Cara Menulis Peringatan Pekerjaan kepada Karyawan

Surat peringatan seharusnya tidak pernah menjadi kejutan besar bagi karyawan. Kirim surat peringatan karyawan hanya setelah membahas masalah kinerja dengan karyawan dan mengeluarkan peringatan verbal. Buat surat Anda dengan cara profesional yang secara jelas menguraikan mengapa karyawan menerima surat itu. Meskipun mengirim surat seperti ini tampaknya kejam atau tidak profesional, jika karyawan itu benar-benar ingin melakukan peningkatan kinerjanya, dia akan melihat surat itu sebagai peluang untuk membuat perubahan nyata.

1.

Buat garis besar masalah kinerja yang ingin Anda sertakan dalam surat peringatan. Masalah kinerja dapat mencakup masalah manajemen waktu, kegagalan untuk menindaklanjuti proyek atau tugas, layanan pelanggan yang buruk atau kegagalan untuk menjadi pemain tim.

2.

Buka surat peringatan dengan penjelasan mengapa karyawan menerima surat itu. Sebutkan percakapan sebelumnya yang Anda atau penyelia karyawan miliki tentang masalah kinerjanya dan mengapa Anda merasa masalah ini masih ada. Jaga agar nada surat tetap tegas tetapi profesional. Alih-alih menyerang karyawan karena tidak membuat perubahan pada perilaku pekerjaannya, cukup nyatakan bahwa karena masalah masih ada, surat peringatan diperlukan.

3.

Sebutkan alasan untuk mengirim surat peringatan di paragraf kedua. Gunakan garis besar yang Anda buat untuk secara jelas menyatakan masalah ini. Jangan mendramatisasi atau memperindah sifat dari masalah ini. Misalnya, jika seorang karyawan memiliki masalah manajemen waktu dan tidak dapat memenuhi tenggat waktu proyek, jangan klaim bahwa perusahaan Anda terus-menerus kehilangan bisnis dan akan berakhir bangkrut jika karyawan tidak mengubah perilakunya. Sederhana menyatakan bahwa masalah manajemen waktunya telah menyebabkan perusahaan kehilangan tenggat waktu penting, yang tidak pernah baik untuk bisnis.

4.

Sarankan cara untuk mengubah masalah kinerja melalui pelatihan karyawan, konseling atau bimbingan di paragraf ketiga. Dorong karyawan untuk menjangkau pengawas dan rekan kerja untuk mendapatkan bantuan dan memanfaatkan peluang pelatihan yang ditawarkan.

5.

Buat daftar kemungkinan akibat yang mungkin dihadapi karyawan jika dia tidak melakukan perubahan yang diperlukan untuk meningkatkan pekerjaannya di paragraf terakhir. Dampak dapat mencakup penurunan pangkat atau pemutusan hubungan kerja. Sebutkan bahwa karyawan harus melakukan perubahan ini dalam periode tertentu, misalnya 90 hari. Tunjukkan bahwa Anda akan terus memantau kinerja pekerjaannya dan akan menindaklanjutinya dengan penyelia atau manajer untuk menentukan apakah dia berusaha untuk berubah.

Tip

• Kirim surat peringatan secara langsung sehingga Anda dapat berbicara dengan karyawan setelah dia membaca surat itu. Meskipun ini mungkin bukan percakapan yang paling nyaman dengan seorang karyawan, membahas masalah kinerja membuat karyawan tahu bahwa Anda menghargai layanannya dan bahwa pemutusan hubungan kerja adalah opsi terakhir.

Peringatan

• Beberapa karyawan melihat surat peringatan sebagai kesempatan untuk meningkatkan kinerja pekerjaan mereka, sementara karyawan lain memilih untuk mengabaikan surat peringatan, atau lebih buruk lagi, membiarkan kinerja pekerjaan mereka semakin menderita. Pada titik inilah Anda mungkin perlu mempertimbangkan pemutusan hubungan kerja.