Pedoman Manual Prosedur Penulisan

Manual prosedur adalah alat yang berguna untuk berbagai pengaturan pekerjaan. Apakah karyawan perlu tahu cara mengoperasikan mesin fotokopi atau cara menyelesaikan pelatihan kesehatan dan keselamatan yang diperlukan, manual prosedur dapat menawarkan ikhtisar langkah-langkah tersebut. Banyak pengusaha merancang manual "kebijakan dan prosedur" yang digabungkan, tetapi penting untuk mengenali perbedaannya: kebijakan mencerminkan aturan, sementara prosedur mencerminkan proses dan cara menyelesaikannya. Dalam menyusun manual prosedur yang efektif, penting untuk fokus pada prosedur itu sendiri dan memberikan informasi yang akan lebih berguna bagi karyawan untuk menyelesaikannya.

Kualitas

Manual prosedur harus mudah dibaca dan digunakan. Manual prosedur yang memerlukan manual prosedur sendiri hanya untuk membacanya tidak banyak berguna bagi karyawan mana pun. Selain itu, manual prosedur harus konsisten dalam semua elemen, termasuk gaya, desain, dan informasi. Manual prosedur dirancang untuk membantu orang lain dalam menyelesaikan tugas tertentu, sehingga harus ditulis dengan pikiran pembaca. Proses yang dijelaskan harus jelas dan logis, sehingga semua pembaca dapat mengikuti prosedur tanpa kesulitan.

fitur

Manual prosedur akan bervariasi dalam fitur tertentu, berdasarkan pada jenis informasi yang dirinci. Akan tetapi, sebagian besar, manual prosedur yang efektif adalah yang memiliki format yang jelas dan konsisten sehingga pembaca tahu bagaimana mengikuti materi. Paragraf harus dimulai dan berakhir tanpa kebingungan, dan pembaca tidak perlu bertanya-tanya di mana satu langkah berakhir dan yang lain dimulai. Dalam menggambarkan langkah-langkah, penulis harus menggunakan kata kerja tindakan yang kuat untuk memastikan bahwa pembaca tahu persis apa yang harus dilakukan, dan mereka harus menawarkan penjelasan dan opsi yang sesuai. Setiap ikon, gambar, atau grafik / bagan harus jelas dipahami dan mudah diikuti.

Gaya menulis

Gaya penulisan untuk manual prosedur harus bergantung pada bahasa yang jelas dan ringkas. Semua informasi prosedural harus akurat, dan akronim apa pun harus diklarifikasi dengan penjelasan dalam tanda kurung - misalnya, "Administrasi Makanan dan Obat-obatan (FDA)." Dalam manual prosedur yang akan beredar untuk beberapa waktu, hindari menggunakan informasi spesifik yang mungkin menjadi usang dengan cepat. Bahasa dan jargon teknis yang tidak dikenal oleh kebanyakan orang harus dihindari.

Desain

Desain manual prosedur akan sangat tergantung pada jenis prosedur yang sedang digariskan, tetapi beberapa rekomendasi desain berlaku untuk semua manual prosedur. Manual prosedur yang baik menggunakan banyak ruang putih. Dengan kata lain, manual ini tidak terlalu penuh dengan cetakan tetapi lebih banyak memberikan lekukan dan jeda paragraf untuk menghindari menakuti pembaca. Manual prosedur yang efektif juga memiliki judul dan sub-judul yang jelas, serta label lain yang sesuai dan garis besar untuk banyak poin.

Tanggung jawab

Mereka yang bertanggung jawab untuk menulis prosedur manual juga bertanggung jawab untuk meninjaunya secara berkala. Jika materi menjadi tidak relevan, itu harus dihapus atau diperbarui. Jika informasi tidak efektif dalam membantu karyawan, manual harus direvisi dan ditingkatkan. Manual prosedur hanya berguna seperti pekerjaan yang memungkinkan pembaca untuk menyelesaikannya, dan jika manual gagal melakukannya, penulis memiliki tanggung jawab untuk mengubahnya.