Cara Memfasilitasi SWOT

SWOT - singkatan dari kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman - adalah salah satu alat paling penting yang dapat digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi pengaruh internal dan eksternal yang memengaruhi organisasi. Hasilnya kemudian digunakan dalam tindakan perencanaan strategis dan sebagai panduan untuk membuat keputusan bisnis yang baik. Memahami prinsip-prinsip dasar fasilitasi dan bagaimana mereka terkait dengan SWOT sangat penting untuk berhasil memfasilitasi pertemuan SWOT.

Peran dan Tanggung Jawab

Peran fasilitator SWOT adalah untuk memimpin daripada mengelola kelompok. Seorang fasilitator SWOT harus memiliki keterampilan menyimak, komunikasi, dan proses kelompok yang baik. Sementara fasilitator SWOT bertanggung jawab untuk memastikan semua orang mengikuti aturan, timlah yang menentukan apa yang akan menjadi aturan. Tanggung jawab yang berfokus pada pemimpin berpusat pada menciptakan suasana di mana semua anggota tim merasa nyaman dan bebas untuk terlibat dalam komunikasi yang jujur ​​dan terbuka serta menjaga diskusi tetap pada jalurnya.

Rencana

Fasilitasi SWOT dimulai sebelum pertemuan awal. Selama tahap perencanaan, seorang fasilitator membagi kelompok besar menjadi kelompok-kelompok kecil yang terdiri dari tiga hingga 10 anggota, menciptakan suatu proses untuk mengumpulkan dan mengatur produk kerja kelompok-kecil dan memutuskan bagaimana menyusun dan menyajikan hasil-hasil dari sesi curah pendapat. Opsi proses dapat mencakup memungkinkan masing-masing tim untuk mempresentasikan hasil mereka secara total, sesuai dengan akronim SWOT atau dalam urutan prioritas. Pilihan struktural dan presentasi termasuk menampilkan hasil dalam bagan yang memisahkan dan daftar kekuatan dan kelemahan (kedua faktor internal) di satu sisi dan peluang dan ancaman (kedua faktor eksternal) di sisi lain. Pilihan lain adalah untuk membuat daftar hasil berdasarkan apakah hasilnya positif atau negatif.

Memperkenalkan

Fasilitator mengambil peran yang lebih aktif di kickoff dan lagi selama fase pelaporan akhir pertemuan. Menyajikan pertanyaan terbuka yang mengatur panggung untuk diskusi dan mendorong komunikasi terbuka yang bijaksana sangat penting. Rangkaian perkenalan yang memberi setiap orang kesempatan pertama untuk berbicara, mendapatkan masukan dari kelompok untuk menetapkan aturan dasar untuk diskusi dan pertanyaan awal seperti "di mana perusahaan kita saat ini dan ke mana kita bisa pergi dari sini?" Dapat mendahului penjelasan tentang maksud dan tujuan SWOT.

Monitor dan Nilai

Seorang fasilitator SWOT mengambil langkah mundur selama fase curah pendapat dari pertemuan SWOT. Tujuan utama selama fase ini adalah untuk memungkinkan kelompok untuk bekerja secara independen tetapi untuk menjaga diskusi di jalur dan bergerak maju. Tujuan dari sesi brainstorming SWOT adalah untuk mengidentifikasi kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman internal dan eksternal, bukan untuk membahas atau memberikan solusi. Keterampilan proses kelompok yang memungkinkan seorang fasilitator untuk menilai dengan cepat - dan mengintervensi bila perlu - termasuk kemampuan untuk mengukur tingkat partisipasi, memantau gaya komunikasi dan memastikan kelompok bergerak maju.

Melaporkan

Ketika SWOT mendekati kesimpulannya, fasilitator dapat melibatkan kelompok selama fase pelaporan dengan pertanyaan yang saling terkait. Misalnya, bertanya kepada peserta "bagaimana kurangnya keahlian pemasaran - kelemahan - berperan menjadi pesaing langsung yang baru saja membuka usaha di ujung jalan - ancaman?" Yang dapat menyebabkan poin tambahan dalam daftar yang akan disajikan kepada manajemen .