Cara Menulis Surat Penolakan Penawaran

Meskipun tidak pernah mudah untuk mengecilkan kontraktor atau perusahaan untuk suatu pekerjaan, dengan sopan memberi tahu mereka tentang situasi adalah hal yang tepat untuk dilakukan. Menulis surat adalah cara komunikasi yang profesional namun tidak konfrontatif dengan perusahaan. Nada surat itu harus sopan dan menjelaskan mengapa tawaran itu ditolak. Pertahankan hubungan yang bersahabat dengan menunjukkan harapan untuk kolaborasi di masa depan meskipun situasi khusus ini tidak berhasil.

1.

Format surat dengan nada dan struktur profesional. Gunakan kop surat perusahaan, letakkan tanggal di atas dan sertakan nama dan alamat perusahaan penawaran. Tulis salam yang sesuai, seperti "Dear Mr. Jones."

2.

Terima kasih perusahaan atas tawaran mereka. Tunjukkan proyek dan tanggal penawaran tertentu. Jika Anda memiliki beberapa proyek sekaligus, beberapa perusahaan mungkin telah mengajukan banyak tawaran. Pastikan mereka memahami tawaran khusus yang ditolak.

3.

Lengkapi kontraktor dengan proposal, pekerjaan lama atau reputasi mereka. Temukan sesuatu yang baik untuk dikatakan tentang perusahaan sehingga surat itu tetap sopan dan positif.

4.

Tolak tawaran. Jelaskan alasan penolakan, seperti perkiraan biaya yang terlalu tinggi atau bahwa perusahaan lain memiliki lebih banyak pengalaman dengan rincian proyek. Anda juga dapat mengatakan jika ada sesuatu yang salah dengan penawaran, yang dapat membantu kontraktor untuk menghindari membuat kesalahan yang sama di masa depan. Misalnya, perusahaan penawaran dapat menggunakan beberapa lapis subkontraktor, faktor yang tidak berfungsi dengan baik untuk Anda.

5.

Tutup surat itu dengan mengatakan bahwa Anda berharap dapat bekerja sama di masa depan. Ini bisa menjadi praktik bisnis yang baik untuk selalu membuka pintu bagi peluang di masa depan; Anda tidak pernah tahu kapan kontraktor khusus ini akan sempurna untuk tugas di jalan.

6.

Akhiri surat dengan penutup yang tepat, seperti "Hormat." Tanda tangani surat untuk membuatnya resmi, serta untuk menunjukkan sentuhan pribadi.

Peringatan

• Selalu kirim surat penolakan tawaran resmi alih-alih sekadar memanggil kontraktor atau perusahaan. Memiliki penolakan secara tertulis menghindari kebingungan jika pihak yang ditolak berusaha mengambil tindakan terhadap bisnis Anda yang bersaing, ada kontrak atau janji kerja.