Cara Mengajukan Cek yang Dibatalkan di Bisnis

Cek yang dibatalkan adalah cek yang telah diuangkan oleh penerima pembayaran dan dibersihkan oleh lembaga perbankan Anda. Sistem pengarsipan yang masuk akal untuk cek yang dibatalkan memberikan manfaat operasional dan perlindungan hukum untuk bisnis. Bisnis dapat mengajukan cek yang dibatalkan dalam format elektronik atau fisik berdasarkan preferensi individu.

Alasan untuk Menjaga Cek

Alasan paling penting untuk mempertahankan cek Anda yang dibatalkan adalah untuk memberikan bukti dalam kasus pemeriksaan pajak. Cek yang dibatalkan memberikan bukti kuat bahwa pengeluaran yang Anda klaim dalam pengembalian pajak benar-benar ada. Yang terbaik adalah menyimpan cek yang dibatalkan untuk setidaknya tujuh tahun untuk keperluan pajak, meskipun secara teknis IRS dapat menantang pengembalian yang lebih lama jika mereka mencurigai penipuan. Selain dari manfaat hukum, cek yang dibatalkan dapat menyederhanakan tugas pembukuan dan dapat membantu mencegah pembayaran ganda kepada vendor.

Fisik vs. Elektronik

Beberapa bank masih mengembalikan cek asli yang dibatalkan kepada pelanggan yang memintanya. Namun, sebagian besar bank mengeluarkan salinan fisik atau elektronik dari cek yang dibatalkan sebagai pengganti aslinya. IRS memungkinkan salinan fisik atau elektronik sebagai bukti yang sah, sehingga pemilik bisnis dapat memilih yang terbaik untuk operasi mereka. Banyak bank memungkinkan pelanggan opsi untuk secara otomatis menerima semua salinan cek yang dibatalkan bersama dengan laporan bulanan fisik dan elektronik.

Sistem pengisian

Terlepas dari apakah Anda memilih salinan cek elektronik atau fisik, Anda akan memerlukan sistem pengarsipan yang berfungsi. Ada dua opsi utama untuk mengajukan cek yang dibatalkan: berdasarkan periode waktu atau vendor. Mengajukan cek dalam peningkatan bulanan memudahkan untuk menghapus atau memusnahkan cek lama yang tidak lagi Anda perlukan. Metode bulanan juga berfungsi dengan baik jika Anda mengunduh salinan elektronik dari laporan bank bulanan Anda. Pengarsipan oleh vendor memudahkan untuk menganalisis dari mana transaksi Anda berasal, tetapi Anda selalu dapat menggunakan perangkat lunak akuntansi Anda untuk melakukan itu.

Detail lainnya

Detail kecil dapat membuat sistem pengarsipan cek Anda dari oke menjadi hebat. Anda dapat membunuh dua burung dengan satu batu jika Anda melampirkan cek yang dibatalkan ke faktur yang sesuai dan mengumpulkannya. Ini membuatnya mudah untuk menangkap pembayaran yang tidak terjawab pada faktur yang masuk. Pastikan untuk membuat tanda atau cek pada faktur saat Anda menulis cek; ini membantu memastikan Anda tidak secara tidak sengaja membayar tagihan dua kali. Jika sistem pengarsipan Anda bersifat fisik, simpan di dalam lemari arsip yang dikunci untuk keamanan ekstra. Simpan cadangan sistem pengarsipan elektronik atau simpan di cloud untuk menghindari kehilangan data.