Cara Mengarsipkan I-9

Pengusaha menggunakan formulir Verifikasi Kelayakan Pekerjaan, juga dikenal sebagai Formulir I-9, untuk membuktikan bahwa mereka memeriksa status imigrasi setiap karyawan. Pengusaha harus memiliki I-9 yang lengkap pada setiap pekerja terlepas dari kewarganegaraan pekerja. Sementara pengusaha tidak harus mengisi formulir dengan agen pemerintah mana pun, mereka harus menyimpan formulir itu dalam arsip karyawan hingga tiga tahun.

Dokumentasi yang dapat diterima

Dokumentasi yang diterima oleh pemerintah sebagai bukti bahwa pemohon secara legal di Amerika Serikat harus membuktikan identitas pemohon dan bahwa ia berwenang untuk bekerja di negara tersebut. Contoh dokumen yang membuktikan keduanya termasuk Paspor AS, paspor asing dengan otorisasi kerja sementara, Kartu Penduduk Permanen, Kartu Tanda Pendaftar Orang Asing dan Dokumen Otorisasi Ketenagakerjaan yang memiliki foto pelamar. Pemohon dapat memberikan dokumen yang menunjukkan identitasnya, seperti SIM, kartu ID pemerintah-masalah, kartu ID sekolah atau kartu pendaftaran pemilih, bersama dengan dokumen yang membuktikan bahwa ia memenuhi syarat untuk bekerja di AS sebagai pengganti satu dokumen jika perlu. Contoh dokumen yang membuktikan kelayakan pekerjaannya meliputi Kartu Jaminan Sosial, akta kelahiran, dan kartu tanda penduduk warga.

Mengisi I-9

Pemohon harus mengisi bagian pertama dan menandatangani formulir. Jika pemohon tidak dapat membaca bahasa Inggris atau menyelesaikan bagiannya, seorang juru persiapan / penerjemah dapat membantunya setelah menyelesaikan sertifikasi yang tercantum di bawah Bagian 1. Pemohon harus tetap menandatangani sendiri formulirnya. Majikan harus membuat daftar dokumen yang digunakan untuk memverifikasi identitas pelamar dan kelayakan kerja dan menandatangani formulir. Buat salinan dokumentasi verifikasi pemohon untuk menyimpan formulir.

Pertimbangan

Terserah karyawan untuk memilih dokumen yang membuktikan identitas dan kelayakannya. Majikan tidak dapat meminta dokumen tertentu dari yang lain dalam daftar. Versi bahasa Spanyol dari formulir ini tersedia, tetapi hanya pengusaha dan karyawan di Puerto Riko yang dapat menggunakannya. Sementara pengusaha di Amerika Serikat dapat menggunakan formulir untuk referensi, salinan yang diajukan harus dalam bahasa Inggris. Jika dokumentasi pelamar memiliki tanggal kedaluwarsa, pemberi kerja harus menyelesaikan Bagian 3, mendaftar tanggal kedaluwarsa. Karyawan harus memberikan dokumentasi baru ketika dokumen asli kedaluwarsa untuk mempertahankan kelayakan kerja.

Pengarsipan I-9

Pengusaha harus mengajukan I-9 yang sudah selesai dalam file karyawan dan menyimpannya selama tiga tahun jika karyawan terus bekerja. Jika karyawan berhenti bekerja, majikan harus menyimpan I-9 selama satu tahun. Simpan file karyawan Anda di lokasi yang aman dan batasi akses orang lain ke mereka karena informasi rahasia yang dikandungnya. Pemerintah memperbolehkan pengusaha untuk menyimpan formulir kertas atau salinan elektronik. Jika majikan memilih untuk menyimpan formulir secara elektronik, ia harus memastikan keamanan informasi dan menerapkan prosedur untuk mendokumentasikan setiap perubahan pada formulir.