Yang Harus Digunakan: Excel atau Akses untuk Laporan Keuangan?

Microsoft Excel dan Microsoft Access keduanya menyimpan data yang digunakan untuk menulis laporan keuangan. Namun, Excel memiliki lebih banyak opsi bawaan untuk menghasilkan laporan dengan cepat dari sejumlah kecil data keuangan. Akses lebih cocok ketika jumlah data yang sangat besar harus digabungkan untuk membuat laporan yang kompleks.

Dataran Datar dan Relasional

Excel adalah program perangkat lunak spreadsheet dan Access adalah program perangkat lunak basis data, tetapi keduanya dapat digunakan untuk menyimpan data dengan cara yang sama. Basis data "datar" menyimpan satu tabel dengan bidang data di setiap catatan; ini secara fungsional identik dengan kolom data dan baris spreadsheet. Database "relasional" menghubungkan beberapa tabel data secara bersamaan, menggunakan informasi di tabel pertama untuk mengumpulkan informasi dari tabel lain, seperti menjumlahkan penjualan semua toko di area tertentu. Database relasional mirip dengan buku kerja Excel yang berisi beberapa lembar, tetapi umumnya lebih fleksibel dan kuat.

Memilih Struktur

Database datar dan buku kerja lembar tunggal adalah jenis struktur yang paling umum di Access dan Excel karena sebagian besar proyek tidak memiliki data atau kompleksitas yang cukup untuk membutuhkan database relasional atau struktur multi-lembar. Tetapi ketika bisnis Anda harus menggabungkan data dalam jumlah besar, basis data relasional lebih efisien. Ketika laporan keuangan menampilkan data yang dirangkum dan dirata-rata dalam berbagai cara - misalnya, pengelompokan berdasarkan wilayah dan jenis penjualan - atau ketika laporan tersebut harus mengumpulkan data dari berbagai sumber, basis data relasional membuat proses lebih mudah ketika disiapkan dengan benar. Sementara Excel memungkinkan fungsionalitas basis data relasional, Access menyediakan metode yang lebih kuat dan otomatis untuk bekerja dengan struktur itu.

Templat

Excel dan Access keduanya mencakup tata letak yang telah ditetapkan dan struktur basis data untuk kebutuhan bisnis umum. Setelah mempertimbangkan apakah Anda memerlukan basis data datar atau relasional, tinjau templat dan basis data yang disertakan untuk melihat apakah ada yang cocok dengan persyaratan yang Anda perlukan untuk menyimpan dan melaporkan data Anda. Peragaan apa yang termasuk dalam setiap struktur memberi Anda detail untuk menentukan apakah persyaratan data Anda lebih cocok untuk disimpan di Excel atau Access.

Memilih Perangkat Lunak

Baik Access dan Excel adalah aplikasi yang sangat kompleks yang membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk dapat dikuasai sepenuhnya, tetapi Excel memiliki head-to-use yang mudah digunakan karena keterampilan spreadsheet dasar sudah cukup untuk memulai dengan program ini. Jika Anda masih ragu aplikasi mana yang lebih cocok dengan kebutuhan Anda, mulailah dengan templat Excel dan lihat apakah itu bekerja dengan baik dengan data mentah Anda. Jika Anda sering membuat lembar baru, atau perlu membuat perhitungan yang rumit, beralihlah ke database Access dan impor lembar yang sudah Anda buat di Excel. Akses biasanya membutuhkan lebih banyak pekerjaan mendesain tata letak produk akhir, tetapi menyimpan pekerjaan saat membuat rumus yang menghasilkan laporan.