Cara Menulis Surat Permintaan

Sebuah surat permintaan, juga disebut sebagai surat permintaan atau disingkat LOD, adalah dokumen yang menegaskan penerima menghormati kontrak atau membuat ganti rugi atas kegagalan untuk melakukan di bawah kontrak. Surat permintaan harus jelas dan dalam bahasa Inggris sederhana agar tidak membingungkan pembaca, menurut James W. Martin, seorang pengacara bisnis dan pengesahan hakim di St. Petersburg, Florida. Jika surat itu terdiri dari jargon hukum atau berbelit-belit, ia kehilangan efektivitasnya.

1.

Berikan sinopsis singkat dari perselisihan tersebut. Pertama mengidentifikasi pihak-pihak yang terlibat, kemudian memberikan ringkasan perselisihan. Ringkasan harus mencakup peristiwa-peristiwa yang mengarah pada situasi saat ini dan kinerja yang diharapkan dari masing-masing pihak. Meskipun orang yang menerima LOD akan memiliki akun peristiwa, ringkasan ini akan berfungsi sebagai dokumentasi tambahan, jika masalah menghasilkan tindakan hukum.

2.

Termasuk solusi dan menawarkan alternatif untuk tindakan hukum. Legal Zoom's Monica Sanders menyatakan bahwa sepenuhnya tepat untuk menawarkan alternatif atau opsi penyelesaian dalam surat permintaan. Anda harus memasukkan apa yang diharapkan dari pihak lain dan apa yang dapat dilakukan untuk menyelesaikan masalah tersebut. Misalnya, jika perselisihan itu menyangkut kontrak bangunan, minta penerima untuk menyelesaikan proyek. Jika masalahnya bukan pembayaran faktur, tawarkan untuk membayar kurang dari jumlah yang terutang.

3.

Sertakan dokumen pendukung. Pengacara Joseph L. Matthews menyatakan bahwa melampirkan dokumentasi pendukung sangat penting untuk mendapatkan hasil dari surat permintaan. Ini harus mencakup segala sesuatu yang relevan dengan situasi seperti kontrak atau pertukaran email. Pastikan untuk menyimpan dokumen asli dan hanya melampirkan salinan.

4.

Nyatakan niat Anda jika tuntutan Anda tidak terpenuhi. Sertakan niat Anda dalam surat jika penerima tidak akan mematuhi tawaran Anda: mempekerjakan pengacara, merujuk masalah tersebut ke agen penagihan atau mengajukan gugatan perdata. Jika penerima adalah profesional berlisensi, beri tahu dia bahwa Anda akan mengajukan keluhan kepada agen lisensi dan / atau melaporkannya ke Better Business Bureau.