Cara Menyusun Risalah Dewan untuk Pertemuan Dua Hari

Notulen rapat dewan memberikan catatan hukum dari setiap pertemuan. Mereka mengidentifikasi para peserta dan apa yang mereka kontribusikan, serta membuat daftar keputusan yang dibuat pada setiap pertemuan. Ketika menulis notulen rapat untuk pertemuan dua hari, detail setiap hari bisa jadi penting, jadi aturlah untuk memberikan kejelasan pada hari mana setiap kegiatan berlangsung.

Agenda Rapat Dewan

Tulis agenda Anda untuk menggambarkan titik fokus dari pertemuan setiap hari. Rapat dewan yang dijadwalkan berlangsung lebih dari satu hari umumnya membahas berbagai topik. Hari pertama mungkin mempresentasikan hasil audit dengan hari kedua untuk diskusi dan keputusan. Rapat dewan bulanan yang normal dapat diikuti pada hari berikutnya dengan presentasi dan diskusi tentang proposal akuisisi atau rencana reorganisasi. Agenda rapat Anda adalah dokumen penting yang menguraikan apa yang dijadwalkan untuk setiap hari dan membentuk dasar dari risalah tersebut. Anda dapat memilih untuk menghasilkan satu agenda komprehensif yang berisi jadwal dua hari, atau agenda terpisah untuk setiap hari.

Tanggal, Waktu, Tempat dan Peserta

Menit secara resmi mendokumentasikan apa yang terjadi setiap kali dewan bertemu, mencatat tanggal pertemuan, waktu pertemuan dipanggil untuk memesan, lokasi, nama-nama yang hadir, dan kuorum apa pun untuk memberikan suara pada keputusan. Karena berita acara adalah dokumen hukum, kegiatan setiap hari harus dilaporkan dalam dokumen berita acara terpisah.

Laporan dan Bisnis Lama

Setiap hari pertemuan Anda akan memiliki laporan dan bisnis lama yang berbeda, dengan hari kedua mencerminkan aktivitas hari sebelumnya. Notulen rapat sebelumnya selalu disajikan untuk persetujuan sebelum laporan dan bisnis lama, sehingga notulen hari pertama harus dicatat dalam notulen hari kedua Anda sebagai disetujui, diubah atau ditolak. Buat daftar laporan dan bisnis lama secara terpisah untuk setiap hari, bahkan jika mereka melanjutkan topik yang diperkenalkan pada pertemuan pertama. Notulen Anda harus merupakan representasi akurat tentang apa yang terjadi dan kapan, bahkan jika bisnis lama hanya persetujuan menit sebelumnya.

Bisnis Baru, Diskusi dan Keputusan

Bisnis baru dapat merupakan diskusi lanjutan dari laporan dari hari sebelumnya atau topik yang sama sekali baru. Dokumentasikan semua topik, poin diskusi, peserta diskusi, mosi dan suara untuk setiap hari pada dokumen menit Anda yang terpisah. Lampirkan dokumen pendukung, seperti laporan dan proposal, pada risalah untuk hari di mana mereka diperkenalkan.

Pertemuan dan Penyesuaian Berikutnya

Pada akhir pertemuan hari pertama harus ada mosi untuk menunda dan berkumpul kembali pada hari berikutnya. Dokumentasikan mosi ini dan berikan suara pada akhir menit hari pertama Anda. Mulai menit baru untuk hari kedua, yang menunjukkan bahwa itu adalah pertemuan sisa dari hari sebelumnya. Tangani gerakan penutupan dan pemberian suara dengan cara yang sama seperti yang biasa dilakukan.