Cara Menulis Lingkup Pekerjaan Dilakukan

Ruang lingkup creep adalah musuh banyak manajer proyek dan jika tidak dikelola dengan baik dapat menghancurkan proyek. Memodifikasi ekspektasi proyek untuk memenuhi ekspektasi pemangku kepentingan yang berubah atau menambahkan fitur ke desain proyek yang sudah disetujui memengaruhi waktu proyek, alokasi anggaran, dan sumber daya. Dokumen lingkup pekerjaan yang ditulis dengan baik yang menetapkan produk kerja yang jelas dan harapan garis waktu adalah cara untuk mencegah merayapnya lingkup terjadi. Sangat penting, bagaimanapun, untuk mengetahui cara menulis ruang lingkup kerja yang efektif untuk menjaga ambiguitas dari membuat dokumen menjadi tidak berarti.

Fungsi dan Tujuan

Ruang lingkup fungsi kerjanya hampir sama dengan kontrak layanan bisnis. Meskipun tidak mengikat secara hukum, SOW adalah perjanjian formal antara pemangku kepentingan proyek - mereka yang memiliki kepentingan dalam hasil proyek - dan manajer proyek atau tokoh otoritas lainnya. SOW menetapkan persyaratan kinerja proyek yang sebelumnya dinegosiasikan dan disepakati, termasuk tonggak proyek, hasil dan harapan prosedur pelaporan serta jadwal untuk memenuhi setiap harapan. Ini menjadi tolok ukur untuk mengukur kemajuan pekerjaan yang dilakukan, yang mengarah pada keberhasilan penyelesaian proyek.

Pedoman Penulisan Umum

Pedoman penulisan umum untuk SOW serupa dengan yang untuk menulis kebijakan atau prosedur bisnis. Pernyataan harus jelas, singkat dan hanya memuat sebanyak mungkin kata yang diperlukan untuk mengomunikasikan poin tersebut. Gunakan suara aktif dan bahasa berorientasi tugas yang mudah dipahami oleh siapa pun dari pemegang saham proyek hingga anggota tim entri data. Misalnya, tuliskan akronim, tentukan istilah, dan sertakan bagan, kalender, dan alat bantu visual lainnya yang menjelaskan harapan dan mempermudah membaca dokumen.

Format SOW

Bagilah SOW menjadi beberapa bagian yang berbeda, termasuk glosarium, pernyataan definisi proyek, pernyataan yang menguraikan tujuan proyek bersama dengan deskripsi tentang bagaimana setiap tujuan akan dipenuhi, daftar terperinci dari hasil proyek dan pihak yang bertanggung jawab, kalender atau daftar yang menampilkan tonggak sejarah dan proyek yang telah ditentukan sebelumnya tanggal rapat, dan garis waktu untuk menyelesaikan tugas proyek dan untuk menyerahkan hasil proyek. Secara total, bagian-bagian dari SOW harus melukiskan gambaran yang jelas tentang proyek, harapannya dan tanggung jawab mereka yang terlibat.

Pengukuran Tolok Ukur Proyek

Setiap bagian dari SOW harus mencakup pengukuran tolok ukur yang menilai pekerjaan dilakukan dan menjaga proyek tetap pada jalurnya. Benchmark adalah penilaian kuantitatif atau kualitatif yang dapat diukur, yang tidak meninggalkan ruang untuk interpretasi pribadi. Angka, tanggal, waktu dan perhitungan persentase adalah contoh tolok ukur kuantitatif. Tolok ukur kualitatif kadang-kadang bisa lebih sulit untuk ditulis, karena mereka tidak dapat memasukkan sedikit pun ambiguitas. Misalnya, kiriman yang ditulis sebagai "Buat lembar tip untuk mengatasi kebutuhan pengguna akhir" mengidentifikasi kiriman tetapi ambigu dan meninggalkan ruang besar untuk interpretasi pribadi. Jauh lebih efektif dan mudah diukur adalah hasil yang dituliskan sebagai “Tulis lembar tip satu halaman yang membahas proses pengaturan dua langkah, jelaskan kebijakan kata sandi dan garis besar prosedur untuk membuat kata sandi.