Peran Fungsional Anggota Kelompok dalam Pengembangan Organisasi

Pengembangan organisasi, proses penyesuaian fungsi departemen, memungkinkan perusahaan untuk melakukan lebih efisien dan meningkatkan produktivitas. Untuk merencanakan dan menerapkan perubahan organisasi yang menguntungkan perusahaan, para pemimpin yang efektif menetapkan peran dan tanggung jawab yang jelas untuk semua anggota kelompok, termasuk sponsor dan pemangku kepentingan. Tugas umum termasuk mengumpulkan data, menentukan masalah dan menentukan tindakan. Menetapkan peran fungsional untuk setiap anggota memungkinkan kolaborasi kelompok yang efektif, yang biasanya menghasilkan peningkatan moral dan profitabilitas.

Manfaat

Peran fungsional yang didefinisikan dengan jelas, seperti kontributor, koordinator, evaluator dan perekam, mencegah masalah komunikasi, mempromosikan kerja sama dan memungkinkan tim untuk menyelesaikan tugas-tugas kompleks. Menetapkan peran fungsional untuk semua anggota grup dalam pengembangan organisasi biasanya berkontribusi pada peningkatan kualitas, mengurangi kesalahan produk dan layanan yang lebih cepat. Ini mengarah pada peningkatan kepuasan pelanggan, biaya operasi yang lebih rendah dan memungkinkan anggota kelompok untuk beradaptasi terhadap perubahan dan merespons dengan cepat peluang.

Peran Kontributor

Anggota kelompok yang berperan sebagai kontributor biasanya mengusulkan ide, memulai diskusi, dan mengeksplorasi opsi. Mereka menanggapi permintaan klarifikasi dengan memberikan fakta dan informasi terkait terkait dengan masalah tersebut. Mereka mencari informasi yang hilang. Kontributor mengungkapkan pendapat mereka sendiri, menceritakan pengalaman pribadi mereka dan menawarkan perspektif baru tentang masalah. Sebagai contoh, seorang kontributor dapat menyarankan mereorganisasi perusahaan menjadi tim fungsional, menghilangkan langkah-langkah yang berlebihan dalam memproses pesanan atau melembagakan proses yang lebih ramah lingkungan, seperti hanya membeli kertas daur ulang untuk digunakan di perusahaan.

Peran Koordinator

Koordinator atau fasilitator mengatur pertemuan tim dan menetapkan agenda. Mereka meninjau dan mengklarifikasi pernyataan yang dibuat oleh kontributor untuk meringkas tindakan, seperti keputusan untuk mempekerjakan lebih banyak asisten administrasi untuk menangani pengaturan perjalanan yang diperlukan oleh tenaga penjualan. Mereka menjaga kelompok tetap pada jalurnya dan membantu menyelesaikan sengketa atau konflik bila perlu. Koordinator melakukan latihan membangun tim untuk membantu anggota kelompok berfungsi lebih efektif sebagai satu unit.

Peran Evaluator

Evaluator berfungsi sebagai kritikus. Mereka mengevaluasi proposal yang dikembangkan oleh anggota kelompok untuk memastikan rekomendasi sesuai dengan tujuan strategis perusahaan. Evaluator membantu kelompok menilai apakah alternatif mewakili pilihan realistis. Evaluator mengajukan pertanyaan menyelidik dan membantu kelompok menemukan kekurangan dalam rencana mereka sebelum implementasi. Evaluator memungkinkan kualitas dengan memastikan anggota kelompok lain membenarkan rencana mereka.

Peran Perekam

Perekam berfungsi sebagai juru tulis dan mencatat apa yang terjadi selama pertemuan dan sesi curah pendapat. Mereka mendistribusikan catatan rapat melalui email atau mengunggah dokumen ke folder publik. Perekam biasanya menggunakan alat perangkat lunak, seperti OneNote Microsoft Office, Evernote atau perangkat lunak pemetaan pikiran Mindjet, untuk merekam keputusan, konsep, dan ide. Mereka mengembangkan diagram alur proses dan bentuk dokumentasi lainnya, seperti kebijakan dan prosedur. Perekam menyimpan catatan komprehensif pada diskusi dan keputusan sehingga anggota kelompok dapat fokus pada partisipasi dalam rapat daripada membuat catatan mereka sendiri. Menggambar gambar dan diagram yang rumit membantu anggota kelompok lainnya memecahkan masalah, menganalisis data, mengidentifikasi akar masalah dan mendokumentasikan rekomendasi perbaikan proses.