Cara Mengarsipkan dengan Sistem Pengarsipan Kode Warna

Buat sistem pengarsipan kode warna untuk rumah atau kantor bisnis Anda agar tetap teratur. Sistem pengarsipan yang terorganisir meningkatkan produktivitas, memungkinkan Anda menemukan file saat Anda membutuhkannya dan membantu mengurangi kekacauan. Seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda dapat menambahkan kategori file baru dengan memperkenalkan warna baru. Dengan menunjuk tempat untuk file Anda dan menciptakan sistem pengarsipan yang efektif, Anda dapat memfokuskan waktu dan energi Anda untuk membangun bisnis Anda daripada terus mencari file atau mengacaukan kantor Anda.

1.

Pisahkan dokumen yang Anda rencanakan untuk dimasukkan ke dalam kategori. Misalnya, buat kategori file untuk faktur klien, tanda terima penjualan, laporan keuangan, faktur vendor, dan dokumen pajak. Pilih warna untuk mewakili setiap kategori. Buat daftar kategori file dan warna yang sesuai untuk referensi cepat hingga Anda mengingat jenis file yang masing-masing warna wakili.

2.

Tentukan jenis lemari arsip yang akan digunakan untuk pengarsipan. Biasanya, lemari arsip vertikal menyimpan dokumen berukuran letter, atau dokumen sekitar 8, 5 inci kali 11 inci, sedangkan lemari arsip lateral menampung dokumen berukuran legal, atau dokumen sekitar 8, 5 inci kali 14 inci. Pilih gaya kabinet yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

3.

Beli folder berwarna yang sesuai dengan warna yang Anda tetapkan untuk kategori file. Jika menggunakan folder manila biasa, belilah stiker atau label berwarna yang menempel di tepi tab folder agar mudah dilihat.

4.

Tempatkan dokumen ke dalam folder berwarna dan kemudian masukkan folder ke dalam lemari arsip. Atur kategori file sesuai dengan kebutuhan Anda. Misalnya, tempatkan dokumen yang sering Anda lihat atau kategori yang Anda tambahkan paling sering di depan lemari arsip dan kategori yang kurang digunakan di belakang. Anda juga dapat membuat abjad file jika membuat file individual untuk klien, pasien, dan lainnya. Jika mengabjadkan file, beri setiap huruf warnanya sendiri dengan membeli label dengan huruf dan warna tersendiri atau dengan melampirkan label berwarna pada folder dan menulis huruf pada label.

5.

Tambahkan kategori folder baru sesuai keinginan Anda dengan menetapkan kategori baru warna baru.

Hal-hal yang Dibutuhkan

• Lemari arsip
• Folder berwarna
• Stiker atau label berwarna

Kiat

• Pilih warna-warna berani, seperti merah, biru dan kuning cerah yang menonjol di lemari arsip agar lebih mudah mengakses file.
• Pergi melalui sistem pengarsipan Anda setiap tahun untuk memperluas kategori file, menghapus kategori atau menggabungkan kategori.

Peringatan

• Ajukan dokumen baru sesegera mungkin untuk menghindari kekacauan yang tidak diinginkan di kantor Anda.