Teknik & Keterampilan Kelompok Fokus

Kelompok fokus efektif untuk mendapatkan umpan balik karyawan tentang sejumlah masalah di tempat kerja yang tidak dapat sepenuhnya dieksplorasi dengan menggunakan survei pendapat karyawan. Survei opini karyawan bermanfaat untuk menentukan iklim tempat kerja dalam beberapa hal; namun, untuk hal-hal yang memerlukan introspeksi yang lebih besar, pertemuan tatap muka dengan sekelompok kecil karyawan memfasilitasi input berkualitas lebih tinggi dari tenaga kerja Anda.

Dasar-dasar

Bagaimana, kapan, apa, di mana dan mengapa adalah langkah pertama yang penting dalam mengembangkan teknik dan keterampilan yang tepat untuk melakukan kelompok fokus yang efektif. Tanpa kerangka kerja yang diperlukan untuk mengembangkan serangkaian kelompok fokus karyawan, kemampuan untuk mendapatkan umpan balik karyawan sangat berkurang. Kelompok fokus yang dibangun sembarangan hanyalah latihan sia-sia.

Ukuran Grup

Sekelompok karyawan yang terdiri dari lima hingga tujuh orang merupakan ukuran yang baik untuk variasi dan pertukaran pendapat yang bermanfaat serta kekhawatiran di tempat kerja. Memiliki kelompok yang terlalu kecil beresiko bahwa peserta akan mengingat komentar spesifik yang diberikan oleh rekan-rekan mereka, yang dapat menumbuhkan perselisihan dengan memilih orang lain berdasarkan masukan mereka. Kelompok yang terlalu besar dapat menjadi sulit untuk dikelola dan mungkin menghabiskan terlalu banyak waktu, terutama ketika Anda memiliki alasan yang signifikan. Sekelompok lima peserta dapat dikelola, asalkan fasilitator kelompok fokus mampu mencatat komentar dan umpan balik dengan cepat.

Pengaturan waktu

Ketika Anda melakukan kelompok fokus adalah penting. Ada keuntungan dan kerugian dari penjadwalan kelompok fokus setelah mengidentifikasi insiden serius di tempat kerja. Misalnya, segera setelah insiden kekerasan di tempat kerja terjadi, input karyawan mungkin sebagian didasarkan pada rasa takut akan insiden berulang. Menunggu untuk melakukan diskusi kelompok fokus sampai setelah histeria berlalu mungkin merupakan keputusan yang lebih baik; tanggapan tidak akan fokus pada insiden baru-baru ini secara khusus, tetapi pada bagaimana kejadian jenis kekerasan di tempat kerja memengaruhi perasaan karyawan tentang keselamatan di tempat kerja.

Lokasi

Idealnya, kelompok fokus karyawan harus dilakukan di tempat kerja dalam suasana pribadi yang bebas dari gangguan dan interupsi. Kelompok fokus juga harus merasa seolah-olah lokasi pertemuan itu aman di mana tidak akan ada pengamat atau penonton. Karena itu, mungkin bukan ide yang baik untuk memimpin kelompok fokus Anda di kafetaria karyawan, bahkan jika meja peserta Anda dipisahkan dari meja makan siang biasa.

Komunikasi

Karena karyawan mungkin tidak selalu memahami alasan perusahaan berkeras untuk menyampaikan pendapat secara pribadi, keterampilan mendasar bagi fasilitator adalah kemampuan untuk menjelaskan apa yang terjadi sebagai hasil dari masukan mereka. Dengan demikian, fasilitator harus mengomunikasikan apa yang perusahaan rencanakan untuk capai dengan mengajukan pertanyaan biasa dan mendalam. Beri tahu karyawan Anda ingin memahami pendapat mereka dan Anda menghargai umpan balik mereka. Jelaskan kepada mereka bagaimana umpan balik mereka akan digunakan, termasuk deskripsi tentang bagaimana Anda merumuskan rencana aksi dan menugaskan tugas kepada penyelia dan manajer.

Pertimbangan

Pengawas dan manajer yang berpartisipasi dalam proses rencana aksi bertanggung jawab atas tindakan mereka dalam meningkatkan kondisi kerja yang menjadi perhatian karyawan selama pertemuan kelompok fokus. Jika Anda hanya mengumpulkan data demi mengatakan bahwa perusahaan Anda memperoleh umpan balik dari tenaga kerjanya, waktu yang Anda habiskan untuk melakukan diskusi kelompok terarah akan sia-sia dan dapat menghancurkan kepercayaan karyawan Anda terhadap Anda sebelum Anda melakukan sesi umpan balik.