Cara Menulis Kebijakan Piutang Akun Perusahaan

Piutang usaha didefinisikan sebagai aset yang mencerminkan pembayaran di masa depan. Pada kenyataannya, piutang adalah hutang. Bagaimana bisnis Anda berurusan dengan kewajiban utang, dan persyaratan utang, harus ditulis dengan jelas dalam kebijakan organisasi yang dipahami staf Anda. Istilah-istilah tertentu seperti "hapus buku" dan "koleksi, " misalnya, harus didefinisikan. Teknik pengumpulan dan kebijakan serta prosedur yang digunakan setelah pembayaran tunggakan juga dapat membantu mereka yang ada di departemen piutang Anda untuk lebih baik menjalankan tugas dan tanggung jawab.

Definisi Kebijakan dan Manajemen Piutang

Langkah pertama dalam menulis kebijakan piutang adalah untuk memberikan definisi dari semua istilah kunci yang digunakan. Sertakan definisi untuk piutang, penghapusan akun dan berbagai jenis piutang. Anda mungkin juga ingin memasukkan informasi tentang manajemen piutang untuk memasukkan prosedur untuk mencatat, mengumpulkan, memegang, menyetujui, menyesuaikan, meninjau, merujuk, atau memproses piutang.

Pembentukan Piutang

Bagian selanjutnya yang Anda tulis harus memberikan dasar atau pedoman untuk pembentukan piutang. Ini harus menjelaskan bagaimana piutang diakui oleh debitur dan menentukan peran Anda dalam memberikan syarat dan ketentuan untuk pembayaran pada saat akun dibuat. Sertakan garis besar proses kegiatan pengumpulan dan kerangka waktu antara menempatkan akun dalam koleksi dan merujuk akun ke agen kredit eksternal.

Proses Penagihan

Sertakan bagian tentang proses penagihan dan jelaskan bagaimana pelanggan dapat melihat akun mereka atau mengakses faktur. Anda mungkin ingin mendiskusikan perbedaan antara kertas dan tagihan elektronik dan proses untuk beralih ke tagihan elektronik.

Audit Pemilik Akun yang Telah Matuh tempo

Dari perspektif audit, pemilik bisnis harus meninjau semua akun jatuh tempo setidaknya setahun sekali. Jadwal untuk tinjauan manajemen internal dari aktivitas piutang - umumnya bulanan - juga harus disediakan. Sertakan judul orang yang bertanggung jawab atas ulasan tersebut.

Kebijakan Penuaan Akun

Bagian terakhir dalam kebijakan harus menentukan akun yang lewat jatuh tempo dan memberikan kriteria atau dasar untuk menghapus akun yang lewat jatuh tempo dan tindakan untuk memulihkan akun. Kebijakan tersebut harus menentukan proses untuk akun yang menua. Misalnya, harus menyatakan apakah usia akun bertambah dalam 30 hari atau sekali setiap kuartal.