Cara Menulis Pernyataan Acara untuk Insiden SDM

Masalah di tempat kerja, atau insiden sumber daya manusia, umumnya ditangani oleh anggota staf SDM atau spesialis hubungan karyawan yang dilatih untuk menyelidiki keluhan karyawan. Rincian tentang keluhan karyawan harus didokumentasikan sebagai bagian dari proses investigasi. Mengelola investigasi insiden SDM dimulai jauh sebelum karyawan mengajukan keluhan. Ini dimulai dengan komitmen pengusaha terhadap praktik ketenagakerjaan yang adil, seperti hukum federal dan negara bagian yang melarang diskriminasi dan pelecehan di tempat kerja, dan kebijakan di tempat kerja tentang penanganan investigasi dan penyelesaian pengaduan.

Hukum Federal

Komisi Kesempatan Kerja Setara AS memberlakukan Judul VII Undang-Undang Hak Sipil tahun 1964 dan undang-undang federal lainnya yang melindungi pekerja dari praktik ketenagakerjaan yang tidak adil. Undang-undang anti-diskriminasi federal dan negara bagian merupakan dasar di mana banyak keluhan di tempat kerja diajukan. Seorang karyawan mungkin tidak secara khusus mengutip undang-undang yang melarang perlakuan yang ia keluhkan; tergantung pada SDM untuk mendokumentasikan dasar pengaduan. Oleh karena itu, file HR biasanya berisi uraian singkat tentang dasar dan hukum yang berlaku. Misalnya, jika seorang karyawan wanita mengeluh bahwa atasannya terlibat dalam perilaku yang tidak disukai, termasuk komentar yang menyentuh dan cabul, file HR mungkin mengindikasikan "Tuduhan: Pelecehan Seksual oleh Supervisor - Judul VII Investigasi."

Kewajiban Majikan

EEOC sangat merekomendasikan agar pengusaha mengatasi potensi pertanggungjawaban dengan bergerak cepat untuk menyelidiki dan menyelesaikan masalah di tempat kerja. Agen tersebut mengatakan bahwa pengusaha yang membuat proses bagi karyawan untuk melaporkan masalah di tempat kerja menggunakan metode yang tepat yang memungkinkan mereka untuk mengatasi keluhan karyawan dan menyelesaikannya sebelum mereka meningkat ke tuduhan formal diskriminasi yang diajukan di bawah perlindungan federal atau negara bagian. Semakin cepat SDM melakukan investigasi, semakin kuat pertahanannya dalam mengurangi tanggung jawab atas dugaan praktik ketenagakerjaan yang tidak adil.

Rapat Sumber Daya Manusia

Pernyataan saksi pertama yang diambil HR adalah dari karyawan. Dalam pertemuan pribadi, spesialis SDM mendesak karyawan untuk mengungkapkan rincian tentang keluhannya. HR mendengarkan dengan penuh perhatian dan mencatat pernyataan karyawan - menggunakan catatan tulisan tangan atau yang diketik - saat ia memberikan informasi tentang insiden tersebut. Dia harus didorong untuk memberikan informasi faktual dan tidak disarankan menyembunyikan informasi karena dia mengasumsikan bahwa detail tertentu mungkin tidak relevan. SDM membuat keputusan tentang apa yang relevan.

Rantai acara

Sepanjang ingatannya, karyawan tersebut harus memberikan informasi seperti tanggal, lokasi, keadaan, dan nama karyawan yang hadir ketika insiden itu terjadi. Selain itu, karyawan harus menggambarkan reaksinya atau bagaimana dia merespons insiden tersebut. Misalnya, "18 Desember 2012 - Departemen Penjualan - Sekitar pukul 6 sore, penyelia Ms. Smith, Mr. Doe, berdiri tepat di belakangnya dan meletakkan tangannya di bahu kanannya ketika dia bertanya apakah Ms. Smith akan tetap terlambat untuk menangkap bekerja dari hari sebelumnya. Ms Smith menolak. Tidak ada karyawan lain yang hadir. "

Pernyataan Saksi

Keluhan karyawan diperlakukan seperti pernyataan saksi lainnya selama investigasi. HR merangkum keluhan karyawan dan menyiapkan pernyataan tertulis untuk tanda tangan karyawan, setelah itu HR memperingatkan karyawan untuk tidak membahas keluhan tersebut dengan rekan kerja, penyelia, atau siapa pun. HR menjelaskan bahwa hal itu akan menjaga kerahasiaan masalah sejauh mungkin tetapi mewawancarai saksi lain akan memerlukan pengungkapan informasi dasar tentang keluhan karyawan.

Organisasi dan Kerahasiaan

Rantai peristiwa harus disusun berdasarkan urutan kronologis. SDM harus menghindari penggunaan bahasa dalam pernyataan saksi mana pun yang menunjukkan penilaian prematur atas kredibilitas saksi. Faktanya, SDM tidak boleh membuat catatan kritis, analisis atau penilaian kredibilitas di mana saja dalam file investigasi. Simpan semua penilaian dan analisis terpisah dari file investigasi dalam file rahasia lain. Catatan seperti ini dapat ditemukan jika mereka menjadi bagian dari file investigasi, yang berarti bahwa jika masalah tersebut akhirnya menjadi tuntutan hukum, pengacara karyawan dapat meminta SDM untuk membuat dokumen yang relevan dengan insiden tersebut, yang akan mencakup semua bahan investigasi.