Sistem Pengarsipan untuk Manajer SDM

Ketika Anda seorang manajer sumber daya manusia, memiliki sistem pengarsipan yang terorganisir dan efisien bukan hanya tentang menemukan sesuatu dengan cepat, meskipun itu merupakan manfaat tambahan. Pemeliharaan dan penyimpanan catatan penting diamanatkan oleh hukum, dan bisnis kecil Anda mungkin bertanggung jawab jika Anda tidak menyimpan informasi dengan benar.

Organisasi

SDM harus memelihara file pada setiap anggota organisasi. Karena informasi tertentu diperlukan untuk disimpan secara terpisah - informasi medis tidak dapat dimasukkan dalam file personil, misalnya - beberapa file untuk setiap karyawan diperlukan. Untuk mengelola file dengan volume tinggi secara efektif, sistem pengarsipan SDM harus diatur dengan jelas berdasarkan nama dan subjek, dengan pemformatan standar dan menggunakan kabinet berbeda untuk set informasi yang berbeda.

Penyimpanan Catatan

Tinjau kebijakan perusahaan Anda untuk memastikan Anda menyimpan catatan sesuai dengan peraturan negara Anda. Tentukan tempat untuk menyimpan file. Anda perlu menyimpan catatan karyawan yang diberhentikan untuk jangka waktu tertentu, namun sepertinya Anda tidak akan menggunakan file-file itu secara teratur. Pertimbangkan untuk menempatkan dokumen karyawan lama dengan layanan penyimpanan atau arsip di luar situs untuk menghemat ruang. Menyimpan database arsip yang diarsipkan dengan referensi jumlah kotak di mana catatan tersebut terkandung untuk memudahkan pengambilan. Simpan data pada usia catatan di setiap kotak dan kelompokkan menurut tahun sehingga catatan dapat dihancurkan ketika mereka melebihi persyaratan hukum atau kebijakan penghancuran organisasi Anda. Gagal mempertahankan sistem yang terorganisir berarti biaya penyimpanan yang tidak perlu untuk organisasi.

Relevansi

Manajer SDM tahu untuk mengharapkan yang tidak terduga. Situasi yang tidak biasa begitu umum dalam HR, situs web bisnis HR.BLR.com memiliki seluruh bagian "HR Strange But True" yang didedikasikan untuk acara-acara aneh - seperti karyawan yang memalsukan panggilan tugas juri untuk mendapatkan cuti untuk berlibur, atau pekerja yang secara tidak sengaja mencatat transaksi narkoba pada pesan suara HR. Situasi aneh mungkin muncul dari waktu ke waktu, tetapi itu tidak berarti Anda tidak dapat menerapkan pengetahuan Anda dari insiden tidak biasa lainnya untuk menangani masalah saat ini. Menyimpan file topik pada subjek, diskusi, dan komite tertentu sehingga Anda tidak menemukan kembali roda ketika masalah berulang. Simpan file pada isu-isu utama yang harus diamandemen saat organisasi Anda memperbarui manual kebijakannya. Tinjau file secara teratur untuk memastikan materi masih relevan dan sesuai secara hukum.

Penyimpanan Elektronik

Sebagian besar departemen SDM telah pindah ke penyimpanan data elektronik dalam sistem informasi SDM. Lindungi informasi ini sebagaimana Anda akan mencatat dan menyimpan data dalam format logis untuk diakses pengguna. Beri label file elektronik secara jelas dan konsisten dengan kategori yang terkait dengan file kertas, sehingga catatan dapat ditemukan dengan mudah dan meninjau data secara berkala untuk memastikan informasi lama dan yang tidak perlu tidak memperlambat sistem. Atur data elektronik Anda sehingga Anda dapat menjalankan laporan sesuai kebutuhan.

Keamanan

Catatan SDM seringkali sensitif dan kemungkinan dilindungi oleh peraturan kerahasiaan. Simpan informasi penting dengan aman sehingga akses hanya terbatas pada karyawan yang memiliki izin untuk melihat informasi tersebut. Atur sistem pelacakan, seperti jejak elektronik atau log keluar kertas, untuk tetap mengetahui adanya akses, aktivitas atau modifikasi karyawan pada catatan.