Cara Menulis RFP untuk Materi Jaminan Pemasaran

Setiap bisnis memiliki materi agunan pemasaran, apakah itu kumpulan lembar penjualan untuk tim penjualan Anda atau brosur produk untuk pelanggan Anda. Meskipun jaminan pemasaran mencakup situs web Anda, “materi” biasanya merujuk pada media cetak. Jika Anda merencanakan peluncuran produk, merakit kit pers, merevisi materi yang sudah ketinggalan zaman atau menghadiri pameran dagang, Anda mungkin perlu keahlian agen atau printer untuk memproduksi materi Anda. Dalam hal ini, Anda harus menulis permintaan untuk proposal, atau RFP.

Perencanaan Awal

Sebelum Anda menulis RFP, Anda memiliki beberapa perencanaan awal untuk diselesaikan. Pertama, tentukan tujuan untuk materi jaminan pemasaran Anda. Misalnya, jika Anda menghadiri pameran dagang, Anda akan memerlukan jaminan, seperti spanduk stan, tampilan meja, dan pamflet. Kemudian tetapkan anggaran, yang dapat berupa persentase dari pendapatan bruto aktual atau yang diproyeksikan dihasilkan dari proyek. Terakhir, tetapkan tim proyek lintas fungsi, termasuk mereka yang akan mengerjakan proyek, seperti manajer pemasaran, dan mereka yang akan mendapat manfaat dari proyek, seperti tim penjualan.

Dasar

Mulailah RFP dengan informasi dasar, seperti ikhtisar perusahaan singkat dan deskripsi misi atau visi bisnis Anda. Perkenalkan diri Anda dan buat nada untuk materi Anda. Jika Anda adalah perusahaan minuman energi pemula dan misi Anda adalah membuat hidup sehat menyenangkan, vendor akan memiliki ide yang berbeda daripada jika Anda adalah perusahaan keuangan konservatif. Tetapkan tiga tujuan teratas untuk materi yang diselesaikan.

Lingkup Pekerjaan

Perinci harapan Anda untuk hasil akhir. Jelaskan bagaimana materi akan didistribusikan atau ditampilkan. Jelaskan strategi apa yang akan Anda gunakan. Misalnya, jika jaminan Anda untuk kit penjualan, jelaskan bagaimana perwakilan penjualan Anda akan menggunakan materi pada panggilan dan bagian mana yang akan ditinggalkan dengan pelanggan potensial. Juga jelaskan apa yang ada di luar ruang lingkup. Meskipun agensi mungkin unggul dalam rebrands, jelaskan bahwa proyek Anda tidak termasuk itu.

Kemampuan Vendor

Bagian dari RFP Anda dirancang untuk memberi Anda wawasan. Tanyakan kemampuan inti apa yang dimiliki vendor. Misalnya, jika Anda pergi ke pameran dagang dan membutuhkan jaminan multimedia, tanyakan apakah printer dapat membuat spanduk dan pamflet. Jika Anda membuat kit pers, tanyakan apakah agensi juga menulis salinan atau memberikan desain dan apakah ia memiliki vendor cetak untuk hasil akhir. Tanyakan siapa yang akan ditugaskan untuk proyek Anda dan apa peran orang itu.

Perkirakan dan Harga

Terus terang dan tegas tentang anggaran Anda. Anda dapat menawarkan rentang, tetapi jelas tentang anggaran maksimum Anda. Hal ini memungkinkan vendor untuk menargetkan proyek dan menetapkan harga sesuai dengan itu tetapi juga fleksibel jika biaya tak terduga muncul. Tanyakan apa yang mungkin mempengaruhi harga akhir dan bagaimana perkiraannya terurai.

Garis waktu

Saat membuat garis waktu Anda, sertakan tanggal paling kritis. Jika menuju pameran dagang, jangan gunakan tanggal acara sebagai tenggat waktu Anda. Alih-alih, tetapkan batas waktu kapan Anda akan perlu mengirim materi ke lokasi. Bekerjalah mundur dari tanggal kritis Anda dan sertakan rapat penting ketika bukti harus dilihat oleh orang lain di perusahaan Anda. Minta vendor untuk memberikan waktu penyelesaian standar untuk proyek seperti milik Anda.

Pemilihan Vendor

Setelah Anda memiliki RFP lengkap, Anda perlu menemukan vendor potensial. Gunakan rekomendasi dari jaringan profesional Anda untuk mempersempit pencarian Anda. Tinjau agensi atau portofolio printer online. Buat daftar singkat pertanyaan yang memenuhi syarat dan hubungi vendor sebelum mengirimkan RFP Anda untuk menyaring kesesuaian proyek dan ketersediaan vendor. Saat Anda mengirim beberapa RFP, buat spreadsheet untuk membandingkan respons tentang ruang lingkup, biaya, dan kemampuan.