Daftar Periksa Audit Fraud untuk Dealer Otomatis

Memantau dan mengendalikan aset dealer mobil Anda membantu meminimalkan kemungkinan kehilangan uang karena penipuan internal. Anda tidak dapat mencegah setiap penyimpangan fiskal, tetapi Anda dapat meminimalkan kelemahan yang dapat dieksploitasi yang dapat menguras aset Anda. Karena nilai inventaris Anda dan langkah cepat bisnis Anda, Anda memerlukan sistem kontrol yang dapat mengakomodasi perusahaan dengan banyak karyawan, beberapa di antaranya bekerja dengan otonomi yang cukup untuk menyembunyikan ketidakjujuran.

Motivasi Penipuan

Karyawan dealer yang mencuri dari majikan mereka memperlihatkan tiga sifat umum di antara orang yang melakukan penipuan internal semacam ini. Pertama, mereka merasakan beberapa kebutuhan atau urgensi - hutang, kecanduan, masalah pribadi - yang mendorong mereka untuk melanggar hukum. Kedua, mereka menemukan alasan untuk menjelaskan atau memaafkan perilaku mereka. Ketiga, mereka melihat penipuan mereka sebagai sesuatu yang dapat mereka lakukan tanpa tertangkap. Menyaring calon karyawan untuk kesulitan keuangan, riwayat kriminal, dan penyalahgunaan zat dapat membantu Anda mengidentifikasi individu yang mungkin termotivasi untuk mencuri. Jika Anda mempertahankan tempat kerja di mana kontribusi individu memperoleh pengakuan dan hubungan yang adil di atas dan ke bawah hierarki manajemen membawa prioritas tinggi, Anda meminimalkan perasaan perlakuan tidak adil atau upaya yang kurang dihargai yang dapat menyebabkan motivasi penipuan.

Pemisahan Tanggung Jawab

Penipuan dapat muncul sebagai akibat dari akses ke peluang yang mendorongnya. Misalnya, jika orang yang sama yang mengesahkan pengeluaran dapat menulis dan menandatangani cek dealer, mereka menggabungkan terlalu banyak bentuk akses keuangan dalam deskripsi pekerjaan mereka. Jika tenaga penjualan dapat menambahkan opsi dan ekstra - seperti anti karat dan cakupan garansi ekstra - tanpa ada yang memverifikasi bahwa pelanggan menyetujuinya, Anda menciptakan peluang untuk biaya yang besar. Bahkan jika Anda yakin telah merekrut orang-orang paling jujur ​​di planet ini, menempatkan godaan fiskal segera di bawah hidung mereka dapat menghasilkan hasil yang tidak menyenangkan. Semakin tinggi seorang karyawan dalam hierarki Anda, semakin besar aksesnya ke item-item bernilai dan semakin besar dampaknya jika dia menipu Anda.

Pajak dan Penggajian

Gagal mengirim semua pajak penjualan, federal, dan penggajian yang diperlukan dapat mematikan seluruh bisnis Anda dan membuat Anda terkena hukuman berat. Remitansi ini mewakili aliran uang tanpa akhir, sebagian darinya dalam bentuk tunai, yang mengalir sepanjang operasi Anda. Untuk kedua alasan ini, penting untuk memantau dan mengendalikan pengeluaran ini. Demikian juga, validasikan daftar gaji Anda untuk memastikan bahwa semua orang yang terdaftar di buku benar-benar bekerja untuk Anda. Semakin besar operasi Anda, semakin mudah seorang karyawan dapat memasukkan pekerja hantu, atau mengubah jam kerjanya sendiri, upah atau tunjangan.

Penyimpanan Catatan yang Teliti

Kabinet pasokan atau departemen bagian yang tidak dikunci, pengawasan minimal kartu kredit atau buku cek perusahaan, atau penerimaan laporan pengeluaran palsu dapat mengakibatkan kerugian. Dealer mobil memesan, menyimpan, menjual, dan mengirimkan begitu banyak barang sehingga karyawan dapat menggigit pena, kertas, dan komponen tanpa barang yang hilang menjadi jelas - kecuali jika Anda menyimpan dan memeriksa inventaris. Selain itu, mengharuskan seluruh tenaga kerja Anda untuk mengambil liburan tahunan membantu mengungkapkan penipuan dalam dua cara. Pertama, menempatkan karyawan yang berbeda di kursi berlibur dapat menandai praktik kecurangan pada sepasang mata yang baru. Kedua, wisatawan tidak memiliki akses ke materi dan catatan yang mereka butuhkan untuk melanjutkan penipuan yang sedang berlangsung dan mungkin tidak dapat melanjutkannya ketika mereka kembali.

Skema Kredit

Perhatikan bukti bahwa departemen keuangan Anda memainkan umpan dan beralih dengan skor kredit pelanggan. Persetujuan yang keliru, suku bunga, atau aspek lain dari transaksi dan mengantongi perbedaan antara apa yang seharusnya dibayar oleh pelanggan dan apa yang sebenarnya dinyatakan faktur mereka dapat mengurangi margin keuntungan Anda. Jika divisi mobil bekas Anda melayani pelanggan dengan kredit kurang sempurna, mendengar manajer keuangan mengalihkan mereka ke pinjaman berbunga lebih tinggi tidak akan memicu kecurigaan yang akan terjadi jika pelanggan dengan skor kredit tinggi mengalami bentuk penurunan peringkat yang sama. Jangan biarkan karyawan Anda menggunakan pelanggan Anda sebagai cara melakukan penipuan.