Bagaimana Saya Menulis Manual Prosedur Operasi Standar?

Bisnis atau organisasi dapat lebih efektif memfasilitasi pelatihan karyawan baru dengan menggunakan prosedur operasi standar yang ditulis dengan baik. Selain pelatihan, manual SOP memberikan anggota tim yang ada sumber daya untuk prosedur yang jarang digunakan, memastikan prosedur dilakukan dengan protokol yang benar, mempertahankan kontrol kualitas. Menulis manual prosedur operasi standar membutuhkan pemahaman yang jelas tentang langkah-langkah yang terlibat dalam proses tertentu.

Tentukan Proses Inti

Lihatlah semua proses inti yang dimiliki perusahaan Anda. Mulai untuk menentukan proses mana yang akan diuraikan dan dipetakan dalam SOP maual. Meskipun Anda mungkin tidak memetakan setiap proses terakhir, penting untuk membuat yang paling mendasar dan penting. Sebagai contoh, sebuah restoran mungkin mendefinisikan proses inti tentang bagaimana hidangan tanda tangan tertentu dibuat. Yang tak kalah penting adalah proses membersihkan restoran. Buat daftar proses inti Anda sehingga Anda dapat mengintegrasikan masing-masing ke dalam manual SOP setelah memetakannya.

Petakan Setiap Proses

Setiap proses ditentukan oleh langkah-langkah yang diperlukan untuk menyelesaikan proses. Kehilangan langkah bisa berarti pesanan yang hilang atau tertunda atau produk akhir yang rusak. Pemetaan adalah menggambar alur kerja.

Misalnya, Anda membuat SOP untuk proses penjualan penyelidikan internet. Pertama, petakan bagaimana kontak itu awalnya dihubungi setelah meminta informasi: panggilan telepon, email atau teks. Petakan berapa kali tim penjualan Anda melakukan tindak lanjut jika prospek tidak dapat dijangkau pada awalnya, dengan skrip khusus untuk setiap kontak. Memetakan skrip yang berbeda untuk saat prospek tercapai, serta serangkaian tindak lanjut tergantung pada apakah prospek membeli produk atau layanan Anda atau memutuskan untuk menunda. Setelah dipetakan, tuliskan prosesnya dalam langkah-langkah sederhana.

Buat Daftar Periksa dan Formulir

Untuk proses apa pun, lebih mudah bagi anggota tim untuk mengikuti formulir atau daftar periksa. Kembangkan templat komprehensif berdasarkan proses yang dipetakan. Jika Anda perlu mengumpulkan informasi spesifik di asupan klien, pastikan templat memiliki semua informasi yang diperlukan ditata dengan ringkas. Jangan menganggap anggota tim mengingat semua yang ada dalam SOP, terutama ketika klien duduk di depan mereka. Integrasikan daftar periksa dan formulir sebagai tambahan untuk peta proses dan langkah-langkah Anda.

Integrasikan ke dalam Manual SOP

Setelah Anda memetakan setiap proses dan membuat semua templat dokumen pendukung, mengintegrasikannya ke dalam manual SOP lengkap. Atur manual berdasarkan departemen. Misalnya, Anda mungkin memiliki bagian "Penjualan, " "Operasi" dan Distribusi "di manual SOP. Setiap bagian kemudian akan dipecah lebih lanjut ke dalam proses inti departemen itu, umumnya dalam urutan setiap proses inti berlangsung di keseluruhan pengiriman barang. Di bagian "Distribusi", Anda dapat memiliki beberapa proses inti yang meliputi "Mendapatkan Pesanan, " "Pengemasan untuk Pengiriman, " "Pengiriman" dan "Tindak Lanjut."

Atur manual SOP dengan daftar isi, dan jelaskan setiap prosedur dalam tajuk judul tebal. Anda bahkan dapat memasukkan tab untuk anggota tim dengan mudah membolak-balik manual, untuk membantu mereka menemukan SOP terkait di departemen mereka.