Etiket Rapat Virtual

Kelebihan dari pertemuan virtual adalah peserta dapat bertemu dan mendiskusikan proyek atau masalah lain tanpa berada di tempat yang sama. Rapat virtual dapat menghemat biaya untuk bisnis kecil, karena memungkinkan orang dengan waktu terbatas atau yang jauh untuk bergabung dengan rapat tanpa biaya membersihkan kalender atau memesan perjalanan bisnis. Tetapi sementara menghubungkan semua orang mungkin mudah, memiliki pertemuan virtual yang produktif dan profesional mungkin menjadi tantangan.

Teknologi

Pastikan teknologi yang akan Anda gunakan berfungsi dengan baik sebelum pertemuan, untuk memberi diri Anda waktu untuk melakukan penyesuaian yang diperlukan. Meskipun pertemuan itu virtual, peserta masih harus meluangkan waktu dari hari mereka untuk hadir. Gagal memastikan bahwa teknologi berfungsi dengan baik dapat menyebabkan beberapa peserta tersisih atau marah karena membuang waktu mereka. Buat pertemuan tes dengan teman atau kolega di kantor lain untuk memastikan teknologinya bekerja dengan baik dan sinyal audio dan video jelas. Audio statis dan video berombak akan membuat beberapa peserta tidak ikut serta dalam rapat.

Pengaturan

Meskipun Anda bertemu secara virtual, Anda harus berpartisipasi dari lingkungan profesional. Jika berpartisipasi dari rumah atau lokasi umum, temukan ruang pribadi yang tenang dan matikan televisi dan musik. Jika memungkinkan, suruh orang lain menjaga agar anak-anak atau hewan peliharaan tidak sibuk sehingga tidak mengganggu rapat. Berpakaian seprofesional yang Anda bisa jika Anda pergi ke kantor dan duduk di meja atau di kursi, alih-alih bersantai di sofa atau di tempat tidur Anda.

Partisipasi

Berpartisipasi dalam rapat virtual mungkin lebih sulit daripada rapat tradisional karena sulit membaca sinyal visual dari monitor komputer dan menentukan kapan orang lain akan berbicara. Jika Anda memimpin rapat, rancanglah sehingga setiap peserta memiliki waktu untuk berkontribusi, dengan mengarahkan pertanyaan kepada peserta tertentu. Batasi ukuran rapat juga; semakin kecil jumlah peserta, semakin mudah bagi semua orang untuk berpartisipasi dan dipahami. Hindari multitasking selama rapat. Memeriksa email atau mengerjakan proyek lain menggoda selama pertemuan virtual, tetapi itu akan membuat Anda tidak berpartisipasi penuh.

Fokus

Buat pertemuan tetap fokus. Email agenda rapat kepada peserta terlebih dahulu dan sertakan salinan dokumen apa pun yang akan Anda diskusikan selama pertemuan. Seperti halnya pertemuan tatap muka, tetapkan seseorang untuk bertanggung jawab atas waktu dan dorong semua orang untuk tetap berpegang pada agenda. Buat rapat singkat untuk memastikan bahwa semua peserta terlibat selama pertemuan.