Cara Menulis Memo Dari SDM

Departemen sumber daya manusia secara teratur mengirim komunikasi kepada karyawan tentang berbagai topik - mulai dari mendokumentasikan pemutusan hubungan kerja karyawan hingga memperluas undangan ke piknik perusahaan. Komunikasi SDM yang paling efektif dibangun dengan baik, membuat audiens selalu diingat dan didistribusikan dengan tepat. Ini juga mengandung bahasa yang tidak diserahkan kepada pembaca untuk menafsirkan maknanya, artinya memo SDM harus jelas dan tidak ambigu.

1.

Buat konsep tujuan dan garis besar pesan Anda. Memo dari sumber daya manusia dapat berupa informasi, seperti pembaruan kebijakan atau prosedural, atau dapat berupa konfirmasi tertulis mengenai tindakan ketenagakerjaan, seperti dokumentasi untuk peninjauan atau pemutusan disipliner. Saat Anda menyusun garis besar, tentukan posisi atau judul, latar belakang, dan kualifikasi pembaca Anda.

2.

Persiapkan daftar karyawan yang akan dibagikan memo Anda. Minta departemen TI Anda untuk memberi Anda daftar email untuk semua karyawan, atau untuk kelompok karyawan tertentu. Jika Anda menulis memo informasi kepada karyawan, salinlah supervisor dan manajer mereka. Kepemimpinan harus selalu menyadari informasi yang diberikan kepada karyawan yang melapor kepada mereka.

3.

Kumpulkan data yang diperlukan untuk mendukung topik Anda. Misalnya, jika Anda menulis tentang perubahan kebijakan, dapatkan salinan buku pegangan saat ini dan prosedur operasi standar. Juga, dapatkan pernyataan kebijakan revisi yang telah disebarluaskan setelah buku pedoman Anda diterbitkan. Jika kebijakan terkait dengan proses, seperti teknologi, dapatkan instruksi langkah demi langkah untuk menggunakan teknologi baru.

4.

Buat daftar karyawan yang Anda tulis memo itu. Tentukan siapa pembaca Anda dan sesuaikan bahasanya. Misalnya, jika Anda menulis kepada spesialis TI tentang masalah prosedural, mereka akan memahami teknologi berbicara. Namun, jika Anda menulis memo tentang proses TI dan audiens Anda terdiri lebih dari staf TI, persiapkan sehingga dapat dimengerti oleh audiens yang luas.

5.

Tempatkan salinan memo yang diarahkan ke masing-masing karyawan dalam file personel mereka. Beberapa memo rahasia mungkin perlu disajikan dalam pertemuan tatap muka terlebih dahulu, dan jika memo itu ada hubungannya dengan pemutusan hubungan kerja, supervisor atau manajer karyawan harus hadir selama rapat ketika memo itu diserahkan kepada karyawan.

6.

Tunjukkan apakah memo HR bersifat rahasia. Korespondensi SDM dapat berisi informasi sensitif tentang upah dan syarat dan ketentuan tentang masalah ketenagakerjaan seperti tunjangan, disiplin, metrik SDM, dan rencana strategis SDM. Salinan memo HR rahasia harus disimpan dalam file dengan akses terbatas.