan adalah sumber utama miskomunikasi di tempat kerja, sebagian besar karena responden:

• Menafsirkan pesan dan tujuan secara berbeda. Merasa tidak nyaman menyuarakan pendapat mereka. Percaya terlalu banyak waktu dihabiskan untuk topik-topik yang tidak penting.
• Katakan bahwa terlalu sedikit waktu untuk membahas dan berdiskusi. * Salahkan konflik kepribadian di antara tim mereka.
• Tegaskan bahwa rapat memiliki struktur yang terlalu sedikit.

Isi gelasnya: Pemilik usaha kecil dapat menjalankan rapat yang produktif - dan yang berlangsung 15 menit atau kurang - dengan:

• Membuat, dan mengirim, agenda rapat sebelumnya. Mengharapkan karyawan untuk berkontribusi. Mengatasi "langkah selanjutnya" sebelum penundaan.

Contoh Miskomunikasi 4

“ Ulasan kinerja adalah buang-buang waktu”

Sekitar 63 persen responden survei mengatakan bahwa tinjauan kinerja satu lawan satu - antara mereka dan atasan langsung mereka - adalah sumber utama miskomunikasi. Meskipun ulasan dapat menjadi waktu yang ideal bagi karyawan dan penyelia untuk menempa "rapat pikiran", karyawan mengatakan miskomunikasi berasal dari:

• Ketidakpercayaan bahwa kekhawatiran mereka akan didengar. * Frustrasi bahwa tujuan yang jelas tidak ditetapkan.
• Prioritas berbeda. * Terlalu banyak waktu dihabiskan untuk topik-topik yang tidak penting.
• Ulasan memiliki struktur sedikit atau tidak ada.
• Merasa tidak nyaman untuk meminta klarifikasi.

Isi gelasnya: Pemilik usaha kecil dapat mengubah ulasan kinerja menjadi sesi yang produktif dengan:

• Memastikan bahwa sistem peninjauan mereka sejelas dan komprehensif. Mengklarifikasi poin penting dengan contoh. Mendorong karyawan untuk bertanya dan berkontribusi. * Menyusun tujuan.
• Merangkum ulasan di bagian akhir.

Contoh Miskomunikasi 5

“ Salahkan teknologi saya”

Hampir setengah (atau 46 persen) dari responden survei Quantum-Fierce menunjuk teknologi (terutama email dan SMS) sebagai kontributor miskomunikasi. Mereka menunjukkan beberapa kebenaran nyata dalam mengatakan bahwa teknologi sering:

• Tidak mampu memberikan kesempatan untuk pertanyaan dan klarifikasi. * Menghilangkan kesempatan untuk mendengar nada suara dan infleksi.
• Gagal menggabungkan ekspresi wajah dan gerak tubuh.

Isi gelasnya: Jelas, nuansa komunikasi tatap muka menjadikannya bentuk komunikasi yang unggul - dan yang seharusnya mengarah pada kesalahan interpretasi yang lebih sedikit. Penulis survei Quantum-Fierce menyarankan bahwa "organisasi perlu berinvestasi dalam pelatihan seputar komunikasi yang dibantu teknologi dan memberikan panduan kapan panggilan telepon atau percakapan tatap muka paling tepat."

Contoh Miskomunikasi 6

“ Maafkan kesenjangan generasi saya”

Survei Economist mengungkap apa yang dipahami oleh banyak orang tentang mengatasi masalah di tempat kerja: berbagai prioritas dan tingkat kenyamanan dengan teknologi. Sekitar sepertiga dari milenium fokus pada proses di tempat kerja sementara sekitar persentase yang sama dari Baby Boomers dan Gen Xers memberikan nilai lebih besar dalam membuat koneksi manusia dan menjalin hubungan pribadi. Sementara sepertiga dari milenium bergantung pada media sosial dan SMS, hanya sekitar 12 persen generasi yang lebih tua yang menggunakannya.

Isi gelas: Untuk pemilik usaha kecil, diplomasi bisa menjadi setelan panjang. "Para pemimpin masa depan harus memiliki kemampuan untuk berkomunikasi lintas gaya dan mode, menjangkau lintas generasi, " tulis penulis survei. “Sebagai komunikator fungsional, generasi millenial mungkin akan terus menggunakan berbagai alat baru saat mereka naik dan bertambah tua. Kuncinya adalah menyesuaikan penggunaan masing-masing dengan gaya komunikasi yang berbeda di sekitar mereka. Demikian juga, generasi yang lebih tua harus bersedia merangkul alat komunikasi baru yang digunakan pemimpin berkembang untuk terhubung dan berinovasi. "

Contoh Miskomunikasi 7

" Maafkan saya, sementara saya langsung mengambil kesimpulan"

Ini akan menjadi hari yang langka memang ketika seorang karyawan akan mengakui bahwa ia membuat asumsi dan menarik kesimpulan tanpa meluangkan waktu untuk memverifikasi informasi dengan seseorang "dalam pengetahuan." Pada kenyataannya, itu terjadi sepanjang waktu, baik dalam komunikasi tertulis dan verbal. Contoh utama: Seorang manajer yang berbicara tentang “efisiensi pemuliaan” dan karyawan yang mengartikan kata-kata sebagai kode untuk “PHK.” Sebenarnya, manajer dapat merujuk pada kebutuhan untuk lebih efisien dengan pasokan kertas fotokopi kantor. Sudah cukup buruk ketika asumsi dibiarkan membusuk secara pribadi; kekeliruan komunikasi seperti itu terjadi jika karyawan menyebarkan asumsi yang salah kepada orang lain.

Isi gelasnya: Obat yang relatif sederhana yang diusulkan oleh The 2 Perscent Factor, sebuah perusahaan konsultan manajemen: manajer harus jelas dan ilustratif dalam sambutannya. Dan karyawan harus meminta klarifikasi. Dalam iklim kepercayaan, mereka biasanya akan melakukannya.

Contoh Miskomunikasi 8

" Saya mencoba yang terbaik untuk mengesankan Anda"

Pemilik usaha kecil bukan satu-satunya yang ingin dipandang cerdas, cerdas, dan profesional. Karyawan memiliki kebutuhan yang sama. Tetapi kadang-kadang mereka melakukannya dengan cara yang salah, mengeruhkan pesan mereka dengan frasa dan jargon yang rumit atau berangin yang mengarah pada kebingungan dan miskomunikasi. 2% Factor mengutip contoh dari seseorang yang jelas-jelas berusaha terlalu keras untuk mengesankan: "Karyawan harus bekerja lebih sinergis dengan menggunakan praktik terbaik dalam penyelesaian konflik untuk memastikan mereka mencapai produktivitas yang optimal." Terjemahan itu lebih sederhana untuk dipahami: "Kami ingin staf kami bekerja lebih baik bersama sehingga mereka dapat menyelesaikan lebih banyak pekerjaan."

Isi gelas: Mengatakan apa yang Anda maksud dan apa yang Anda katakan adalah inti dari komunikasi. Ini mungkin tidak dianggap "pembicaraan mewah"; sebenarnya, ini pembicaraan biasa. Tetapi pembicaraan biasa biasanya mencapai tujuannya: menjadi jelas dan langsung dan akhirnya dipahami.

Contoh Miskomunikasi 9

" Mengatakan lebih sedikit adalah lebih banyak"

Jika Anda telah beroperasi dengan asumsi bahwa "singkatnya adalah yang terbaik, " Anda umumnya berada di jalur yang benar. Tapi taktik apa pun bisa diambil ke ekstrem, dan "di bawah menjelaskan" adalah contoh singkatnya terlalu jauh. Di bawah penjelasan dapat membuat pertanyaan dan kebingungan, mengarahkan karyawan untuk mengisi kekosongan (dan memaksa mereka untuk sekali lagi, melompat ke kesimpulan yang mungkin salah).

Isi gelasnya: Jika Anda belum siap untuk mengungkapkan semua detail yang dibutuhkan karyawan sehingga mereka dapat memahami pesan Anda, pertimbangkan kembali waktunya. Kebanyakan orang mendapat manfaat dari dan menghargai contoh dan ilustrasi detail ini. Jika karyawan Anda membutuhkan contoh-contoh ini, mereka dapat membacanya. Tetapi setidaknya Anda akan melakukan bagian Anda sebagai komunikator yang efektif.

Contoh Miskomunikasi 10

" Mengatakan lebih banyak lebih banyak"

Kebalikan dari "kurang menjelaskan" adalah "terlalu banyak menjelaskan", dan praktik ini juga biasanya dilakukan oleh seseorang yang tidak yakin tentang kemampuannya berkomunikasi. Dia memutuskan untuk meredam pesannya secara terperinci, yang seringkali merupakan detail yang tidak perlu, menyebabkan penerima pesan melepaskan diri terlalu dini.

* Isi gelas: * Akan mudah jika ada beberapa aturan yang sulit dan cepat tentang berapa lama dan detail pesan seharusnya. Jika Anda mendapati diri Anda bingung, sisihkan pesan Anda selama satu jam atau lebih, dan kembalilah ke sana, paksakan diri Anda untuk melihatnya melalui mata dan telinga seseorang yang tidak mendapat informasi. Tanyakan pada diri sendiri, Apa yang perlu diketahui orang ini? Apa yang akan membantunya memahami saya? Sudahkah saya menggunakan bahasa yang sejelas mungkin? Mungkin juga membantu untuk menyimpulkan pesan dengan undangan untuk menindaklanjuti dengan Anda, secara pribadi, jika ada pertanyaan. Umpan balik karyawan dapat memberi Anda petunjuk tentang bagaimana membingkai pesan di masa depan sehingga mereka akan memenuhi optimis batin Anda dan mempertahankan pandangan Anda tentang gelas itu setengah penuh.