Cara Mendokumentasikan Rencana Proyek

Rencana proyek merinci sumber daya yang diperlukan untuk suatu proyek, biaya yang terkait dengannya dan jadwalnya. Sementara manajer proyek mempertimbangkan semua informasi ini selama proses perencanaan, pemilik usaha kecil perlu mengembangkan sistem yang baik untuk mendokumentasikan berbagai aspek rencana. Usaha kecil biasanya memiliki tim proyek yang kohesif yang berkomunikasi dengan mudah tanpa dokumentasi terperinci, tetapi agar berfungsi dengan baik, kontrol proyek dan evaluasi kemajuan proyek memerlukan dokumen yang objektif. Kontrol semacam itu sangat penting untuk usaha kecil karena sumber daya internal yang terbatas. Kontrol proyek yang efektif berdasarkan dokumentasi yang akurat mengarah pada pengurangan risiko.

Biaya

1.

Identifikasi kategori biaya untuk proyek. Daftar biaya untuk bahan, peralatan, layanan, izin, tenaga kerja dan manajemen proyek, jika berlaku. Tambahkan kategori biaya lainnya yang berlaku untuk proyek tertentu.

2.

Buat sistem pengarsipan dengan kategori biaya yang sesuai dengan proyek. Identifikasi item biaya utama yang termasuk dalam kategori. Temukan biaya untuk setiap item dalam rencana proyek dan mendokumentasikannya dengan memasukkan biaya terperinci dalam sistem pengarsipan.

3.

Masukkan biaya aktual dan aktual dalam sistem saat tersedia untuk setiap item. Masukkan harga penawaran, biaya pesanan pembelian, faktur dan biaya akhir saat proyek berlangsung.

Sumber daya

1.

Identifikasi sumber daya yang diperlukan untuk proyek dari rencana proyek. Periksa sistem pengarsipan biaya untuk memastikan Anda telah menutupi biaya sumber daya. Buat daftar jenis sumber daya, jumlah yang dibutuhkan dan kapan Anda membutuhkannya.

2.

Cocokkan sumber daya yang diperlukan dengan sumber daya yang tersedia dari bisnis kecil Anda atau pemasok. Dalam daftar sumber daya, tambahkan dari tempat Anda berniat untuk memasok sumber daya.

3.

Tugaskan karyawan untuk mencakup persyaratan sumber daya jika memungkinkan. Tambahkan pekerja kontrak jika perlu. Tetapkan pemasok eksternal untuk pekerjaan yang tidak dapat Anda lakukan di rumah. Tetapkan pemasok material dan peralatan.

4.

Dari daftar sumber daya, buat rencana kepegawaian, rencana pasokan bahan, dan rencana peralatan yang merinci masing-masing persediaan. Perbarui kategori ini karena pemasok menerima kontrak dan detail proyek berubah. Pantau terus revisi untuk menjaga dokumentasi proyek yang lengkap.

Susunan acara

1.

Gunakan program penjadwalan perangkat lunak untuk mendokumentasikan jadwal. Gunakan perangkat lunak untuk menyiapkan bagan Program Evaluasi dan Teknik Review. Masukkan data perencanaan dan penjadwalan proyek dari rencana proyek ke dalam program bagan PERT sesuai dengan instruksi pengguna.

2.

Optimalkan grafik PERT dengan mengubah jadwal untuk menghilangkan waktu sepi, waktu di mana jadwal tidak menunjukkan aktivitas. Gunakan perangkat lunak PERT untuk mengidentifikasi jalur kritis.

3.

Cetak versi pertama dari bagan PERT untuk menunjukkan jadwal asli. Buatlah daftar kegiatan di jalur kritis yang membutuhkan perhatian khusus, pastikan semuanya ada di jalurnya. Setelah melakukan penyesuaian, cetak salinan tambahan dari bagan PERT untuk mencerminkan perubahan proyek.

Kemajuan

1.

Masukkan sumber daya ke dalam program PERT. Mintalah perangkat lunak menghitung ulang bagan PERT untuk memastikan Anda telah memasukkan cukup sumber daya untuk menyelesaikan proyek pada jadwal semula.

2.

Gunakan bagan PERT untuk melacak kemajuan. Saat setiap tugas dimulai, masukkan awal dan kemudian persentase penyelesaian ke dalam program. Cetak hasilnya secara teratur untuk mendokumentasikan kemajuan.

3.

Periksa kemajuan terhadap jadwal asli dan terhadap akumulasi biaya untuk memastikan tidak ada penyimpangan besar. Lacak kemajuan dan biaya serta dokumentasikan penyelesaian persentase dan persentase total anggaran yang dihabiskan.