Bagaimana cara saya menulis pesan email bisnis positif?

Menulis pesan email bisnis yang positif melibatkan dengan jelas mendefinisikan tujuan Anda, membahas masalah publik (bukan pribadi) dan menghindari respons emosional, jargon, atau slang. Dengan hanya membahas satu topik dan menentukannya di baris subjek Anda, Anda dapat fokus pada mengartikulasikan afirmasi percaya diri dan menentukan panggilan untuk bertindak. Jelaskan isi lampiran, jika ada, dan daftarkan apa yang harus dilakukan oleh penerima atau penerima. Selalu sertakan tanda tangan dan informasi kontak untuk tindak lanjut jika ada pertanyaan. Menangani masalah bisnis menggunakan email membutuhkan perhatian cermat terhadap perincian untuk menghindari kesalahpahaman dan konflik yang tidak perlu.

1.

Mulai pesan baru menggunakan aplikasi email Anda. Tentukan untuk siapa pesan itu ditujukan dan secara opsional menunjukkan siapa yang harus disalin atau disalin secara buta pada pesan tersebut. Hindari menggunakan daftar distribusi yang luas karena godaan untuk menggunakan fungsi "Balas ke semua" menyebabkan masalah, terutama ketika menangani masalah yang berpotensi tidak stabil menggunakan email. Tunjukkan subjek. Buat sespesifik mungkin dan hindari menggunakan kata-kata negatif atau peradangan. Misalnya, untuk menyelesaikan sengketa batas waktu proyek, gunakan frasa seperti "Opsi Batas Waktu Proyek."

2.

Sambut penerima atau penerima. Khususnya jika pesan diarahkan kepada pelanggan, pemangku kepentingan atau sponsor, gunakan ucapan resmi. Termasuk alamat pribadi memberikan nada positif untuk email.

3.

Tulis kalimat pengantar yang menjelaskan mengapa Anda mengirim pesan. Hindari memasukkan detail pribadi dalam email, menggunakan email untuk menutupi kesalahan atau menyampaikan berita buruk yang mengejutkan jika Anda bisa menanganinya secara lebih efektif secara langsung atau melalui telepon.

4.

Jelaskan dalam beberapa paragraf apa yang Anda ingin pembaca atau pembaca lakukan ketika mereka membaca pesan Anda. Sertakan referensi penjelas atau sumber daya jika perlu. Berikan solusi alternatif jika sesuai. Misalnya, dalam pesan yang dirancang untuk menyampaikan pembatalan acara, cantumkan tanggal dan waktu alternatif dan berikan detail pendaftaran.

5.

Ringkas maksud pesan Anda dan tindakan yang diperlukan. Hindari penggunaan sarkasme atau humor sembrono karena teknik-teknik ringan ini dapat disalahartikan, terutama di lingkungan multikultural. Jika Anda menanggapi atau meneruskan pesan negatif, jangan mengubah pesan asli tetapi berusaha untuk menyatakan kembali sentimen negatif dengan cara yang lebih positif dengan memberikan solusi alternatif.

6.

Gunakan tanda bintang, format tebal, dan warna atau ukuran font untuk menekankan kata-kata penting tetapi hindari menggunakan teknik ini secara berlebihan, terutama warna merah karena dapat menyampaikan pesan negatif yang tidak perlu. Gunakan emotikon hemat karena mereka dapat terlihat tidak profesional. Jangan berasumsi bahwa wajah yang tersenyum setelah pernyataan negatif membuatnya menjadi positif.

7.

Periksa ejaan, tata bahasa, dan tanda baca Anda sebelum mengirim pesan. Melakukan hal itu menunjukkan bahwa Anda telah meluangkan waktu untuk menyiapkan pesan yang positif dan bermanfaat untuk menyampaikan informasi, menyelesaikan masalah atau menanggapi pertanyaan.