Cara Menulis Surat Pembangkangan

Ketika perilaku karyawan membahayakan produktivitas dan moral tim Anda, inilah saatnya untuk mengambil tindakan. Meskipun penting untuk bertemu dengan karyawan untuk membahas masalah Anda, menindaklanjuti dengan surat pembangkangan tidak hanya membuat karyawan itu tahu bahwa perilakunya tidak dapat diterima, itu juga memberikan bisnis Anda dengan dokumentasi yang dapat digunakan dalam tuntutan hukum atau dalam sengketa klaim pengangguran.

Ikuti Aturan Korespondensi Bisnis

Tulis surat pada kop surat perusahaan. Jika Anda mengirim surat melalui email, maka simpan surat itu sebagai .pdf dan kirimkan sebagai lampiran. Mulai surat dalam format memo yang memberikan informasi penting tentang korespondensi.

Contoh:

UNTUK: Jane Smith

DARI: Jerry Smythe [inisial baris ini]

SUBJECT: Kesalahan Kantor

TANGGAL: 23 Agustus 2019

Nyatakan Fakta

Surat pembangkangan bukanlah kesempatan untuk melampiaskan keluhan Anda pada karyawan yang telah menjadi gangguan atau kewajiban. Jaga agar surat Anda singkat, bahasanya tidak emosional dan pastikan bahwa kekhawatiran dan konsekuensi Anda bagi karyawan jelas.

Contoh:

Seperti yang kita bahas dalam pertemuan hari ini, saya memiliki keprihatinan serius tentang perilaku Anda terhadap kolega Anda dan saya sendiri. Pada lebih dari satu kesempatan, Anda telah menunjukkan rasa tidak hormat dalam pertemuan kelompok, diskusi empat mata dan selama percakapan di kantor. Perilaku ini melukai moral kantor dan telah menjadi kewajiban dalam menyelesaikan proyek Johnson & Greene.

Berikan Contoh Perilaku

Dokumentasikan kejadian perilaku buruk dalam surat itu. Pastikan untuk memasukkan tanggal dan nama-nama pihak lain yang terlibat. Jelaskan perilaku negatif tanpa perasaan. Jangan dramatis, tetapi berikan detail yang akan membantu siapa pun yang membaca surat itu untuk memahami apa yang terjadi dan mengapa perilaku karyawan pantas ditegur.

Contoh:

Selama pertemuan kemarin (22 Agustus 2019), perilaku Anda tidak profesional dan mengganggu. Anda memutar mata Anda beberapa kali ketika Tim berbicara, memotongnya dua kali, dan akhirnya berpaling darinya ketika dia mencoba berbicara dengan Anda tentang kekhawatirannya. Anda juga menghela nafas keras saat Ruth memberikan laporannya. Ketika saya meminta Anda untuk memperjelas apa yang membuat Anda marah tentang apa yang harus dikatakan Ruth, Anda menggelengkan kepala dan berkata bahwa akan terlalu banyak waktu untuk melakukannya.

Perilaku ini mengikuti ledakan Anda pada 20 Agustus 2019, di mana Anda mengangkat suara Anda kepada Erica ketika dia kesulitan menemukan file yang Anda inginkan. Kami memiliki tamu di kantor pada saat itu, dan saya dapat mengatakan bahwa mereka malu mendengar Anda memperlakukan Erica sejauh itu. Ketika saya berbicara kepada Anda secara pribadi tentang insiden itu, Anda mengangkat bahu dan berkata bahwa "Erica harus bertanggung jawab atas disorganisasinya." Saya menyatakan bahwa meskipun ini masalahnya, tidak pernah ada alasan untuk meninggikan suara Anda, terutama dalam lingkungan profesional. Anda setuju untuk "nada turun" di masa depan.

Hari ini, ketika kami bertemu untuk membahas apa yang terjadi dalam pertemuan 29 Agustus, Anda bersikap defensif, bertanya kepada saya apakah saya menyampaikannya untuk Anda. Anda bersikeras bahwa saya bereaksi berlebihan. Saya menunjukkan bahwa, sebagai pemilik perusahaan, terserah saya untuk memutuskan budaya kantor seperti apa yang ingin saya bina. Anda bilang saya "terlalu lunak" dan bahwa bisnis akan menuju masalah jika saya terus "memanjakan" orang. Anda menyela saya tiga kali ketika saya mencoba menjelaskan posisi saya dan akhirnya keluar dari kantor saya sementara saya masih berbicara kepada Anda.

Catat Konsekuensi

Surat itu harus dengan jelas menjelaskan konsekuensi dari perilaku karyawan saat ini, serta apa yang dapat dia harapkan jika dia tidak segera membuat perubahan. Sering kali merupakan ide yang baik untuk menyusun rencana akuntabilitas segera untuk membuat perubahan positif.

Contoh:

Jane, sementara saya pada umumnya terkesan dengan pekerjaan Anda dan menghargai Anda sebagai karyawan, tidak mungkin untuk menumbuhkan lingkungan kerja yang produktif dan kolegial ketika seorang karyawan secara teratur berperilaku seperti yang Anda miliki. Untuk mengesankan Anda tentang keseriusan tindakan Anda, dan untuk memberi waktu kepada tim kami untuk berkumpul kembali, saya menangguhkan Anda selama sisa minggu ini tanpa bayaran. Anda akan meninggalkan kantor hari ini, Rabu, 23 Agustus, dan tidak akan kembali sampai jam 9 pagi pada hari Senin, 28 Agustus. Saya berharap waktu istirahat ini akan memberi Anda waktu untuk merenungkan tindakan Anda dan mempertimbangkan langkah-langkah yang mungkin Anda ambil yang akan membantu Anda berfungsi lebih tepat di lingkungan profesional.

Setelah Anda kembali pada hari Senin, silakan email saya sehingga kami dapat mengatur waktu untuk mendiskusikan rencana Anda untuk mengatasi perilaku Anda. Namun, jika perilaku abrasif Anda berlanjut, Anda dapat meninggalkan saya tanpa pilihan selain untuk memecat Anda dari posisi Anda. Saya sungguh berharap ini tidak akan sampai pada hal ini.