Bagaimana Prosedur Dokumentasi Berkontribusi pada Kontrol Internal yang Baik?

Perusahaan menerapkan kontrol internal untuk membatasi risiko. Risiko yang mungkin terjadi termasuk kerugian, kinerja kontrak yang buruk, kualitas yang buruk, dan ketidakpatuhan terhadap peraturan. Prosedur dokumentasi merinci dokumen yang diperlukan perusahaan untuk menerapkan sistem kontrolnya dan menetapkan tanggung jawab untuk tugas dan tindakan. Usaha kecil biasanya membutuhkan lebih sedikit dokumentasi atau kontrol daripada operasi yang lebih besar karena setiap karyawan melakukan beberapa fungsi pekerjaan dan tanggung jawabnya lebih jelas. Prosedur dokumentasi yang efektif menghasilkan kontrol minimum yang efisien dapat memberikan keunggulan kompetitif bagi usaha kecil.

Organisasi

Dasar dari pengendalian internal yang efektif adalah bagan organisasi yang mencakup uraian tugas. Prosedur dokumentasi harus menetapkan bahwa uraian tugas dengan jelas merinci tugas dan tanggung jawab setiap posisi di perusahaan. Prosedur dokumentasi menetapkan tanggung jawab untuk persiapan dan pemutakhiran bagan organisasi dan bagaimana perusahaan menggunakan bagan. Biasanya karyawan menerima salinan dengan perincian tentang posisi dan deskripsi pekerjaan mereka saat memulai pekerjaan.

Kebijakan dan prosedur

Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahwa manual karyawan harus berisi semua kebijakan dan dokumentasi prosedur yang relevan. Mereka merinci apa yang harus dimasukkan dalam manual, siapa yang bertanggung jawab untuk menulis dan memperbarui kebijakan dan prosedur, dan bagaimana perusahaan mengomunikasikannya kepada karyawan. Prosedur dokumentasi biasanya menetapkan bahwa karyawan menerima salinan manual ketika mereka mulai bekerja, menandatangani bahwa mereka menerimanya dan setuju untuk mematuhi kebijakan dan prosedur. Mereka menerima pembaruan saat itu terjadi.

Otorisasi dan Persetujuan

Bagan organisasi dan manual karyawan yang terdokumentasi membentuk dasar untuk pengendalian internal tetapi harus memuat langkah-langkah pengendalian yang sebenarnya. Prosedur dokumentasi merinci langkah-langkah tersebut. Mereka menggambarkan dokumen yang berisi daftar karyawan yang dapat mengambil keputusan dan siapa yang dapat menyetujui pengeluaran. Setiap dokumen harus menentukan dengan tepat apa yang dapat diotorisasi atau disetujui karyawan, apa bentuk persetujuan atau otorisasi yang akan diambil dan batasannya. Contoh khasnya adalah bahwa karyawan tertentu berwenang untuk menyetujui pembelian hingga $ 10.000 dengan menginisialisasi daftar permintaan yang sesuai.

Dokumentasi Pendukung

Sistem kontrol internal yang kuat mengandalkan dokumentasi pendukung untuk merinci dasar pengambilan keputusan. Prosedur dokumentasi menetapkan keputusan apa yang membutuhkan dokumentasi pendukung dan memerinci sifatnya. Misalnya, persetujuan pesanan pembelian mungkin memerlukan daftar permintaan. Prosedur dokumentasi menetapkan bahwa seorang karyawan harus menyiapkan daftar permintaan sebelum meminta persetujuan pesanan pembelian, dan itu merinci informasi yang harus diisi oleh daftar permintaan tersebut.

Pelaporan

Elemen kunci dalam pengendalian internal adalah pelaporan informasi perusahaan yang penting. Prosedur dokumentasi memperkuat kontrol internal dengan menentukan informasi apa yang harus dimasukkan dalam laporan tersebut, siapa yang bertanggung jawab atas persiapannya dan siapa yang akan menerima laporan. Beberapa laporan mengandung informasi rahasia, dan prosedur dokumentasi harus menentukan laporan mana yang sensitif dan merinci langkah-langkah keamanan yang sesuai.

Rekonsiliasi

Bahkan dalam usaha kecil, prosedur dokumentasi menghasilkan berbagai dokumen yang memiliki sumber independen. Metode yang efektif untuk memverifikasi keakuratannya adalah dengan melembagakan rekonsiliasi antara data yang sebanding dari berbagai penulis. Prosedur dokumentasi harus menentukan rekonsiliasi apa yang harus terjadi, dan siapa yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya. Ini harus merinci metode untuk menangani perbedaan dan menugaskan tanggung jawab untuk menyelesaikan perbedaan.