Berbagai Proses Hutang Usaha

Periksa proses pembayaran hutang di lima bisnis yang berbeda dan Anda mungkin akan menemukan lima cara berbeda untuk menangani pembayaran penggantian pemasok dan karyawan. Praktik hutang akun dapat bervariasi pada apa saja, mulai dari persyaratan yang cocok hingga tingkat toleransi untuk pemrosesan varians. Namun, beberapa prinsip yang diterima secara umum mendefinisikan metode inti yang tersedia. Memahami praktik-praktik ini memungkinkan para manajer untuk menentukan proses-proses hutang mana yang paling tepat untuk bisnis mereka.

Pertandingan Dua Arah

Proses pembayaran akun pertandingan dua arah paling cocok untuk pembayaran berulang. Pesanan pembelian ditulis untuk sejumlah pembayaran pada jumlah tertentu dalam jangka waktu tertentu. Tidak diperlukan dokumen penerima, dan semua faktur dibayarkan saat disajikan pada atau setelah tanggal jatuh tempo pesanan pembelian dan hingga nilai total dari pesanan pembelian. Memperbaiki pembayaran bulanan seperti sewa atau layanan terjadwal seperti pemeliharaan lanskap adalah kandidat yang baik untuk metode ini.

Pertandingan Tiga Arah

Umumnya digunakan untuk barang yang dikirim secara fisik, pertandingan tiga arah membandingkan faktur dengan perjanjian pesanan pembelian dan barang yang benar-benar diterima. Jika ketiga item cocok, kewajiban dicatat, dan pembayaran dijadwalkan dalam hari pembayaran pesanan pembelian bersih. Misalnya, jika pesanan pembelian meminta 100 buah seharga $ 10 per potong yang jatuh tempo pada tanggal 1 Mei dan pengiriman 100 buah dilakukan pada 30 April dengan ketentuan pembayaran sebesar 30 bersih, faktur berikutnya yang disajikan sebesar $ 1.000 akan dijadwalkan untuk pembayaran pada Mei 31. Dokumen yang tidak cocok ditolak atau memerlukan persetujuan khusus untuk variasi pembayaran. Proses verifikasi tiga arah ini dimaksudkan untuk memberikan kontrol pembayaran yang ketat.

Pertandingan Empat Arah

Proses pencocokan empat arah sama dengan metode pencocokan tiga arah, dengan langkah tambahan inspeksi material. Setelah barang tiba, mereka diperiksa untuk mengkonfirmasi kepatuhan dengan spesifikasi pesanan pembelian. Jika barang lulus inspeksi, faktur, pesanan pembelian, tanda terima dan dokumen inspeksi dicocokkan untuk pemrosesan pembayaran dalam ketentuan pembayaran bersih. Ini adalah proses pembayaran hutang yang paling memakan waktu dan harus digunakan hanya ketika verifikasi inspeksi yang ketat diperlukan.

Bayar pada Penerimaan Dalam Ketentuan Net

Prinsip dasar pembayaran kwitansi dalam ketentuan neto menetapkan pesanan pembelian antara dua pihak sebagai dokumen yang mengatur pembayaran; oleh karena itu, pencocokan faktur tidak diperlukan. Setelah produk diterima, liabilitas hutang akun otomatis dicatat dan dijadwalkan untuk pembayaran dalam persyaratan bersih langsung dari pesanan pembelian. Karena faktur tidak digunakan untuk verifikasi harga satuan, sangat penting bahwa kontrol kualitas yang ketat ada ketika menulis pesanan pembelian, karena pembayaran akan dijadwalkan pada harga yang tepat dalam perjanjian pembelian.

Tidak Ada Kecocokan dengan Pembayaran Faktur yang Disetujui

Untuk pembayaran faktur ad hoc atau penggantian karyawan, banyak perusahaan menggunakan metode tidak cocok yang hanya memerlukan otoritas tanda tangan yang sesuai untuk mencatat faktur pembayaran dalam ketentuan yang ditentukan. Contoh dari jenis pembayaran ini adalah penggantian biaya perjalanan atau faktur yang diberikan oleh konsultan untuk pertemuan awal. Kebijakan terbuka ini membutuhkan kontrol tanda tangan yang ketat untuk mencegah risiko pembayaran penipuan.

Toleransi dan Pemrosesan Pembayaran

Selain pencocokan, proses hutang lainnya dapat dilembagakan untuk menetapkan toleransi untuk memproses varians dalam biaya satuan, jumlah dan tanggal jatuh tempo. Misalnya, toleransi penerimaan jumlah dapat diatur untuk memungkinkan varians 10 persen, sehingga memungkinkan pembayaran untuk 110 buah terhadap pesanan pembelian yang awalnya ditulis untuk pengiriman jumlah 100. Toleransi serupa dapat ditulis untuk tanggal pengiriman atau varian biaya - atau kombinasi toleransi atau kebijakan yang cocok yang cocok untuk bisnis tertentu.